Перш ніж розглянути, які дії повинен зробити бухгалтер в разі, якщо працівник захворів у відпустці, поспішаємо заспокоїти самого працівника: у деяких випадках дні законного відпочинку не пропадуть. Чинним законодавством України передбачено норму про продовження або перенесення відпустки. Так, згідно зі ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або продовжена в разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку. Це правило поширюється також на додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, що надаються на підставі ст. 19 Закону про відпустки.
Крім того, ст. 78 КЗпП передбачає, що дні тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку, не включають до щорічних відпусток. І це логічно: відпустку надають працівнику для відпочинку, а віднести хворобу до одного з видів відпочинку не можна.
Проте не в усіх випадках тимчасової непрацездатності у відпустці, її (відпустку) продовжують або переносять на інший строк. Кому продовжують (переносять) відпустку і в яких випадках, читайте далі.
Коли відпустку можна продовжити (перенести)
Відпустку переносять або продовжують не в усіх випадках. Тут усе залежить від виду відпустки і причини непрацездатності. Розглянемо різні ситуації.
Щорічна відпустка → хвороба працівника. Це стандартна ситуація, і проблем вона не викликає. При хворобі самого працівника щорічну відпустку продовжують або переносять на інший строк на підставі ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки.
Щорічна відпустка → лікарняний по догляду. На жаль, на таку ситуацію «накладено вето». Якщо, наприклад, у щорічній відпустці у працівника захворіла дитина і їй довелося за нею доглядати, то таку відпустку не переносять і не продовжують. Пояснюється це тим, що у трудовому законодавстві йдеться про хворобу в період відпустки саме працівника. Та й лікарняний лист (ЛН) по догляду в період відпустки працівнику не видадуть (пп. 3.11 і 3.15 Інструкції № 455). Тому документально підтвердити цей факт не вийде. І навіть якщо ЛН по догляду був помилково виданий, дні тимчасової непрацездатності, що припадають на період відпустки, оплаті не підлягають (ч. 6 ст. 22 Закону № 1105).
Робимо невтішний висновок: лікарняний по догляду за дні хвороби, що припадають на період відпустки, оплаті не підлягає, а відпустку не продовжують і не переносять.
Соціальна відпустка «на дітей» → тимчасова непрацездатність. У разі хвороби працівника в період додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей, невикористану частину відпустки продовжують або переносять на інший період (ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки). Якщо на період такої відпустки припала тимчасова непрацездатність «по догляду», то її (відпустку) не продовжують і не переносять. Тобто правила перенесення і продовження щорічної відпустки через хворобу поширюються й на соціальну відпустку «на дітей».
Навчальна, творча відпустка, відпустка без збереження зарплати → тимчасова непрацездатність. Правила перенесення або продовження відпустки в разі «накладення» днів хвороби на дні відпустки діють тільки щодо щорічних відпусток і додаткових соціальних відпусток працівникам, які мають дітей. Якщо хвороба працівника припала на навчальну, творчу відпустку, відпустку без збереження зарплати, чорнобильську відпустку тощо, то такі відпустки не продовжують і не переносять на інший період (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. № 415/13/116-06).
Зверніть увагу! Щорічну відпустку продовжують або переносять на інший строк не тільки через хворобу працівника. Таку можливість передбачено також, якщо щорічна відпустка збіглася з виконанням працівником у цей період державних або громадських обов’язків, під час якого він звільняється від роботи зі збереженням заробітку; з відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами; з навчальною відпусткою. Крім цього, на вимогу працівника відпустка може бути перенесена на інший строк, якщо роботодавець у двотижневий строк не попередив про дату початку відпустки, а також виплатив відпускні пізніше встановленого строку їх виплати (ст. 11 Закону про відпустки).
Оформляємо документи
Якщо ваш працівник захворів у відпустці і має право на продовження (перенесення) відпустки, то перше, що необхідно зробити, — грамотно оформити документи.
Одразу зазначимо, що будь-яку відпустку незалежно від її виду (щорічна відпустка, додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей, тощо) надають на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації. Цей документ є первинним документом для нарахування та виплати відпускних. У разі початкового надання відпустки питань з її документальним оформленням не виникає. А як бути, якщо відпустку продовжують або переносять на інший строк через тимчасову непрацездатності, що настала під час відпустки? Які документи знадобляться при цьому?
