Темы статей
Выбрать темы

К отпускнику пришел Айболит: продлеваем/переносим отпуск

Татьяна ГУЛЬ, эксперт по вопросам оплаты труда (e-mail: t.gul@id.factor.ua)
К сожалению, заболеть во время отпуска может каждый. Однако печалиться о днях, потраченных на выздоровление, а не на прогулки по морскому берегу, не стоит. Действующее законодательство гарантирует работникам продление отпуска или перенос его на другое время в случае временной нетрудоспособности. Как грамотно оформить документы для продления или переноса отдыха, придется ли заново пересчитывать сумму отпускных, что отразить в отчетности? О том, как поступить бухгалтеру в такой ситуации, расскажем в данной статье.

Прежде чем рассмотреть, какие действия должен предпринять бухгалтер в случае, если работник заболел в отпуске, спешим успокоить самого работника: в некоторых случаях дни законного отдыха не пропадут. Действующим законодательством Украины предусмотрена норма о продлении или переносе отпуска. Так, согласно ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке. Данное правило распространяется также на дополнительные отпуска работникам, имеющим детей, предоставляемые на основании ст. 19 Закона об отпусках.

Кроме того, ст. 78 КЗоТ предусматривает, что дни временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке, не включают в ежегодные отпуска. И это логично: отпуск предоставляют работнику для отдыха, а отнести болезнь к одному из видов отдыха нельзя.

Однако не во всех случаях временной нетрудоспособности в отпуске, его (отпуск) продлевают или переносят на другой срок. Кому продлевают (переносят) отпуск и в каких случаях, читайте далее.

Когда отпуск можно продлить (перенести)

Отпуск переносят или продлевают не во всех случаях. Здесь все зависит от вида отпуска и причины нетрудоспособности. Рассмотрим разные ситуации.

Ежегодный отпуск → болезнь работника. Это стандартная ситуация, и проблем она не вызывает. При болезни самого работника ежегодный отпуск продлевают или переносят на другой срок на основании ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках.

Ежегодный отпуск → больничный по уходу. К сожалению, на такую ситуацию «наложено вето». Если, например, в ежегодном отпуске у работника заболел ребенок и ему пришлось за ним ухаживать, то такой отпуск не переносят и не продлевают. Объясняется это тем, что в трудовом законодательстве речь идет о болезни в период отпуска именно работника. Да и больничный лист (ЛН) по уходу в период отпуска работнику не выдадут ( пп. 3.11 и 3.15 Инструкции № 455). Поэтому документально подтвердить этот факт не получится. И даже если ЛН по уходу был ошибочно выдан, дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на период отпуска, оплате не подлежат ( ч. 6 ст. 22 Закона № 1105).

Делаем неутешительный вывод: больничный по уходу за дни болезни, приходящиеся на период отпуска, оплате не подлежит, а отпуск не продлевают и не переносят.

Социальный отпуск «на детей» → временная нетрудоспособность. В случае болезни работника в период дополнительного социального отпуска работникам, имеющим детей, неиспользованную часть отпуска продлевают или переносят на другой период ( ч. 7 ст. 20 Закона об отпусках). Если на период такого отпуска пришлась временная нетрудоспособность «по уходу», то его (отпуск) не продлевают и не переносят. То есть правила переноса и продления ежегодного отпуска из-за болезни распространяются и на социальный отпуск «на детей».

Учебный, творческий отпуск, отпуск без сохранения зарплаты → временная нетрудоспособность. Правила переноса или продления отпуска в случае «наложения» дней болезни на дни отпуска действуют только в отношении ежегодных отпусков и дополнительных социальных отпусков работникам, имеющим детей. Если болезнь работника пришлась на учебный, творческий отпуск, отпуск без сохранения зарплаты, чернобыльский отпуск и пр., то такие отпуска не продлевают и не переносят на другой период (см. письмо Минтруда от 17.11.2006 г. № 415/13/116-06).

Обратите внимание! Ежегодный отпуск продлевают или переносят на другой срок не только из-за болезни работника. Такая возможность предусмотрена также, если ежегодный отпуск совпал с выполнением работником в этот период государственных или общественных обязанностей, при котором он освобождается от работы с сохранением заработка; с отпуском в связи с беременностью и родами; с учебным отпуском. Кроме этого, по требованию работника отпуск может быть перенесен на другой срок, если работодатель в двухнедельный срок не предупредил о дате начала отпуска, а также выплатил отпускные позже установленного срока их выплаты ( ст. 11 Закона об отпусках).

