Если у вас есть расходы, профинансированные ФСС ВПТ (как правило, это больничные, выплата пособий на погребение и пр.), вы — «наш клиент». Готовьтесь отчитываться по форме Ф4-ФСС з ТВП* (далее — Отчет). Основным документом, которым следует руководствоваться при составлении и подаче такого Отчета, является Порядок № 4. Основные «отчетные» правила рассмотрим ниже (см. рис. 1).
Рис. 1. Правила заполнения и подачи Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП
Это общие правила заполнения и подачи Отчета. Какие еще нюансы существуют при этом, рассмотрим далее.
Сам Отчет состоит из заглавной части (шапки) и двух таблиц. Заполнение заглавной части затруднений не вызывает. В ней указывают общепринятые данные: период Отчета, наименование страхователя, его регистрационный номер, код ЕГРПОУ, банковские реквизиты, местонахождение и телефон.
А вот на заполнении таблиц остановимся подробнее. В первой таблице указывают информацию о расчетах с ФСС ВПТ, во второй — расшифровку расходов за счет средств Фонда. Как именно заполняют эти таблицы рассмотрим ниже (см. рис. 2).
| № строки | Наименование | Пояснение |
| 1 | 2 | 3 |
| Порядок заполнения таблицы I Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП | ||
| 1 | «Зобов’язання страхувальника на початок року» | Отражают сумму обязательства страхователя перед ФСС ВПТ на начало года. Она должна соответствовать сумме задолженности страхователя на 01.01.2014 г. (т. е. строка 23 таблицы I Отчета за 2013 год, а также кредитовое сальдо по субсчету 378 (365)). На протяжении отчетного года показатель этой строки не меняется |
| 2 | «Зобов’язання страхувальника згідно з актами приймання-передавання» | Заполняют в случае изменения местонахождения и наличия задолженности по предыдущему месту учета |
| 3 | «Виправлення помилок минулих років» | Отражают исправление ошибок, допущенных в предыдущих годах, в частности, вписывают сумму излишне начисленных пособий. Если ошибка привела к доначислению суммы пособия, то такие дополнительно начисленные суммы отражают в таблице II Отчета (п. 7.9 Порядка № 4) |
| 4 | «Підлягає перерахуванню за результатами перевірок» | Отражают суммы неправомерно использованных страховых средств, выявленные во время проверки специалистами ФСС ВПТ, а также штрафы и пени, начисленные по результатам такой проверки |
| 5 | «Отримано від часткової сплати за путівки» | Отражают сумму средств, полученных от работников как частичная оплата стоимости путевок в отчетном периоде (с начала года) |
| 6, 7 | «Отримано від Фонду з початку року, у т. ч.:» | Отражают общую сумму средств, полученных от ФСС ВПТ для выплаты пособий |
| 8 | «Списано згідно із законодавством» | Отражают обязательства перед ФСС ВПТ, списанные органами Фонда согласно действующему законодательству, и сумму штрафов, пени и неправомерно израсходованных средства по отмененным в установленном порядке решениям органов ФСС ВПТ |
| 9 | «ВСЬОГО (р. 1 + … + р. 7 - р. 8)» | Отражают сумму строк 1 — 7 за минусом данных строки 8 |
| 10, 11 | «Зобов’язання Фонду на кінець звітного періоду (р. 12 + р. 13 + р. 21 - р. 6), у т.ч.:» | Определяют задолженность ФСС ВПТ на конец отчетного периода по формуле, приведенной в названии строки |
| 12 | «Зобов’язання Фонду на початок періоду» | Отражают сумму задолженности ФСС ВПТ на начало года. В течение года данные этой строки остаются неизменными. Обратите внимание: данные этой строки должны соответствовать данным строки 10 Отчета за 2013 год, а также сальдо по Дт счета 378 (365) на 01.01.2014 г. |
| 13 | «Зобов’язання Фонду згідно з актами приймання-передавання» | Заполняют, если страхователь изменил местонахождение и остались не возмещенными Фондом обязательства |
| 14 | «Перераховано з початку року, у т. ч.:» | Отражают перечисленные на счет ФСС ВПТ средства с расшифровкой, приведенной в строках 15 — 20. Обратите внимание: сумма данных строк (15 — 20) может не соответствовать общей сумме перечисленных средств (строка 14 таблицы I) на сумму возвращенных страхователем неиспользованных страховых средств |
| 15 | «заборгованість минулих років та донараховані внески» | Указывают перечисленную сумму задолженности, которая числилась на начало года |
| 16 | «суми помилок минулих років» | Показывают перечисленную сумму ошибок, самостоятельно выявленных как переплата пособий в прошлых годах |
| 17, 18 | «пені», «штрафів» | Отражают суммы перечисленных пени, штрафов, начисленных специалистами органов ФСС ВПТ по результатам проверки |
| 19 | «неправомірно витрачених коштів» | Отражают перечисленные суммы неправомерно потраченных страхователем средств, если такую ошибку обнаружили специалисты ФСС ВПТ при проведении проверки |
| 20 | «часткову сплату за путівки» | Показывают перечисленные суммы частичной оплаты путевки |
