Розуміємо, що до установи надійшла сумна звістка, адже працівник був частиною колективу. Але бухгалтеру нічого не залишається, як, засукавши рукава, розрахувати остаточні суми заробітної плати та інших виплат, належні померлому працівнику. Про деталі припинення трудового договору з померлим працівником та визначення суми остаточного розрахунку дізнайтеся зі статей «Припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника: як оформити кадрову документацію» та «Припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника: порядок оподаткування виплат»// «ОП», 2013, № 19, с. 14 та 17.
Зарплату померлого працівника підрахували. Звісно, що її треба виплатити. Яким чином? Тут можливі два варіанти:
— якщо звертається член сім’ї померлого працівника — виплатити йому кошти через касу установи. Справа в тому, що ст. 1227 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ) приписує нам виплатити кошти безпосередньо членам сім’ї;
— якщо член сім’ї померлого працівника не звертається — залишити суму, належну померлому працівнику, на рахунку установи (у загальному випадку) або скористатися послугами нотаріуса для виконання зобов’язання з виплати заробітної плати померлого працівника. Підкреслимо, що скористатися послугами нотаріуса можна лише по закінченню шестимісячного строку. До цього підштовхує ст. 1270 ЦКУ щодо прийняття спадщини.
Із планом дій визначилися. А тепер поговоримо про все детальніше. Спочатку розглянемо запитання: кому саме віддати зарплату померлого працівника? Щоб відповісти на нього, давайте поглянемо на ст. 1227 ЦКУ:
«Суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю <…>, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передають членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини.»
Найпоширеніший варіант, коли член сім’ї звертається до бухгалтерії установи з проханням виплатити йому суми, зароблені померлим працівником. Не кваптеся одразу віддавати кошти! Спочатку необхідно з’ясувати, чи дійсно він «член сім’ї». Про коло членів сім’ї читайте в консультації «Кому виплатити компенсацію за невикористану відпустку померлого працівника» // «ОП», 2014, № 6, с. 19. Для підтвердження свого статусу особа повинна надати документи, які підтверджують, що перед вами дійсно член сім’ї померлого працівника: паспорт, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження, подекуди — довідку з ЖЕКу. Також член сім’ї обов’язково пред’являє свідоцтво про смерть працівника. Член сім’ї показав пакет документів — видавайте йому заробітну плату померлого працівника.
Як бути, якщо час спливає, а члени сім’ї так і не звернулися за коштами? Вважаємо, що на адресу померлого працівника необхідно надіслати поштою рекомендований лист. В адміністрації установи з’явиться документальне підтвердження, що вона дійсно здійснила спробу повідомити членів сім’ї про отримання зарплати померлого. На жаль, трапляються ситуації, коли і після таких активних дій ніхто не бажає отримати зарплату померлого працівника.
Якщо у вас саме така ситуація, пам’ятайте: списувати суму зарплати не можна, оскільки у спорах по заробітній платі строк позовної давності не обмежується (ст. 225 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р.). Тоді можливі два варіанти. Перший — ви продовжуєте зберігати кошти, належні померлому працівнику, на рахунку установи (якщо це можливо), другий — удаєтесь до послуг нотаріуса. Про другий варіант — детальніше.
Повертаємося до ст. 1227 ЦКУ: у разі відсутності членів сім’ї зарплата, нарахована померлому працівнику, входить до складу спадщини. Якщо до вас ніхто не прийшов за виплатою зарплати померлого, доцільно виконати свій обов’язок, звернувшись до нотаріуса. Підштовхує до такого кроку і ст. 537 ЦКУ: боржник має право виконати свій обов’язок шляхом внесення належних з нього кредиторові грошей у депозит нотаріуса у разі, зокрема, відсутності кредитора або уповноваженої ним особи у місці виконання зобов’язання. Можливість погашення зобов’язань перед померлою особою за допомогою депозиту нотаріуса підтверджує і Мін’юст (лист від 12.03.2012 р. № 113-0-2-12/13.1). Якщо місце виконання зобов’язання не прописане у договорі, то виконання за грошовими зобов’язаннями проводять за місцем проживання кредитора (ст. 532 ЦКУ)*.
* Вважаємо, що зобов’язання можна виконати і за місцем знаходження установи на підставі ч. 2 ст. 532 ЦКУ: зобов’язання може бути виконане в іншому місці, якщо це установлене актом цивільного законодавства або випливає із суті зобов’язання чи звичаїв ділового обороту. При цьому за загальним правилом виплата заробітної плати здійснюється за місцем роботи (ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР).
Перекладаємо «юридичну мову» на випадок нашого читача. Установа виступає боржником перед членами сім’ї померлого працівника. Її адміністрація намагалася повідомити їх, надіславши лист на адресу померлого працівника. Спроба виявилася марною, оскільки ніхто не відгукнувся. Констатуємо про відсутність уповноваженої особи кредитора за місцем виконання зобов’язання.
Важливо! Установа як боржник може погасити свій борг шляхом внесення заробітної плати, належної померлому працівнику, у депозит нотаріуса.
Тобто для закриття заборгованості з виплат, належних померлому працівнику, необхідно звернутися до державного або приватного нотаріуса. Проте розшукати необхідно саме нотаріуса, який провадить діяльність у нотаріальному окрузі, до якого належить адреса за місцем виконання зобов’язання (див. вище).
Зверніть увагу, що послуга із внесення коштів у депозит нотаріуса — платна. У державній нотаріальній конторі доведеться сплатити мито, а у приватного нотаріуса — установлену плату.
Для внесення зарплати померлого працівника в депозит нотаріуса уповноважена особа від установи повинна написати заяву, а нотаріус пояснить, які відомості вона повинна містити. Заздалегідь з ними можна ознайомитися у п.п. 1.4 гл. 21 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 р. № 296/5 (далі — Порядок № 296).
Кошти вносять на окремий поточний рахунок приватного нотаріуса. А ось що стосується державних нотаріальних контор, то вони відкривають рахунки в органах держказначейства (п.п. 2.1 гл. 21 Порядку № 296). Підтверджує факт внесення коштів на депозит квитанція, яку нотаріус видає після того, як пересвідчиться у надходженні коштів на рахунок. Ось і все — установа «закрила» свої зобов’язання перед померлим працівником. Подальша доля коштів, внесених у депозит нотаріуса, уже не клопіт установи.