Перш за все тимчасова непрацездатність працівника має бути підтверджена ЛН (п. 1.1 Інструкції № 455). При цьому сам ЛН повинен відповідати затвердженій формі і бути заповненим згідно з вимогами Інструкції № 532.
У деяких випадках альтернативою ЛН для продовження (перенесення відпустки) може бути довідка довільної форми, засвідчена підписом головного лікаря і печаткою лікувально-профілактичного закладу (тоді довідка прирівнюється до ЛН). Наприклад, коли працівник під час відпустки проходив обстеження з установлення причинного зв’язку захворювання з умовами праці (п. 2.17 Інструкції № 455, листи МОЗ від 26.05.2007 р. № 3.51-4/4272-Д/3-6759 та Мінпраці від 20.08.2010 р. № 233/18/99-10). Також продовжується/переноситься відпустка при наданні довідки, що видається в ситуаціях, передбачених пп. 2.18, 2.19 Інструкції № 455.
Але чи є документ медзакладу єдиним документом для продовження/перенесення або ж необхідний відповідний наказ (розпорядження) керівника установи?
Згідно з роз’ясненнями Мінсоцполітики, наданими в листі від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12, у разі продовження або перенесення відпустки у зв’язку з перебуванням працівника на лікарняному невикористана частина щорічної відпустки після хвороби надається у строки, що встановлюються за погодженням між працівником і роботодавцем. Тобто працівник не може сам вирішувати «продовжено-переносні» питання. Навіть при продовженні відпустки у зв’язку з перебуванням на лікарняному
невикористана частина відпустки при закінченні зазначених обставин не використовується працівником самостійно, вона має бути надана.
Тому продовження (перенесення) відпустки оформляють новим наказом (розпорядженням). Підставою будуть ЛН та заява працівника. Текст наказу може бути таким: «ПРОДОВЖИТИ КИПТЕВІЙ Олені Миколаївні, менеджеру відділу збуту, щорічну основну відпустку за робочий рік з 01.09.2015 р. по 31.08.2016 р. на 5 календарних днів, не використаних у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, з 08.08.2016 р.».
Розраховуємо дні продовженої відпустки
Оскільки відпустку надають у календарних днях, то і продовжують або переносять її теж на календарні дні, не використані у зв’язку з хворобою працівника. Ваш орієнтир у цьому випадку — ЛН.
Важливо! Відпустку продовжують (переносять) на кількість календарних днів хвороби, що припадають на період відпустки.
Якщо період тимчасової непрацездатності працівника продовжувався, наприклад з 1 по 10 серпня 2016 року (10 календарних днів), то відпустку, на яку припали дні хвороби, слід продовжити або перенести на календарні дні хвороби, що припадають на період відпустки, тобто на 10 календарних днів.
Увага! Якщо на період хвороби у відпустці припадає святковий або неробочий день (у 2016 році таких днів 10), то відпустка на цей день не продовжується.
Наприклад, працівнику надали відпустку з 17 серпня 2016 року на 14 календарних днів. На роботу він повинен був вийти 1 вересня 2016 року (на відпустку припадає святковий день — 24 серпня — День Незалежності України). Однак працівник надав лікарняний лист з 22.08.2016 р. по 26.08.2016 р. (хворів 5 календарних днів). У такому разі відпустка продовжується фактично на 4 календарні дні, і останнім днем відпустки буде 4 вересня 2016 року (неділя). Відпустка не продовжується на 1 день, оскільки День Незалежності припадає на хворобу працівника. На роботу працівник повинен вийти 5 вересня 2016 року (понеділок). У результаті отримуємо оплачених 19 календарних днів (14 днів відпустки +5 днів лікарняного).
Оплачуємо дні продовженої відпустки
Відпустку продовжують (переносять) на підставі відповідного наказу. Це ми вже з вами з’ясували. Нараховують і виплачують «продовжено-переносні» відпускні також на підставі цього наказу.
Але й тут не все просто, як здається на перший погляд. Питання щодо перерахунку відпускних у разі хвороби працівника розглядалися в консультації фахівця Мінсоцполітики (див. «ОП», 2012, № 11, с. 17).
