Якщо у вас є витрати, профінансовані ФСС ТВП (як правило, це лікарняні, виплата допомоги на поховання тощо), ви — «наш клієнт». Готуйтеся звітувати за формою Ф4-ФСС з ТВП* (далі — Звіт). Основним документом, яким слід керуватися при складанні та поданні такого Звіту, є Порядок № 4. Основні «звітні» правила розглянемо нижче (див. рис. 1).
Рис. 1. Правила заповнення та подання Звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП
Це загальні правила заповнення та подання Звіту. Які ще нюанси існують при цьому, розглянемо далі.
Сам Звіт складається із заголовної частини (шапки) і двох таблиць. Заповнення заголовної частини труднощів не викликає. У ній зазначають загальноприйняті дані: період звіту, найменування страхувальника, його реєстраційний номер, код ЄДРПОУ, банківські реквізити, місцезнаходження і телефон.
А ось на заповненні таблиць зупинимося детальніше. У першій таблиці зазначають інформацію про розрахунки з Фондом, у другій — розшифровку витрат за рахунок коштів Фонду. Як саме заповнюють ці таблиці, розглянемо нижче (див. рис. 2).
| № рядка | Найменування | Пояснення |
| 1 | 2 | 3 |
| Порядок заповнення таблиці I Звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП | ||
| 1 | «Зобов’язання страхувальника на початок року» | Відображають суму зобов’язання страхувальника перед ФСС ТВП на початок року. Вона повинна відповідати сумі заборгованості страхувальника на 01.01.2014 р. (тобто рядок 23 таблиці I Звіту за 2013 рік, а також кредитне сальдо за субрахунком 378 (365)). Упродовж звітного року показник цього рядка не змінюється |
| 2 | «Зобов’язання страхувальника згідно з актами приймання-передавання» | Заповнюють у разі зміни місцезнаходження та наявності заборгованості за попереднім місцем обліку |
| 3 | «Виправлення помилок минулих років» | Відображають виправлення помилок, допущених у попередніх роках, зокрема, вписують суму надмірно нарахованих допомог. Якщо помилка призвела до донарахування суми допомоги, то такі додатково нараховані суми відображають у таблиці II Звіту (п. 7.9 Порядку № 4) |
| 4 | «Підлягає перерахуванню за результатами перевірок» | Відображають суми неправомірно використаних страхових коштів, виявлені під час перевірки спеціалістами ФСС ТВП, а також штрафи і пені, нараховані за результатами такої перевірки |
| 5 | «Отримано від часткової сплати за путівки» | Відображають суму коштів, отриманих від працівників як часткова оплата вартості путівок у звітному періоді (з початку року) |
| 6, 7 | «Отримано від Фонду з початку року, у т. ч.:» | Відображають загальну суму коштів, отриманих від Фонду для виплати допомоги |
| 8 | «Списано згідно із законодавством» | Відображають зобов’язання перед ФСС ТВП, списані органами Фонду згідно з чинним законодавством, і суму штрафів, пені та неправомірно витрачених коштів за скасованими в установленому порядку рішеннями органів ФСС ТВП |
| 9 | «ВСЬОГО (р. 1 + … + р. 7 - р. 8)» | Відображають суму рядків 1 — 7 за мінусом даних рядка 8 |
| 10, 11 | «Зобов’язання Фонду на кінець звітного періоду (р. 12 + р. 13 + р. 21 - р. 6), у т. ч.:» | Визначають заборгованість Фонду на кінець звітного періоду за формулою, наведеною в назві рядка |
| 12 | «Зобов’язання Фонду на початок періоду» | Відображають суму заборгованості ФСС ТВП на початок року. Протягом року дані цього рядка залишаються незмінними. Зверніть увагу: дані цього рядка повинні відповідати даним рядка 10 Звіту за 2013 рік, а також сальдо за Дт субрахунка 378 (365) на 01.01.2014 р. |
| 13 | «Зобов’язання Фонду згідно з актами приймання-передавання» | Заповнюють, якщо страхувальник змінив місцезнаходження, і залишилися не відшкодованими зобов’язання за ФСС ТВП |
| 14 | «Перераховано з початку року, у т. ч.:» | Відображають перераховані на рахунок ФСС ТВП кошти з розшифровкою, наведеною в рядках 15 — 20. Зверніть увагу: сума даних рядків (15 — 20) може не відповідати загальній сумі перерахованих коштів (рядок 14 таблиці I) на суму повернених страхувальником невикористаних страхових коштів |