Оформляем документы

Если ваш работник заболел в отпуске и имеет право на продление (перенос) отпуска, то первое, что необходимо сделать, — грамотно оформить документы.

Сразу отметим, что любой отпуск независимо от его вида (ежегодный отпуск, дополнительный социальный отпуск работникам, имеющим детей, и пр.) предоставляют на основании приказа руководителя предприятия, учреждения, организации. Этот документ является первичным документом для начисления и выплаты отпускных. В случае первоначального предоставления отпуска вопросов с его документальным оформлением не возникает. А как быть, если отпуск продлевают или переносят на другой срок из-за временной нетрудоспособности, наступившей во время отпуска? Какие документы потребуются при этом?

Прежде всего, временная нетрудоспособность работника должна быть подтверждена ЛН ( п. 1.1 Инструкции № 455). При этом сам ЛН должен отвечать утвержденной форме и быть заполненным согласно требованиям Инструкции № 532.

В некоторых случаях альтернативой ЛН для продления (переноса отпуска) может быть справка произвольной формы, заверенная подписью главного врача и печатью лечебно-профилактического заведения (тогда справка приравнивается к ЛН). Например, когда работник во время отпуска проходил обследование по установлению причинной связи заболевания с условиями труда ( п. 2.17 Инструкции № 455, письма Минздрава от 26.05.2007 г. № 3.51-4/4272-Д/3-6759 и Минтруда от 20.08.2010 г. № 233/18/99-10). Также продляется/переносится отпуск при предоставлении справки, выдаваемой в ситуациях, предусмотренных пп. 2.18 и 2.19 Инструкции № 455.

Но является ли документ медзаведения единственным документом для продления/переноса или необходим соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения?

Согласно разъяснениям Минсоцполитики, предоставленным в письме от 31.01.2012 г. № 30/13/133-12, в случае продления или переноса отпуска в связи с пребыванием работника на больничном неиспользованная часть ежегодного отпуска после болезни предоставляется в сроки, которые устанавливаются по согласованию между работником и работодателем. То есть работник не может сам решать «продленно-переносные» вопросы. Даже при продлении отпуска в связи с пребыванием на больничном

неиспользованная часть отпуска при окончании указанных обстоятельств не используется работником самостоятельно — она должна быть предоставлена.

Потому продление (перенос) отпуска оформляют новым приказом (распоряжением). Основанием будет ЛН и заявление работника. Текст приказа может быть таким: «ПРОДЛИТЬ КИПТЕВОЙ Елене Николаевне, менеджеру отдела сбыта, ежегодный основной отпуск за рабочий год с 01.09.2015 г. по 31.08.2016 г. на 5 календарных дней, не использованных в связи с временной нетрудоспособностью, с 08.08.2016 г.».

Рассчитываем дни продленного отпуска

Поскольку отпуск предоставляют в календарных днях, то и продлевают или переносят его тоже на календарные дни, не использованные в связи с болезнью работника. Ваш ориентир в данном случае — ЛН.

Важно! Отпуск продлевают (переносят) на количество календарных дней болезни, приходящихся на период отпуска.

Если период временной нетрудоспособности работника продолжался, например, с 1 по 10 августа 2016 года (10 календарных дней), то отпуск, на который пришлись дни болезни, следует продлить или перенести на календарные дни болезни, приходящиеся на период отпуска, т. е. на 10 календарных дней.

Внимание! Если на период болезни в отпуске приходится праздничный или нерабочий день (в 2016 году таких дней 10), то отпуск на этот день не продлевается.

Например, работнику предоставили отпуск с 17 августа 2016 года на 14 календарных дней. На работу он должен был выйти 1 сентября 2016 года (на отпуск приходится праздничный день — 24 августа — День Независимости Украины). Однако работник предоставил ЛН с 22.08.2016 г. по 26.08.2016 г. (болел 5 календарных дней). В таком случае отпуск продлевается фактически на 4 календарных дня, и последним днем отпуска будет 4 сентября 2016 года (воскресенье). Отпуск не продлевается на 1 день, поскольку День Независимости приходится на болезнь работника. На работу работник должен выйти 5 сентября 2016 года (понедельник). В итоге получаем оплаченных 19 календарных дней (14 дней отпуска + 5 дней больничного).