| 21 | «Витрати з початку року» | Отражают общую сумму расходов, начисленных за счет средств ФСС ВПТ, в отчетном периоде. Детальная расшифровка таких расходов приводится в таблице II Отчета. Проверка: строка 21 таблицы I = строка 8 таблицы II |
| 22 | «ВСЬОГО (р. 12 + р. 13 + р. 14 + р. 21) | Отражают общую сумму строк 12, 13, 14 и 21 |
| 23, 24 | «Зобов’язання страхувальника на кінець звітного періоду (р. 1 + … + р. 5 - р. 8 - р. 14), у т. ч.:» | Определяют задолженность страхователя перед ФСС ВПТ на конец отчетного периода по формуле, приведенной в Отчете |
| Порядок заполнения таблицы II Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП | ||
| 1 | «По тимчасовій непрацездатності (за винятком допомоги по догляду за хворою дитиною або хворим членом сім’ї)» | Указывают количество рабочих дней, пропущенных работниками вследствие временной нетрудоспособности (колонка 3) и сумму начисленного в отчетном периоде пособия за счет средств ФСС ВПТ (колонка 4). Напомним, пособие по временной нетрудоспособности ФСС ВПТ оплачивает начиная с 6-го дня нетрудоспособности |
| 2 | «По тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною або хворим членом сім’ї» | Указывают количество рабочих дней ухода за больным ребенком или больным членом семьи с первого дня болезни (колонка 3) и сумму начисленного в отчетном периоде пособия за счет средств ФСС ВПТ (колонка 4) |
| 3 | «По вагітності та пологах» | Указывают количество календарных дней отпуска по беременности и родам (колонка 3) и сумму начисленного пособия по беременности и родам (колонка 4) |
| 4 | «На поховання (кількість виплат, сума)» | Указывают количество выплат (колонка 3) и сумму пособия на погребение (колонка 4). Напомним, что сумма пособия на погребение за счет средств ФСС ВПТ не менялась с 2012 года и составляет в 2014 году 2200,00 грн. |
| 5 | «ВСЬОГО (р. 1 + р. 2 + р. 3 + р. 4)» | Подсчитывают сумму начисленного пособия за счет средств ФСС ВПТ |
| 6 | «Часткове фінансування оздоровлення дітей у дитячих закладах оздоровлення (кількість путівок, сума)» | Отражают количество приобретенных путевок для оздоровления детей в детских оздоровительных заведениях, частично финансируемых за счет ФСС ВПТ (колонка 3), и сумму расходов на их приобретение (колонка 4) |
| 7 | «Iнші витрати (якщо є — додати пояснювальну записку)» | Заполняют в случае изменения законодательных актов или при проведении расходов страхователем, связанных с социальным страхованием, на основании решений правления ФСС ВПТ |
| 8 | «РАЗОМ ВИТРАТ (р. 5 + + р. 6 + р. 7) = р. 21 табл. I» | Подсчитывают общую сумму расходов за счет ФСС ВПТ, проведенных в отчетном периоде (с начала года). Проверка: строка 8 таблицы II = строка 21 таблицы I |
Рис. 2. Порядок заполнения таблиц I и II Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП
Обратите внимание! В колонках 5 и 6 таблицы II Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП указывают количество дней и сумму пособий, которые выплачивают на льготных условиях работникам-чернобыльцам. При этом отражают соответствующие дни временной нетрудоспособности и суммы пособий, выплаченных на льготных основаниях сверх установленных законодательством на общих основаниях. C порядком, случаями и примерами заполнения колонок 5 и 6 таблицы II можно ознакомиться в таблице, размещенной в п. 5.6 Порядка № 4.
Исправляем ошибки
Если вы допустили ошибку, а Отчет уже подали, не спешите расстраиваться. Все можно исправить.
Механизм исправления ошибок в Отчете прописан в разделе VII Порядка № 4. Сами ошибки, которые встречаются при составлении и подаче Отчета, бывают:
— методологические (арифметические);
— связанные с неверным расчетом и начислением сумм страховых выплат, финансируемых за счет ФСС ВПТ.
Как исправляют такие ошибки, рассмотрим далее. Для наглядности приведем схему исправления ошибок (см. рис. 3 на с. 20).
Рис. 3. Виды ошибок при составлении и подаче Отчета и способы их устранения
Методологические (арифметические) ошибки возникают при заполнении Отчета из-за неотражения или неверного отражения показателей в строках, из-за несовпадения показателей в разных таблицах Отчета. Как правило, такие ошибки обнаруживает специалист органа ФСС ВПТ при приеме Отчета.
Как их исправить? Можно подать новый Отчет с правильными данными — об этом, скорее всего, попросят в Фонде при обнаружении ошибок. Однако вы можете отказаться, поскольку ФСС ВПТ не может не принять Отчет, в котором есть методологические (арифметические) ошибки. Но знайте: орган Фонда самостоятельно определит соответствующие показатели и учтет их при составлении сводных отчетов. После чего, в случае необходимости, может быть проведена проверка такого страхователя.
Ошибки, связанные с неверным расчетом и начислением страховых выплат, финансируемых за счет ФСС ВПТ. Если ошибка обнаружена до окончания предельного срока подачи Отчета, то следует повторно сформировать такой Отчет с правильными показателями. Нормами п. 7.1 Порядка № 4 предусмотрено, что действующим считают последний электронный или бумажный Отчет, предоставленный страхователем до окончания срока предоставления отчетности.
Если такой срок пропущен, то ошибку исправляют в Отчете, сформированном за тот период, в котором такая ошибка была обнаружена. При этом способы ее исправления зависят от того, завышена или занижена была сумма соцстраховского пособия. Рассмотрим алгоритм действий при обнаружении таких ошибках (см. рис. 4 на с. 21).
Как видите, независимо от того, привела обнаруженная ошибка к завышению или занижению суммы страховых выплат, необходимо не только произвести исправления в Отчете, но и подать в орган ФСС ВПТ письменное уведомление о факте и содержании такой ошибки. Подают его в двух экземплярах, один из которых хранится у страхователя, второй — в органе Фонда вместе с Отчетом за тот квартал, в котором это уведомлением было получено.
Письменное уведомление содержит информацию о:
— наименовании страхователя и его регистрационном коде в органе ФСС ВПТ (номер в Госреестре для зарегистрированных после 01.01.2011 г.), а также коде ЕГРПОУ;
— периоде выявления ошибки;
— содержании ошибки (с указанием фамилии, инициалов застрахованного лица, номера листка нетрудоспособности и вида помощи, по которому выявлена ошибка (см. письмо от 05.04.2011 г. № 01-16-755));
— сумме откорректированных взносов и расходов;
— дате составления.
Теперь для лучшего запоминания полученной информации заполним Отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП. Для этого приведем условный пример.
Рис. 4. Алгоритм действий при обнаружении ошибок,
связанных с неверным расчетом и начислением страховых выплат
после окончания предельного срока подачи Отчета
Пример. На начало 2014 года задолженность ФСС ВПТ перед организацией составила 1000,00 грн. Задолженность была перечислена в январе 2014 года. В течение года были начислены следующие выплаты за счет ФСС ВПТ:
1 квартал:
— пособие по временной нетрудоспособности за 5 рабочих дней в сумме 875,00 грн.;
— пособие по беременности и родам за 126 к. дн. в сумме 19530,00 грн.;
2 квартал:
— пособие по уходу за больным ребенком за 5 р. дн. в сумме 965,00 грн.;
3 квартал:
— пособие по беременности и родам женщине — чернобыльцу 3 категории за 180 к. дн. в сумме 32040,00 грн. (среднедневная зарплата — 178,00 грн.);
— получена путевка на санаторно-курортное лечение работника стоимостью 5000,00 грн. Работник часть стоимости путевки в сумме 1000,00 грн. (20 %) внес в кассу организации. Эта сумма была перечислена на счет ФСС ВПТ;
4 квартал:
— пособие на погребение в сумме 2200,00 грн.
В течение 2014 года от ФСС ВПТ поступило финансирование в сумме 56610,00 грн.
Приведем некоторые пояснения.
Показатель строки 12 таблицы I (1000,00 грн.) неизменен на протяжении всего отчетного 2014 года.
В строке 3 таблицы 2 «По вагітності та пологах» укажите:
— в колонке 3: 306 — количество календарных дней «декретного» отпуска, предоставленных женщинам в 1 и 3 кварталах (126 + 180);
— в колонке 4: 51570,00 — сумму пособия по беременности и родам, выплаченную обычной работнице и работнице — чернобыльцу 3 категории (19530,00 грн. + 32040,00 грн.);
— в колонке 5: 54 — разницу в количестве дней между «декретным» отпуском, предоставленным на общих основаниях (126 к. дн.), и декретным отпуском, предоставленном на льготных условиях женщине — чернобыльцу 3 категории (180 к. дн.);
— в колонке 6: 9612,00 — часть пособия по беременности и родам, начисленного в связи с применением льгот для чернобыльцев (32040,00 грн. - 126 к. дн. х 178,00 грн.).
Общая сумма расходов за счет ФСС ВПТ (строка 8 таблицы II) за 2014 год составила 55610,00 грн. Эти данные соответствуют показателю сроки 21 таблицы I.
Кстати, многие показатели таблицы II такого Отчета можно легко «увязать» с теми данными, которые подавал работодатель в заявлении-расчете на финансирование материального обеспечения застрахованных лиц за счет ФСС ВПТ.
На конец отчетного 2014 года задолженности нет ни перед Фондом, ни перед страхователем (работодателем): применив формулу, приведенную в Отчете, строки 10 и 23 таблицы I следует заполнить с прочерком.
Пример заполнения Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП по данным условного примера приведем на рис. 5.
Рис. 5. Фрагмент заполнения Отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП
Использованные документы и сокращения
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8074-X.
Порядок № 4 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчетности по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 18.01.2011 г. № 4.
ФСС ВПТ — Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности.
ннмдг — необлагаемый налогом минимум доходов граждан (установлен в размере 17,00 грн.).