Нагадаємо, що обчислення середньої заробітної плати для визначення суми відпускних здійснюється згідно з Порядком № 100. У загальному випадку середню зарплату для оплати періоду перебування працівника у відпустці розраховують виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
А ось оплата продовжених днів відпустки залежить від місяця її початкового надання і дати початку продовженої відпустки. Тут можливі дві ситуації.
Ситуація 1. День початку продовженої відпустки припадає на той самий місяць (її початкового надання). У цьому випадку відпускні, виплачені до початку відпустки, не перераховують. Працівнику виплачують суму лікарняних за період тимчасової непрацездатності.
Ситуація 2. Дата початку продовженої відпустки припадає на наступний місяць після її початкового надання. Тут доведеться розрахувати нову середню зарплату згідно з Порядком № 100. При цьому треба:
— сторнувати суму відпускних, що припадають на дні перебування працівника на лікарняному;
— нарахувати суму лікарняних;
— нарахувати суму відпускних за календарні дні продовженої відпустки виходячи з нової середньої зарплати.
Для зрозумілішого і більш наочного пояснення розглянемо умовні числові приклади.
Початок початкової і продовженої відпустки припадають на один місяць
Приклад 1. Працівниця перебувала в соціальній відпустці «на дітей» тривалістю 10 календарних днів з 1 по 10 серпня 2016 року (відпускні нараховано та виплачено в липні 2016 року). З 8 по 11 серпня вона хворіла, і відпустку було продовжено на 3 календарні дні з 12 по 14 серпня 2016 року.
Соціальну відпустку «на дітей» продовжують на 3 календарні дні (кількість днів хвороби працівниці, що припадають на період відпустки, — 8, 9 і 10 серпня). Причому нову середню зарплату для оплати продовженої відпустки не розраховують. У цьому немає необхідності, адже розрахунковий період, як при початковому наданні відпустки, так і при її продовженні, буде однаковим (серпень 2015 — липень 2016 року). А це означає, і середня зарплата буде одна й та сама.
Як правило, бюджетники відпускні за весь перехідний період відпустки нараховують у місяці виходу у відпустку. Проте в окремих випадках (як у наведеному прикладі) відпускні нараховані заздалегідь, а саме в місяці, в якому вони виплачені (у липні). Це пов’язано з тим, що відпускні мають бути виплачені не пізніше 3 днів до початку відпустки. А сама відпустка, наприклад, припадає на перші числа місяця.
У наведеному прикладі сума відпускних за 10 календарних днів соціальної відпустки «на дітей» (з 1 по 10 серпня 2016 року) була нарахована і виплачена в липні 2016 року, а також відображена у звітності з ЄСВ за цей звітний місяць (липень). У таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за липень серпневі відпускні були відображені окремим рядком з кодом типу нарахувань «10».
Як ми вже зазначили, продовжена відпустка також припала на серпень. І тому суму відпускних перераховувати не потрібно. Отже, дані Звіту за формою № Д4 за липень у поточній звітності не коригуються. У серпні 2016 року такій працівниці треба нарахувати зарплату за відпрацьовані дні та лікарняні з 8 по 11 серпня, що будуть відображені в ЄСВ-звіті за серпень 2016 року. Саме суму зарплати і лікарняних потрібно відобразити у Звіті за формою № Д4 за серпень.
Початок початкової та продовженої відпустки припадає на різні місяці
Приклад 2. Працівниця бюджетної установи перебувала у щорічній відпустці тривалістю 14 календарних днів з 25.07.2016 р. по 07.08.2016 р. Сума відпускних становила 2800 грн., а саме за 7 календарних днів липня — 1400 грн. і за 7 календарних днів серпня — 1400 грн. Відпускні були нараховані та виплачені їй у липні 2016 року. З 1 по 5 серпня ця працівниця хворіла, про що свідчить виданий в установленому порядку ЛН. У зв’язку з цим вона написала заяву про продовження щорічної відпустки з 08.08.2016 р. на дні хвороби.
Додаткові дані: зарплата за період липень 2015 року — червень 2016 року (відкоригована на коефіцієнт підвищення посадових окладів) — 71198,48 грн. (у тому числі за липень 2015 року — 6258,60 грн.), зарплата за 16 відпрацьованих днів липня 2016 року — 4521,90 грн., сума нарахованих лікарняних з 1 по 5 серпня — 886,10 грн.