Оплачиваем дни продленного отпуска

Отпуск продлевают (переносят) на основании соответствующего приказа. Это мы уже с вами выяснили. Начисляют и выплачивают «продленно-переносные» отпускные также на основании этого приказа.

Но и тут не все так просто, как кажется на первый взгляд. Вопросы, касающиеся перерасчета отпускных в случае болезни работника, рассматривались в консультации специалиста Минсоцполитики (см. «ОТ», 2012, № 11, с. 17). Напомним, что исчисление средней заработной платы для определения суммы отпускных производится согласно Порядку № 100. Вобщем случае среднюю зарплату для оплаты периода пребывания работника в отпуске рассчитывают исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.

А вот оплата продленных дней отпуска зависит от месяца его первоначального предоставления и даты начала продленного отпуска. Здесь возможны две ситуации.

Ситуация 1. День начала продленного отпуска приходится на тот же месяц (его первоначального предоставления). В этом случае отпускные, выплаченные до начала отпуска, не пересчитывают. Работнику выплачивают сумму больничных за период временной нетрудоспособности.

Ситуация 2. Дата начала продленного отпуска приходится на следующий месяц после его первоначального предоставления. Здесь придется рассчитать новую среднюю зарплату согласно Порядку № 100. При этом надо:

— сторнировать сумму отпускных, приходящихся на дни пребывания работника на больничном;

— начислить сумму больничных;

— начислить сумму отпускных за календарные дни продленного отпуска исходя из новой средней зарплаты.

Для более понятного и наглядного объяснения рассмотрим условные числовые примеры.

Начало первоначального и продленного отпусков приходится на один месяц

Пример 1. Работница была в социальном отпуске «на детей» продолжительностью 10 календарных дней с 1 по 10 августа 2016 года (отпускные начислены и выплачены в июле 2016 года). С 8 по 11 августа она болела, и отпуск ей был продлен на 3 календарных дня с 12 по 14 августа 2016 года.

Социальный отпуск «на детей» продлевают на 3 календарных дня (количество дней болезни работницы, приходящихся на период отпуска — 8, 9 и 10 августа). Причем новую среднюю зарплату для оплаты продленного отпуска не рассчитывают. В этом нет необходимости, ведь расчетный период как при первоначальном предоставлении отпуска, так и при его продлении будет одинаковым (август-2015 — июль-2016). А это значит, и средняя зарплата будет одна и та же.

Как правило, бюджетники отпускные за весь переходящий период отпуска начисляют в месяце ухода в отпуск. Однако в отдельных случаях (как, например, в приведенном примере) отпускные начислены заранее, а именно, в месяце, в котором они выплачены (в июле). Это связано с тем, что отпускные должны быть выплачены не позднее 3 дней до начала отпуска. А сам отпуск, например, приходится на первые числа месяца.

В приведенном примере сумма отпускных за 10 календарных дней социального отпуска «на детей» (с 1 по 10 августа 2016 года) была начислена и выплачена в июле 2016 года, а также отражена в отчетности по ЕСВ за этот отчетный месяц (июль). В таблице 6 Отчете по форме № Д4 за июль августовские отпускные были отражены отдельной строкой с кодом типа начислений «10».

Как мы уже указали, продленный отпуск также пришелся на август. И поэтому сумму отпускных пересчитывать не нужно. Значит, данные Отчета по форме № Д4 за июль в текущей отчетности не корректируются. В августе 2016 года такой работнице надо начислить зарплату за отработанные дни и больничные с 8 по 11 августа, которые будут отражены в ЕСВ-отчете за август 2016 года. Именно сумму зарплаты и больничных нужно отразить в Отчете по форме № Д4 за август.

Начало первоначального и продленного отпусков приходится на разные месяцы

Пример 2. Работница бюджетного учреждения была в ежегодном отпуске продолжительностью 14 календарных дней с 25.07.2016 г. по 07.08.2016 г. Сумма отпускных составила 2800 грн., а именно за 7 календарных дней июля — 1400 грн., и за 7 календарных дней августа — 1400 грн. Отпускные были начислены и выплачены ей в июле 2016 года. С 1 по 5 августа эта работница болела, о чем свидетельствует выданный в установленном порядке ЛН. В связи с этим она написала заявление о продлении ежегодного отпуска с 08.08.2016 г. на дни болезни.

