Какие документы требовать от ФЛП при покупке товаров, работ или услуг

Чтобы не удерживать НДФЛ и ВС…

Чтобы не удерживать НДФЛ и ВС с вашего ФЛП-поставщика, он

НКУ прямо освобождает от НДФЛ и ВС выплаты в пользу ФЛП от осуществления им предпринимательской деятельности, если такой ФЛП предоставит копию документа о его госрегистрации в качестве предпринимателя (п. 177.8 НКУ). Это в отношении ФЛП на общей системе. В отношении ФЛП на едином налоге (ЕН) в п.п. 165.1.36 НКУ установлено, что не облагается НДФЛ и ВС доход, с которого уплачивается ЕН.

То есть если ваш контрагент — зарегистрированный ФЛП (в т. ч. плательщик ЕН) и это подтверждено документально (о составе подтверждающих документов еще скажем дальше), вы как налоговый агент не удерживаете с него 18 % НДФЛ и 5 % ВС. Это касается всех договоров с ФЛП (кроме случая, когда трудовой договор с физлицом неудачно замаскировали под договор работ/услуг с ФЛП, а налоговики это разоблачили).

Чтобы не уплачивать ЕСВ…

Здесь все зависит от того, какой договор вы заключили с ФЛП (рис. 1):

Рис. 1. Как уплачивать ЕСВ, если договор заключен с ФЛП

1) договор поставки товаров или аренды — на такие договоры ЕСВ не начисляется в принципе, потому что они не являются базой для начисления ЕСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ*).

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

Интересно, что для целей НКУ аренду рассматривают как услуги. А вот для целей ЕСВ — нет! Налоговики соглашаются, что на арендную плату ЕСВ не начисляется (категория 201.03 БЗ).

Нет! ЕСВ в любом случае здесь не уплачивается;

2) договоры работ/услуг. А вот здесь риск есть! Заказывая работы/услуги у ФЛП, сначала убедитесь, что он действует в рамках своей предпринимательской деятельности, то есть что вы заказываете именно те услуги, которые отвечают видам деятельности (КВЭД) вашего ФЛП-партнера, указанным в ЕГР (абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона о ЕСВ). Потому что

На рис. 2 — пример, как это действует на практике.

* Если ваш ФЛП-партнер не против, он может добавить новый КВЭД в ЕГР — в этом ему поможет статья «Как при регистрации ФЛП выбрать коды КВЭД» // «Налоги & бухучет», 2025, № 68.

Рис. 2. Как заключить из ФЛП договор работ / услуг без необходимости уплаты ЕСВ

Обратите внимание! В ст. 4 Закона о ЕСВ речь идет о видах деятельности именно из ЕГР, а не из Реестра единоналожников (далее — Реестр плательщиков ЕН). Поэтому если ваш исполнитель — ФЛП на ЕН, его виды деятельности из Реестра плательщиков ЕН во внимание не принимайте — ориентируйтесь только на перечень КВЭД из ЕГР (рис. 3).

Рис. 3. Главное для ЕСВ-освобождения — наличие нужного КВЭД в ЕГР

Да и перечень КВЭД в ЕГР обычно шире, чем в Реестре плательщиков ЕН, куда попадают далеко не все виды деятельности ФЛП. Поэтому вполне реальна ситуация, когда

Но осторожно: сам ФЛП, выполняя работы/услуги, не указанные в Реестре плательщиков ЕН, рискует потерять упрощенку (п.п. 7 п.п. 298.2.3 НКУ), не говоря уже о повышенном ЕН по ставке 15 % (п.п. 2 п. 293.4 НКУ).

Документы от ФЛП-контрагента

Какие же документы подтверждают госрегистрацию ФЛП и его виды деятельности, указанные в ЕГР? Ответ — в табл. 1.

Таблица 1. Документы от ФЛП, чтобы не уплачивать НДФЛ, ВС и ЕСВ

Но согласится ли сам ФЛП предоставить такие документы, если его об этом попросить?

Может ли ФЛП сказать «нет»

И это, кстати, в интересах как контрагента, так и самого ФЛП. Ведь вряд ли ФЛП понравится, что контрагент уплатит ему вознаграждение за минусом 23 % (18 % НДФЛ и 5 % ВС). Поэтому в общем случае с этим никаких проблем нет.

Но на практике бывают разные ситуации. Иногда о необходимости документального подтверждения банально не знают / забывают. Конечно, может случиться и так, что сам ФЛП откажет в предоставлении документов. Ведь формально в законодательстве нет соответствующей прямой обязанности/ответственности за его невыполнение.

Что делать в таком случае, читайте дальше.

Если ФЛП документы не предоставил

Сейчас почти всю информацию о регистрации ФЛП можно узнать онлайн.

ЕГР. Этот реестр открыт для бесплатных запросов на сайте Минюста по ссылке. Вам надо только:

— иметь электронную подпись, чтобы подать запрос;

— знать налоговый номер, паспортные данные или Ф. И. О. предпринимателя, —

и вы получите актуальную информацию из ЕГР о регистрации ФЛП со всеми его КВЭД абсолютно бесплатно за несколько секунд (рис. 4)!

Рис. 4. Как самому проверить регистрацию ФЛП-партнера и его КВЭД

Реестр плательщиков ЕН. Этот реестр также открыт для бесплатных запросов по ссылке (рис. 5).

И опять же:

— для доступа к Реестру плательщиков ЕН нужна авторизация через Электронный кабинет с помощью электронной подписи;

— для того, чтобы найти информацию о конкретном ФЛП, надо знать только его РНОКПП (Ф. И. О. лучше не вводить, потому что тогда поиск работает с ошибками).

Рис. 5. Как самому проверить, что ваш партнер — ФЛП на ЕН

Следовательно, за несколько секунд вы получите актуальные данные о том, является ли ваш партнер ФЛП на ЕН и какими видами деятельности он занимается на упрощенке (рис. 5). Хотя, как мы сегодня уже выяснили, для вас как для заказчика работ/услуг «единоналожные» КВЭД не важны — важны только те, которые указаны в ЕГР (и обычно их там больше — рис. 4).

В целом, на наш взгляд, требование получать документы непосредственно от ФЛП-контрагента давно устарело. Поэтому если по определенным причинам получить их от самого ФЛП не удается,

На какой момент контролировать ФЛП-статус и КВЭД

Мы уже разобрались с тем, какие документы нужны. А теперь давайте посмотрим, на какую дату они нужны.

Договор поставки или аренды. В таких операциях ЕСВ не начисляется вообще, потому КВЭД партнера нас не волнует. Единственное, что нам надо проверить, — факт госрегистрации ФЛП / ЕН-статус ФЛП (рис. 6). При этом

Рис. 6. Проверяем ФЛП-поставщика/арендодателя

При этом, если не хотите спорить с налоговиками, как после начисления, так и после выплаты дохода ФЛП подавайте приложение 4ДФ в составе Объединенного отчета (признак дохода — «157»).

Договор работ/услуг по ФЛП. Для таких договоров

Почему это важно? Если после подписания договора окажется, что исполнитель — не ФЛП или не имеет нужного КВЭД, дороги назад уже не будет, и вам придется:

— уплатить ЕСВ за свой счет;

— подать приложение Д5 в составе Объединенной отчетности по НДФЛ, ВС и ЕСВ, где указать дату начала работ/услуг и реквизиты договора. А это нужно сделать сразу после заключения договора, а не ожидать завершения работ и оплаты*.

* Больше деталей найдете в статье «С физлицом заключен ГПД: формируем Д1, 4ДФ и Д5» // «Налоги & бухучет», 2024, № 3.

При этом на дату подписания акта и оплаты надо опять проверить, не изменились ли ФЛП-статус и КВЭД партнера (рис. 7).

Рис. 7. Проверяем ФЛП-исполнителя работ/услуг

После проверки — действуем по ситуации (табл. 2).

Таблица 2. Как действовать после проверки ФЛП-исполнителя работ/услуг

Если командированный ночевал в гостинице ФЛП

А теперь отойдем от стандартных товаров/работ/услуг и представим, что ваш менеджер возвращается из командировки, кладет на стол чеки за гостиницу, а вы видите, что эта гостиница зарегистрирована на ФЛП. И сразу возникает вопрос: можно ли принять такие документы без выписки/извлечения из ЕГР и извлечения из Реестра плательщиков ЕН? Налоговики «воротят нос».

Работник платил сам. Если ваш работник оплатил за гостиницу наличностью или личной картой, то не должно быть и сомнений:

Никакого НДФЛ, ВС, ЕСВ или приложения 4ДФ — ведь вы не выплачиваете доходы ФЛП, а компенсируете расходы работнику. И налоговики с этим согласны (категория 103.25 ЗІР), но с какого-то перепугу все равно требуют выписку/извлечение!

Каким она боком, если предприятие не выплачивает доходы ФЛП и не является его налоговым агентом? Ерунда какая-то.

Оплатило предприятие. Другое дело — когда предприятие оплачивает гостиницу напрямую предпринимателю, например с корпоративной карты или со счета. Здесь уже очевидный факт выплаты дохода от ЮЛ — ФЛП. Поэтому и приложение 4ДФ, и извлечение/выписку из ЕГР (или извлечение из Реестра ЕН) стоит иметь.

А если ФЛП из оккупации?

Сотрудничество с ФЛП, зарегистрированным (местонахождение согласно ЕГР) на временно оккупированной территории, — табу. Закон № 1207* прямо запрещает таким ФЛП вести деятельность, пока они не изменят свой налоговый адрес на подконтрольную территорию. Все договоры с ними автоматически считаются ничтожными, то есть недействительными с момента подписания.

* Закон Украины «Об обеспечении прав и свобод граждан и правовом режиме на временно оккупированной территории Украины» от 15.04.2014 № 1207-VII.

Больше деталей найдете в статье «Если ФЛП-контрагент зарегистрирован на временно оккупированной территории или на территории АБД» // «Налоги & бухучет», 2025, № 92.

Расходы на хознужды без фискального чека: все ли в порядке?

Итак, как подтвердить статус ФЛП и не удерживать НДФЛ/ВС, разобрались.

А теперь зайдем с другой стороны. Чтобы учесть в учете расходы, их надо подтвердить документально — расчетными документами и накладными/актами.

Обычно с этим проблем нет, потому что компания платит безналично, а ФЛП выдает накладные или подписывает акты работ/услуг.

Но случается, что работник компании берет деньги под отчет и покупает что-то у ФЛП без чека РРО/ПРРО. Например, ваш водитель купил запчасть или менеджер — канцтовары, а ФЛП выдал им только накладную. Можно ли эти средства, израсходованные под отчет, учесть в расходах?

Скорее всего, налоговики будут против. Но давайте разберемся, почему учесть такие расходы не запрещено.

Например, предприятие дало менеджеру средства на закупку электротоваров. ФЛП-продавец выдал накладную с подписью и печатью «Оплачено», но не выдал чек.

В такой ситуации за отсутствие РРО/ПРРО должны штрафовать ФЛП-продавца, а не покупателя. А вот для компании такая накладная вполне пригодна для подтверждения подотчетных расходов на хозяйственные нужды: она содержит все обязательные реквизиты — дату, сумму платежа, содержание операции, подписи сторон. Это и есть документальное подтверждение расходов.

Если оплата состоялась корпоративной картой, еще лучше — прилагайте к отчету банковскую выписку — она подтвердит факт платежа, а накладная — его содержание.

Но, опять-таки, здесь есть риск недоразумения с налоговиками.

Вам будут полезными статьи «ФЛП не выдал фискальный чек на проданный им товар: чего остерегаться юрлицу-покупателю?»// «Налоги & бухучет», 2023, № 77, «ФЛП выписал вручную товарный чек: будет ли основание для авансового отчета?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 89.