| 15 | «заборгованість минулих років та донараховані внески» | Зазначають перераховану суму заборгованості, що значилася на початок року |
| 16 | «суми помилок минулих років» | Показують перераховану суму помилок, самостійно виявлених як переплата допомог у минулих роках |
| 17, 18 | «пені», «штрафів» | Відображають суми перерахованих пені, штрафів, нарахованих спеціалістами органів ФСС ТВП за результатами перевірки |
| 19 | «неправомірно витрачених коштів» | Відображають перераховані суми неправомірно витрачених страхувальником коштів, якщо таку помилку виявили спеціалісти ФСС ТВП при проведенні перевірки |
| 20 | «часткову сплату за путівки» | Показують перераховані суми часткової оплати путівки |
| 21 | «Витрати з початку року» | Відображають загальну суму витрат, нарахованих за рахунок коштів ФСС ТВП, у звітному періоді. Детальна розшифровка таких витрат наводиться в таблиці II Звіту. Перевірка: рядок 21 таблиці I = рядок 8 таблиці II |
| 22 | «ВСЬОГО (р. 12 + р. 13 + р. 14 + р. 21)» | Відображають загальну суму рядків 12, 13, 14 і 21 |
| 23, 24 | «Зобов’язання страхувальника на кінець звітного періоду (р. 1 + … + р. 5 - р. 8 - р. 14), у т. ч.:» | Визначають заборгованість страхувальника перед Фондом на кінець звітного періоду за формулою, наведеною у Звіті |
| Порядок заповнення таблиці II Звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП | ||
| 1 | «По тимчасовій непрацездатності (за винятком допомоги по догляду за хворою дитиною або хворим членом сім’ї)» | Зазначають кількість робочих днів, пропущених працівниками внаслідок тимчасової непрацездатності (колонка 3) і суму нарахованої у звітному періоді допомоги за рахунок коштів ФСС ТВП (колонка 4). Нагадаємо: допомогу по тимчасовій непрацездатності ФСС ТВП виплачує, починаючи з 6-го дня непрацездатності |
| 2 | «По тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною або хворим членом сім’ї» | Зазначають кількість робочих днів догляду за хворою дитиною або хворим членом сім’ї з першого дня хвороби (колонка 3) і суму нарахованої у звітному періоді допомоги за рахунок коштів ФСС ТВП (колонка 4) |
| 3 | «По вагітності та пологах» | Зазначають кількість календарних днів відпустки по вагітності та пологах (колонка 3) і суму нарахованої допомоги по вагітності та пологах (колонка 4) |
| 4 | «На поховання (кількість виплат, сума)» | Зазначають кількість виплат (колонка 3) і суму допомоги на поховання (колонка 4). Нагадаємо, що сума допомоги на поховання за рахунок коштів ФСС ТВП не змінювалася з 2012 року і становить у 2014 році 2200,00 грн. |
| 5 | «ВСЬОГО (р. 1 + р. 2 + р. 3 + р. 4)» | Підраховують суму нарахованої допомоги за рахунок коштів ФСС ТВП |
| 6 | «Часткове фінансування оздоровлення дітей у дитячих закладах оздоровлення (кількість путівок, сума)» | Відображають кількість придбаних путівок для оздоровлення дітей у дитячих оздоровчих закладах, що частково фінансуються за рахунок ФСС ТВП (колонка 3) і суми витрат на їх придбання (колонка 4) |
| 7 | «Інші витрати (якщо є — додати пояснювальну записку)» | Заповнюють у разі зміни законодавчих актів або при проведенні витрат страхувальником, пов’язаних із соціальним страхуванням, на підставі рішень правління ФСС ТВП |
| 8 | «РАЗОМ ВИТРАТ (р. 5 + р. 6 + р. 7) = р. 21 табл. I» | Підраховують загальну суму витрат за рахунок ФСС ТВП, проведених у звітному періоді (з початку року). Перевірка: рядок 8 таблиці II = рядок 21 таблиці I |
Рис. 2. Порядок заповнення таблиць I і II Звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП
Зверніть увагу! У колонках 5 і 6 таблиці II Звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП зазначають кількість днів і суму допомоги, які виплачують на пільгових умовах працівникам-чорнобильцям. При цьому відображають відповідні дні тимчасової непрацездатності і суми допомог, виплачених на пільгових підставах понад установлені законодавством на загальних підставах. З порядком, випадками та прикладами заповнення колонок 5 і 6 таблиці II можна ознайомитися в таблиці, розміщеній у п. 5.6 Порядку № 4.
Виправляємо помилки
Якщо ви допустили помилку, а Звіт уже подали, не поспішайте засмучуватися. Усе можна виправити.
Механізм виправлення помилок у Звіті прописано в розділі VII Порядку № 4. Самі помилки, що зустрічаються під час складання та подання Звіту, бувають:
— методологічні (арифметичні);
— пов’язані з неправильним розрахунком і нарахуванням сум страхових виплат, що фінансуються за рахунок ФСС ТВП.
Як виправляють такі помилки, розглянемо нижче. Для наочності наведемо схему виправлення помилок (див. рис. 3 на с. 20).
Рис. 3. Види помилок при складанні та поданні Звіту і способи їх усунення
Методологічні (арифметичні) помилки виникають при заповненні Звіту через невідображення або неправильне відображення показників у рядках Звіту, через невідповідність показників у різних таблицях Звіту. Як правило, такі помилки виявляє спеціаліст органу ФСС ТВП при прийманні Звіту.
Як їх виправити? Можна подати новий Звіт з правильними даними — про це, швидше за все, попросять у Фонді при виявленні помилок. Проте ви можете відмовитися, оскільки ФСС ТВП не може не прийняти Звіт, в якому є методологічні (арифметичні) помилки. Але врахуйте, що орган Фонду самостійно визначить відповідні показники і врахує їх при складанні зведених звітів. Після чого, за необхідності, може бути проведена перевірка такого страхувальника.
Помилки, пов’язані з неправильним розрахунком і нарахуванням страхових виплат, що фінансуються за рахунок ФСС ТВП. Якщо помилку виявлено до закінчення граничного строку подання Звіту, то слід повторно сформувати такий Звіт з правильними показниками. Нормами п. 7.1 Порядку № 4 передбачено, що чинним вважають останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення строку подання звітності.
Якщо такий строк пропущено, то помилку виправляють у Звіті, сформованому за той період, в якому таку помилку було виявлено. При цьому способи її виправлення залежать від того, завищена чи занижена була сума соцстрахівської допомоги. Розглянемо алгоритм дій при виявленні таких помилок (див. рис. 4 на с. 21).
Як бачите, незалежно від того, призвела виявлена помилка до завищення чи заниження суми страхових виплат, потрібно не тільки здійснювати виправлення у Звіті, а й подати до органу ФСС ТВП письмове повідомлення про факт та зміст помилки. Подають його у двох примірниках, один з яких зберігається у страхувальника, другий — в органі Фонду разом зі Звітом за той квартал, в якому це повідомленням було отримано.