Визначаємо суму нарахувань. Щорічну основну відпустку продовжують на 5 календарних днів (кількість днів хвороби, що припадають на період відпустки). Дата початку продовженої відпустки припала на наступний місяць після її початкового надання. Це означає: треба розрахувати нову середню зарплату для продовженої відпустки. А що ж далі?
А далі слід розрахувати:
— суму відпускних, нарахованих за період хвороби працівника;
— суму лікарняних;
— суму відпускних за календарні дні продовженої відпустки виходячи з нової середньої зарплати.
У наведеному прикладі діємо так.
1. Нараховуємо лікарняні на підставі ЛН. Сума нарахованих лікарняних становила 886,10 грн.
2. Розрахуємо суму відпускних, що були нараховані за той період, на який припала хвороба. Середньоденна зарплата, за якою оплачувалися дні відпустки, — 200 грн. (2800 грн. : 14 к. дн.), кількість календарних днів відпустки, на які припала хвороба, — 5. Сума відпускних за серпень, на який припав період хвороби, становитиме 1000 грн. (200 грн. х 5 к. дн.).
3. Обчислюємо нову середню зарплату для оплати продовженої відпустки. У розрахунковому періоді (серпень 2015 року — липень 2016 року) зарплата, що бере участь у розрахунку «середньої», становитиме:
71198,48 - 6258,60 + 4521,90 + 1400 = 70861,78 (грн.),
де 71198,48 грн. — сума заробітної плати за період липень 2015 року — червень 2016 року (відкоригована на коефіцієнт підвищення посадових окладів);
6258,60 грн. — сума зарплати за липень 2015 року (відкоригована на коефіцієнт підвищення посадових окладів);
4521,90 грн. — заробітна плата за 16 відпрацьованих днів липня 2016 року;
1400 грн. — сума відпускних за період з 25 по 31 липня 2016 року.
Нова середньоденна зарплата становитиме:
70861,78 грн. : 356 к. дн. = 199,05 грн.,
де 356 — кількість календарних днів за винятком святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП за розрахунковий період серпень 2015 року — липень 2016 року, що беруть участь у розрахунку*.
* Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати для оплати періоду відпустки (компенсації за невикористану відпустку), наданої (виплаченої) у місяцях 2016 року, можете знайти в «ОП», 2016, № 13, с. 30-31.
Таким чином, сума відпускних за продовженою відпусткою становитиме:
199,05 грн. х 5 к. дн. = 995,25 грн.,
де 199,05 грн. — середньоденна заробітна плата продовженої відпустки;
5 — кількість календарних днів, на яку продовжують відпустку у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
4. Визначаємо суму, на яку потрібно відкоригувати вже нараховану суму відпускних, що припадають на серпень 2016 року:
1000,00 - 995,25 = 4,75 грн.
На цю суму потрібно зменшити вже нараховану суму відпускних за серпень 2016 року.
Відображаємо в бухобліку. Як будуть відображені в бухгалтерському обліку проведені в серпні коригування, покажемо в таблиці на с. 21.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | КЕКВ | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Нараховано заробітну плату за серпень 2016 року | 801 (802) | 661 | 3237,27 | 2111 |
| 2 | Відсторновано суму відпускних за серпень 2016 року методом «червоне сторно» (4,75) | 801 (802) | 661 | 4,75 | 2111 |
| 3 | Нараховано лікарняні за серпень 2016 року (оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця) | 801 (802) | 661 | 886,10 | 2111 |
| 4 | Нараховано ЄСВ на загальну суму фонду оплати праці ((3237,27 + 886,10 - 4,75) х 22 %) | 801 (802) | 651 | 906,10 | 2120 |
| 5 | Утримано ПДФО із заробітної плати, відпускних і лікарняних за рахунок коштів роботодавця* ((3237,27 - 4,75 + 886,10) х 18 %) * Детальніше про заповнення ЄСВ-звіту за новою формою читайте в «ОП», 2016, № 13, с. 20. | 661 | 641/ПДФО | 741,35 | 2111 |
| 6 | Утримано ВЗ із заробітної плати, відпускних і лікарняних за рахунок коштів роботодавця((3237,27 - 4,75 + 886,10) х 1,5 %) | 661 | 641/військовий збір | 61,78 | 2111 |
| 7 | Перераховано нарахований та утриманий ЄСВ із заробітної плати, відпускних і лікарняних за рахунок коштів роботодавця | 651 | 321 | 906,10 | 2120 |
| 8 | Перераховано ПДФО, утриманий із заробітної плати, відпускних і лікарняних за рахунок коштів роботодавця | 641/ПДФО | 321 | 741,35 | 2111 |
| 9 | Перераховано ВЗ, утриманий із заробітної плати, відпускних і лікарняних за рахунок коштів роботодавця | 641/військовий збір | 321 | 61,78 | 2111 |
| 10 | Отримано грошові кошти до каси для виплати зарплати | 301 | 321 | 3315,49 | 2111 |
| 11 | Виплачено заробітну плату (3237,27 - 4,75 + 886,10 - 741,35 - 61,78) | 661 | 301 | 3315,49 | 2111 |
| * ПСП не застосовується. | |||||
Заповнюємо ЄСВ-звіт. Нараховані суми заробітної плати, суму коригування відпускних, що проведене через продовження відпустки у зв’язку з хворобою працівника, а також суму нарахованого лікарняного необхідно відобразити у Звіті за формою № Д4.
