Оприходуем выручку обособленного подразделения правильно

Первый наш совет — для отчаянных. ☺ Не думайте ни о чем, не волнуйтесь ни из-за чего, делайте все как на душу ложится, — вам за это все равно ничего не будет. Почему? Потому что драконовских штрафов (пятикратных, двукратных — помните?) за наличные нарушения давно уже нет! Остались, правда, некоторые административные штрафы (все подробности — в статье «Кассовые нарушения: когда бояться штрафов, а когда — нет?» // «Налоги & бухучет», 2025, № 20), однако это почти ничто по сравнению с тем, в какую беду с кассой можно было попасть раньше…

Вы, конечно, поняли, что такой совет — это шутка, но в каждой шутке лишь доля шутки, остальное — правда. То, что нет кассовых штрафов, — чистейшая правда. То, что кассу можно вести кое-как, а наличность оприходовать на глаз — нет. Все надо делать правильно! Расскажем дальше, как именно.

Магазины — обособленные подразделения

По определению, приведенному в п.п. 2 п. 3 Положения № 148*, обособленные подразделения — это:

1) филиалы, представительства, отделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций,

и

2) другие структурные подразделения (стационарные или передвижные), где реализуются товары, предоставляются услуги и осуществляются расчетные операции.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148.

Как видим, Положение № 148 под обособленным подразделением понимает не только собственно обособленные подразделения (такие как филиалы, представительства и т. п.), но и другие структурные подразделения в виде отдельного отдела, службы, торговой точки и т. п. При этом для целей Положения № 148

Таким образом, каждый из магазинов следует считать обособленным подразделением для целей применения налично-кассовых правил.

Кассовая книга в магазинах

Обособленное подразделение может быть как с кассовой книгой, так и без. Кассовая книга нужна обособленным подразделениям в том случае, если они проводят операции по приему и/или выдаче наличности с оформлением их приходными (ПКО) / расходными (РКО) кассовыми ордерами.

С этим соглашаются и налоговики (см. письмо ГНСУ от 03.09.2024 № 4315/ІПК/99-00-07-03-01 ІПК).

ПКО и РКО на такой торговой точке (даже при инкассации выручки) не оформляют.

Обычно деятельность розничных магазинов организуют так, чтобы обойтись без ведения кассовой книги. Для этого кассовые операции магазинов ограничивают:

1) приемом наличности от покупателей через РРО/ПРРО с выдачей фискальных чеков;

2) оприходованием наличности;

3) инкассацией наличности.

Это избавляет от чрезмерной бумажной работы и позволяет избежать лишних ошибок. Поэтому именно этот случай — магазины без кассовой книги — и будем рассматривать дальше.

Оприходование выручки магазинов

Невзирая на то что кассовой книги в магазинах нет, касса в каждом из них все равно есть. Ведь кассой считается место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличности (п.п. 8 п. 3 Положения № 148). То есть РРО/ПРРО в этом случае и будет кассой магазина.

Заметьте: наличность, которая поступает в кассы, следует оприходовать в день ее получения в полной сумме. Как это сделать? Вот что говорит по этому поводу п. 11 Положения № 148 (см. таблицу).

Порядок оприходование наличности обособленными подразделениями

Таким образом, обособленным подразделениям с РРО/ПРРО, но без кассовой книги никаких дополнительных действий для оприходования принятой наличности, кроме проведения ее через РРО/ПРРО, делать не надо. Если такое обособленное подразделение ведет КУРО на РРО, то дополнительным условием для оприходования наличности на период выхода из строя РРО или отключения электроэнергии является занесение информации в КУРО.

Дополнительно отметим, что предприятия обязаны разработать и утвердить внутренним документом Порядок оприходования наличности в своей кассе. В нем следует максимально учесть особенности работы как предприятия, так и его обособленных подразделений. Согласно п. 12 Положения № 148 Порядок оприходования наличности для обособленных подразделений устанавливается и доводится внутренним документом предприятия.

На этом, собственно, можно было бы и заканчивать, если бы не одно «но».

Лимит кассы магазинов

Кассы магазинов не бездонны — в них позволяется оставлять на конец рабочего дня сумму наличности, которая не превышает так называемый лимит кассы. Причем такой лимит должен быть установлен как для касс предприятий, так и для касс их обособленных подразделений. Он устанавливается для каждого обособленного подразделения отдельно и доводится к сведению обособленных подразделений внутренним документом предприятия (абзац третий п. 50 Положения № 148).

А это значит, что вся наличность, которая поступила и не сдана или не использована в соответствии с требованиями Положения № 148, является сверхлимитной. Опять же, бывших штрафов за превышение лимита на сегодня нет. Но если мы договорились действовать по правилам, следует определиться и с тем, что делать со сверхлимитной наличностью.

Инкассация выручки магазинов

Согласно абзацу первому п. 15 Положения № 148 обособленные подразделения предприятия могут сдавать сверхлимитную выручку:

— или непосредственно в кассу предприятия,

— или в кассы банков или небанковских предоставителей платежных услуг коммерческих агентов по приему наличности для ее перевода и зачисления на соответствующие счета предприятия (в том числе и через службу инкассации).

Очевидно, предприятие — автор вопроса установило для своих обособленных подразделений (магазинов) первый способ. Поэтому дальше рассматриваем именно его.

Если выручка сдается обособленным подразделением (без кассовой книги) непосредственно в кассу главного предприятия, то:

1) кассир обособленного подразделения проводит на РРО/ПРРО операцию «служебная выдача» и изымает выручку из ящика РРО, а в случае с ПРРО — места хранения средств;

2) передает выручку в кассу главного предприятия. РКО на выдачу средств при этом не оформляется.

Сумма средств к оприходованию в основной кассе, которая поступила из обособленного подразделения, должна отвечать сумме средств, которая была изъята из ящика РРО обособленного подразделения (письмо ГФСУ от 24.04.2019 № 2371/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Если рабочий день обособленного подразделения совпадает с рабочим днем кассы предприятия, тогда выручка в тот же день будет оприходована и в кассе главного предприятия.

В нашем же случае графики работы центрального предприятия и обособленных подразделений отличаются. В связи с этим предприятие интересуется, как быть с той выручкой, которую магазины не имеют возможности сдать в кассу предприятия, поскольку его рабочее время уже закончилось.

В этой ситуации п. 40 Положения № 148 требует внутренним документом определить порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия в соответствии с действующим законодательством.

Да. Но для этого в порядке оприходования наличности главного предприятия и порядке оприходования наличности обособленным подразделением следует прописать, что в связи с разными графиками работы кассы предприятия и обособленного подразделения выручка сдается в кассу предприятия на следующий рабочий день.

Нет, поскольку предприятия, у которых время окончания рабочего дня (смены) не дает возможность обеспечить сдачу выручки (наличности) в день ее поступления, должны сдавать выручку на следующий за днем ее получения в кассу рабочий день банка (п.п. 2 п. 48 Положения № 148). Если выручка будет сдана в банк не позже следующего дня, то сверхлимитной она признаваться не должна (п. 54 разд. V Положения № 148).

Где тогда будет ночевать эта выручка? В ящике РРО (в таком случае не надо делать операцию «служебная выдача», а если ее сделали перед формированием Z-отчета, то надо сделать операцию «служебное внесение», а на следующий день, когда выручка будет изыматься из ящика РРО, сделать «служебную выдачу»). Или можно хранить выручку в сейфе по месту проведения расчетов (но это надо прописать во внутреннем порядке оприходования наличности).