Письмове повідомлення містить інформацію про:
— найменування страхувальника та його реєстраційний код в органі ФСС ТВП (номер у Держреєстрі для зареєстрованих після 01.01.2011 р.), а також код ЄДРПОУ;
— період виявлення помилки;
— зміст помилки (із зазначенням прізвища, ініціалів застрахованої особи, номера листка непрацездатності та виду допомоги, за яким виявлено помилку (див. лист від 05.04.2011 р. № 01-16-755));
— суму відкоригованих внесків та витрат;
— дату складання.
Рис. 4. Алгоритм дій при виявленні помилок,
пов’язаних з неправильним розрахунком і нарахуванням страхових виплат
після закінчення граничного строку подання Звіту
Тепер для кращого запам’ятовування отриманої інформації заповнимо Звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП. Для цього наведемо умовний приклад.
Приклад. На початок 2014 року заборгованість ФСС ТВП перед організацією склала 1000,00 грн. Заборгованість була перерахована в січні 2014 року. Протягом року було нараховано такі виплати за рахунок ФСС ТВП:
1 квартал:
— допомога по тимчасовій непрацездатності за 5 робочих днів у сумі 875,00 грн.;
— допомога по вагітності та пологах за 126 к. дн. у сумі 19530,00 грн.;
2 квартал:
— допомога по догляду за хворою дитиною за 5 роб. дн. у сумі 965,00 грн.;
3 квартал:
— допомога по вагітності та пологах жінці — чорнобильцю 3 категорії за 180 к. дн. у сумі 32040,00 грн. (середньоденна зарплата — 178,00 грн.);
— отримано путівку на санаторно-курортне лікування працівника вартістю 5000,00 грн. Працівник частину вартості путівки в сумі 1000,00 грн. (20 %) уніс до каси організації, яку було перераховано на рахунок ФСС ТВП;
4 квартал:
— допомога на поховання в сумі 2200,00 грн.
Протягом 2014 року від ФСС ТВП надійшло фінансування в сумі 56610,00 грн.
Наведемо деякі пояснення.
Показник рядка 12 таблиці I (1000,00 грн.) незмінний упродовж усього звітного 2014 року.
У рядку 3 таблиці 2 «По вагітності та пологах» зазначте:
— у колонці 3 — 306 — кількість календарних днів декретної відпустки, наданих жінкам у 1 і 3 кварталі (126 + 180);
— у колонці 4 — 51570,00 — сума допомоги по вагітності та пологах, виплачена звичайній працівниці і працівниці — чорнобильцю 3 категорії (19530,00 грн. + 32040,00 грн.);
— у колонці 5 — 54 — різницю в кількості днів між декретною відпусткою, наданою на загальних підставах (126 к. дн.) і декретною відпусткою, наданою на пільгових умовах жінці — чорнобильцю 3 категорії (180 к. дн.);
— у колонці 6 — 9612,00 — частину допомоги по вагітності та пологах, нарахованої у зв’язку із застосуванням пільг для чорнобильців (32040,00 грн. - 126 к. дн. х 178,00 грн.).
Загальна сума витрат за рахунок ФСС ТВП (рядок 8 таблиці II) за 2014 рік склала 55610,00 грн. Ці дані відповідають показнику рядка 21 таблиці I.
До речі, чимало показників таблиці II такого Звіту можна легко «пов’язати» з тими даними, які подавав роботодавець у заяві-розрахунку на фінансування матеріального забезпечення застрахованих осіб за рахунок Фонду.
На кінець звітного 2014 року заборгованості немає ані перед Фондом, ані перед страхувальником (роботодавцем): застосувавши формулу, наведену у Звіті, рядки 10 і 23 таблиці I слід заповнити з прочерком.
Приклад заповнення Звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП за даними умовного прикладу наведемо на рис. 5.
Рис. 5. Фрагмент заповнення Звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП
Використані документи і скорочення
Порядок № 4 — Порядок формування та подання страхувальниками звітності за коштами загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.01.2011 р. № 4.
КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8074-Х.
ФСС ТВП — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.
нмдг — неоподатковуваний мінімум доходів громадян (установлений у розмірі 17,00 грн.).