Нагадаємо, що починаючи зі звітності за червень 2016 року, ЄСВ-звіт подають за новою формою*.
* Детальніше про заповнення ЄСВ-звіту за новою формою читайте в «ОП», 2016, № 13, с. 20.
Як і в яких рядках таблиць 1 і 6 Звіту за формою № Д4 необхідно відобразити нараховані та відкориговані суми, розповімо далі.
Рис. 1. Фрагмент таблиці 1 Звіту за формою № Д4 за серпень 2016 року
Рис. 2. Фрагмент таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2016 року
Таблиця 1. Зарплату, нараховану за відпрацьовані дні поточного звітного місяця, лікарняні, нараховані в поточному місяці, відпускні відображають загальною сумою в рядках 1 і 2. При цьому сума коригування відпускних зменшить загальний фонд оплати праці за звітний місяць (рядки 1, 1.1, 2, 2.1).
Суму нарахованого ЄСВ на загальний фонд оплати праці (зарплата + сума коригування відпускних + лікарняні) відображають у рядках 3 і 3.1.
Таблиця 6. При заповненні зазначеної таблиці слід керуватися загальними правилами її заповнення. Так, суми заробітної плати, відпускних, лікарняних відображаються окремими рядками.
При цьому пам’ятайте, що при заповненні таблиці 6 ЄСВ-звіту допускається внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) тільки (п. 9 розд. 4 Порядку № 435):
— при відображенні сум перерахунків заробітку (доходу), пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю і допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у попередніх періодах;
— при відображенні сторнованих сум відпускних, допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у попередніх періодах.
Суму лікарняних відображаємо з кодом категорії застрахованої особи «29» (графа 9), у графі 11 зазначаємо місяць і рік, за який нараховано лікарняні («08.2016»), у графі 13 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності («5»). У графах 17 і 18 відображайте суму нарахованих лікарняних (886,10 грн.), у графі 21 — ЄСВ, нарахований на суму лікарняних (886,10 грн. х 22 % = 194,94 грн.).
У наведеному прикладі в окремому рядку потрібно показати суму коригування відпускних за продовженою відпусткою.
При цьому у графі 9 зазначають код категорії застрахованої особи «01», у графі 10 «код типу нарахувань» — «10», в графі 11 — місяць і рік, за який здійснено коригування («08.2016»), у графах 17 і 18 — суму відкоригованих відпускних зі знаком «мінус» (-4,75), в графі 21 — суму нарахованого ЄСВ на загальну суму відпускних також зі знаком «мінус» (-1,04).
Наведемо фрагмент заповнення таблиць 1 і 6 ЄСВ-звіту за серпень 2016 року для нашого прикладу (див. рис. 1 нижче і рис. 2 на с. 23).
Використані документи та скорочення
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Закон № 1105 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.
Порядок № 435 — Порядок формування та подання страхувальниками Звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.
Інструкція № 532 — Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена спільним наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФСС з ТВП та ФНВ від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.
ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ПСП — податкова соціальна пільга.
ЛН — листок непрацездатності.