Дополнительные данные: зарплата за период июль 2015 года — июнь 2016 года (откорректированная на коэффициент повышения должностных окладов) — 71198,48 грн. (в том числе за июль 2015 года — 6258,60 грн.), зарплата за 16 отработанных дней июля 2016 года — 4521,90 грн., сумма начисленных больничных с 1 по 5 августа — 886,10 грн.

Определяем сумму начислений. Ежегодный основной отпуск продлевают на 5 календарных дней (количество дней болезни, приходящихся на период отпуска). Дата начала продленного отпуска пришлась на следующий месяц после его первоначального предоставления. Это значит, что надо рассчитать новую среднюю зарплату для продленного отпуска. А что же дальше?

А дальше следует рассчитать сумму:

— отпускных, начисленных за период, приходящийся на болезнь работника;

— больничных;

— отпускных за календарные дни продленного отпуска исходя из новой средней зарплаты.

В приведенном примере действуем так.

1. Начисляем больничные на основании ЛН. Сумма начисленных больничных составила 886,10 грн.

2. Рассчитаем сумму отпускных, которые были начислены за тот период, на который припала болезнь. Среднедневная зарплата, по которой оплачивались дни отпуска, — 200 грн. (2800 грн. : 14 к. дн.), количество календарных дней отпуска, на которые пришлась болезнь, — 5. Сумма отпускных за август, на который пришелся период болезни, составит 1000 грн. (200 грн. х 5 к. дн.).

3. Исчисляем новую среднюю зарплату для оплаты продленного отпуска. В расчетном периоде (август 2015 года — июль 2016 года) зарплата, участвующая в расчете «средней» составит:

71198,48 - 6258,60 + 4521,90 + 1400 = 70861,78 (грн.),

где 71198,48 грн. — сумма заработной платы за период июль 2015 года — июнь 2016 года (откорректированная на коэффициент повышения должностных окладов);

6258,60 грн. — сумма зарплаты за июль 2015 года (откорректированная на коэффициент повышения должностных окладов);

4521,90 грн. — заработная плата за 16 отработанных дней июля 2016 года;

1400 грн. — сумма отпускных за период с 25 по 31 июля 2016 года.

Новая среднедневная зарплата составит:

70861,78 грн. : 356 к. дн. = 199,05 грн.,

где 356 — количество календарных дней за исключением праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ за расчетный период август 2015 года — июль 2016 года, принимающих участие в расчете*.

* Количество календарных дней, участвующих в расчете среднедневной зарплаты для оплаты периода отпуска (компенсации за неиспользованный отпуск), предоставленного (выплаченной) в месяцах 2016 года, можете найти в «ОТ», 2016, № 13, с. 30 — 31.

Таким образом, сумма отпускных по продленному отпуску составит:

199,05 грн. х 5 к. дн. = 995,25 грн.,

где 199,05 — среднедневная заработная плата продленного отпуска;

5 — количество календарных дней, на которое продлевают отпуск в связи с временной нетрудоспособностью.

4. Определяем сумму, на которую нужно откорректировать уже начисленную сумму отпускных, приходящихся на август 2016 года.

1000,00 - 995,25 = 4,75 (грн.).

На эту сумму нужно уменьшить уже начисленную сумму отпускных за август 2016 года.

Отражаем в бухучете. Как будут отражены в бухгалтерском учете проведенные в августе корректировки, покажем в таблице:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

Сумма, грн.

КЭКР

дебет

кредит

1

Начислена заработная плата за август 2016 года

801 (802)

661

3237,27

2111

2

Отсторнирована сумма отпускных за август 2016 года методом «красное сторно» (4,75)

801 (802)

661

4,75

2111

3

Начислены больничные за август 2016 года (оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет работодателя)

801 (802)

661

886,10

2111

4

Начислен ЕСВ на общую сумму фонда оплаты труда ((3237,27 + 886,10 - 4,75) х 22 %)

801 (802)

651

906,10

2120

5

Удержан НДФЛ с заработной платы, отпускных и больничных за счет средств работодателя*((3237,27 - 4,75 + 886,10) х 18 %)* Подробнее о заполнении ЕСВ-отчета по новой форме читайте в «ОТ», 2016, № 13, с. 20.

