Понимаем, что в учреждение поступила грустная весть, ведь работник был частью коллектива. Но бухгалтеру ничего не остается как, засучив рукава, рассчитать окончательные суммы заработной платы и других выплат, причитающихся умершему работнику. О деталях прекращения трудового договора с умершим работником и определении суммы окончательного расчета узнайте из статей «Прекращение трудового договора в связи со смертью работника: как оформить кадровую документацию» и «Прекращение трудового договора в связи со смертью работника: порядок налогообложения выплат» // «ОТ», 2013, № 19, с. 14 и 17.
Зарплату умершего работника подсчитали. Конечно, ее нужно выплатить. Каким образом? Здесь возможны два варианта:
— если обращается член семьи умершего работника — выплатить ему средства через кассу учреждения. Дело в том, что ст. 1227 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ) предписывает нам выплатить средства непосредственно членам семьи;
— если член семьи умершего работника не обращается — оставить сумму, причитающуюся умершему работнику, на счете учреждения (в общем случае) или воспользоваться услугами нотариуса для выполнения обязательства по выплате заработной платы умершего работника. Подчеркнем, что воспользоваться услугами можно только по окончании шестимесячного срока. К этому подталкивает ст. 1270 ГКУ о принятии наследства.
С планом действий определились. А теперь поговорим обо всем подробнее. Сначала рассмотрим вопрос: кому именно отдать зарплату умершего работника? Чтобы ответить на него, давайте взглянем на ст. 1227 ГКУ.
«Суммы заработной платы, пенсий, стипендий, алиментов, пособий в связи с временной нетрудоспособностью <…>, которые принадлежали наследодателю, но не были им получены при жизни, передают членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства.»
Самый распространенный вариант, когда член семьи обращается в бухгалтерию учреждения с просьбой выплатить ему суммы, заработанные умершим работником. Не торопитесь сразу отдавать средства! Сначала необходимо выяснить, действительно ли он «член семьи». О круге членов семьи читайте в консультации «Кому выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск умершего работника» // «ОТ», 2014, № 6, с. 19. Для подтверждения своего статуса лицо должно предоставить документы, подтверждающие, что перед вами действительно член семьи умершего работника: паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении, иногда — справку из ЖЭКа. Также член семьи обязательно предъявляет свидетельство о смерти работника. Член семьи показал пакет документов — выдавайте ему заработную плату умершего работника.
Как быть, если время проходит, а члены семьи так и не обратились за средствами? Считаем, что по адресу умершего работника необходимо направить по почте заказное письмо. У администрации учреждения появится документальное подтверждение, что она действительно осуществила попытку уведомить членов семьи о получении зарплаты умершего. К сожалению, бывают ситуации, когда и после таких активных действий никто не желает получить зарплату умершего работника.
Если у вас именно такая ситуация, помните: списывать сумму зарплаты нельзя, поскольку в спорах по заработной плате срок исковой давности не ограничивается (ст. 225 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г.). Тогда возможны два варианта. Первый — вы продолжаете сохранять средства, причитающиеся умершему работнику, на счете учреждения (если это возможно), второй — прибегаете к услугам нотариуса. О втором способе — детальнее.
Возвращаемся к ст. 1227 ГКУ: в случае отсутствия членов семьи зарплата, начисленная умершему работнику, входит в состав наследства. Если к вам никто не пришел за выплатой зарплаты умершего, целесообразно выполнить свое обязательство, обратившись к нотариусу. Подталкивает к такому шагу и ст. 537 ГКУ: должник имеет право выполнить свое обязательство путем внесения надлежащих по нему кредитору денег в депозит нотариуса в случае, в частности, отсутствия кредитора или уполномоченного им лица в месте выполнения обязательства. Возможность погашения обязательств перед умершим лицом с помощью депозита нотариуса подтверждает и Минюст (письмо от 12.03.2012 г. № 113-0-2-12/13.1). Если место выполнения обязательства не прописано в договоре, то выполнение по денежным обязательствам проводят по месту жительства кредитора (ст. 532 ГКУ)*.
* Считаем, что обязательство можно выполнить и по месту нахождения учреждения на основании ч. 2 ст. 532 ГКУ: обязательство может быть выполнено в другом месте, если это установлено актом гражданского законодательства или выплывает из сути обязательства либо правил делового оборота. При этом, по общему правилу, выплата заработной платы осуществляется по месту работы (ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).
Переводим «юридический язык» на случай нашего читателя. Учреждение выступает должником перед членами семьи умершего работника. Его администрация пыталась уведомить их, направив письмо по адресу умершего работника. Попытка оказалась напрасной, поскольку никто не отозвался. Констатируем про отсутствие уполномоченного лица кредитора по месту выполнения обязательства.
Важно! Учреждение как должник может погасить свой долг путем внесения заработной платы, причитающейся умершему работнику, в депозит нотариуса.
То есть для закрытия задолженности по выплатам, причитающимся умершему работнику, необходимо обратиться к государственному или частному нотариусу. Однако разыскать нужно именно нотариуса, осуществляющего деятельность в нотариальному округе, к которому относится адрес места выполнения обязательства (см. выше).
Обратите внимание, что услуга по внесению средств в депозит нотариуса — платная. В государственной нотариальной конторе придется уплатить пошлину, а у частного нотариуса — установленную плату.
Для внесения зарплаты умершего работника в депозит нотариуса уполномоченное лицо от учреждения должно написать заявление, а нотариус объяснит, какие сведения оно должно содержать. Предварительно с ними можно ознакомиться в п.п. 1.4 гл. 21 Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденного приказом Минюста от 22.02.2012 г. № 296/5 (далее — Порядок № 296).
Средства вносят на отдельный текущий счет частного нотариуса. А вот что касается государственных нотариальных контор, то они открывают счета в органах госказначейства (п.п. 2.1 гл. 21 Порядка № 296). Подтверждает факт внесения средств на депозит квитанция, которую нотариус выдает после того, как убедится о поступлении средств на счет. Вот и все — учреждение «закрыло» свои обязательства перед умершим работником. Дальнейшая судьба средств, внесенных в депозит нотариуса, уже не заботы учреждения.