* Подробнее о заполнении ЕСВ-отчета по новой форме читайте в «ОТ», 2016, № 13, с. 20.

661

641/НДФЛ

741,35

2111

6

Удержан ВС с заработной платы, отпускных и больничных за счет средств работодателя ((3237,27 - 4,75 + 886,10) х 1,5 %)

661

641/военный сбор

61,78

2111

7

Перечислен начисленный и удержанный ЕСВ с заработной платы, отпускных и больничных за счет средств работодателя

651

321

906,10

2120

8

Перечислен НДФЛ, удержанный с заработной платы, отпускных и больничных за счет средств работодателя

641/НДФЛ

321

741,35

2111

9

Перечислен ВС, удержанный с заработной платы, отпускных и больничных за счет средств работодателя

641/военный сбор

321

61,78

2111

10

Получены денежные средства в кассу для выплаты зарплаты

301

321

3315,49

2111

11

Выплачена заработная плата

(3237,27 - 4,75 + 886,10 - 741,35 - 61,78)

661

301

3315,49

2111

* НСЛ не применяется.

Заполняем ЕСВ-отчет. Начисленные суммы заработной платы, сумму корректировки отпускных, которая проведена из-за продления отпуска в связи с болезнью работника, а также сумму начисленного больничного необходимо отразить в Отчете по форме № Д4.

Напомним, что начиная с отчетности за июнь 2016 года ЕСВ-отчет подают по новой форме*.

* Подробнее о заполнении ЕСВ-отчета по новой форме читайте в «ОТ», 2016, № 13, с. 20.

Как и в каких строках таблиц 1 и 6 Отчета по форме № Д4 необходимо отразить начисленные и откорректированные суммы, расскажем далее.

img 1

Рис. 1. Фрагмент таблицы 1 Отчета по форме № Д4 за август 2016 года

img 2

Рис. 2. Фрагмент таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за август 2016 года

Таблица 1. Зарплату, начисленную за отработанные дни текущего отчетного месяца, больничные, начисленные в текущем месяце, отпускные отражают общей суммой в строках 1 и 2. При этом сумма корректировки отпускных уменьшит общий фонд оплаты труда за отчетный месяц (строки 1, 1.1, 2, 2.1).

Сумму начисленного ЕСВ на общий фонд оплаты труда (зарплата + сумма корректировки отпускных + больничные) отражают в строках 3 и 3.1.

Таблица 6. При заполнении указанной таблицы следует руководствоваться общими правилами ее заполнения. Так, суммы заработной платы, отпускных и больничных отражаются отдельными строками.

При этом помните, что при заполнении таблицы 6 ЕСВ-отчета допускается внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) только (п. 9 разд. 4 Порядка № 435):

— при отражении сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью, и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах;

— при отражении сторнированных сумм отпускных, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах.

Сумму больничных отражаем с кодом категории застрахованного лица «29» (графа 9), в графе 11 указываем месяц и год, за который начислены больничные («08.2016»), а в графе 13 — количество календарных дней временной нетрудоспособности («5»). В графах 17 и 18 отражайте сумму начисленных больничных (886,10 грн.), в графе 21 — ЕСВ, начисленный на сумму больничных (886,10 грн. х 22 % = 194,94 грн.).

В приведенном примере в отдельной строке нужно показать сумму корректировки отпускных по продленному отпуску.

При этом в графе 9 указывают код категории застрахованного лица «01», в графе 10 «код типу нарахувань» — «10», в графе 11 — месяц и год, за который проведена корректировка («08.2016»), в графах 17 и 18 — сумму откорректированных отпускных со знаком «минус» (-4,75), в графе 21 — сумму начисленного ЕСВ на общую сумму отпускные также со знаком «минус»(-1,04).

Приведем фрагменты заполнения таблиц 1 и 6 ЕСВ-отчета за август 2016 года применительно к нашему примеру (см. рис. 1 и 2).

Использованные документы и сокращения

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон об отпускахЗакон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Закон № 1105Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.

Порядок № 100Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Инструкция № 455 — Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.

Порядок № 435 — Порядок формирования и подачи страхователями Отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

Инструкция № 532 — Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная совместным приказом Минздрава, Минсоцполитики, ФСС по ВПТ, ФНС от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406.

ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

НСЛ — налоговая социальная льгота.

ЛН — листок нетрудоспособности.

Теги отпуска
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше