Не начислял, не выплачивал — не подавай!
Учреждение было создано 20 июня 2016 года. Наемных работников нет. Доходы физлицам не начислялись и не выплачивались. Нужно ли ему подавать Налоговый расчет по форме № 1ДФ за 2 квартал?
Налоговый расчет по форме № 1ДФ подают в органы ГНС лица, имеющие статус налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц. Кто к ним относится? Это:
— юридические лица;
— самозанятые лица (предприниматели и независимые профессионалы);
— представительства нерезидентов — юридических лиц;
— инвесторы (операторы) по соглашению о разделе продукции.
Будучи налоговыми агентами, они обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ и ВС в бюджет от имени и за счет физического лица с доходов, выплачиваемых такому лицу, вести налоговый учет, подавать налоговую отчетность налоговым органам и нести ответственность за нарушение норм НКУ ( п. 176.2 этого Кодекса).
Однако если в течение отчетного квартала налоговый агент не начисляет и не выплачивает доходы физическим лицам, в том числе и физлицам-предпринимателям, и/или не начисляет и не уплачивает в бюджет НДФЛ и ВС с таких доходов, то он Налоговый расчет по форме № 1ДФ за этот отчетный квартал не подает.
Когда дата увольнения не важна
Работница уволилась, находясь в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет. Нужно ли отражать ее в Налоговом расчете по форме № 1ДФ без суммовых показателей (доход в отчетном квартале не начислялся), но с датой увольнения в графе 7?
Нет, не нужно. Объясним почему.
1. Как мы указывали выше, налоговые агенты формируют и подают Налоговый расчет по форме № 1ДФ за отчетный квартал только в случае начисления/выплаты доходов в пользу физических лиц в таком квартале ( п.п. «б» п. 176.2 НКУ).
2. В п. 3.7 Порядка № 4 указано, что графу 7 «Дата звільнення з роботи» раздела I Налогового расчета по форме № 1ДФ заполняют только по тем налогоплательщикам, которые:
— были уволены в отчетном периоде с места работы, на котором они получали доход в виде заработной платы;
или
— уволены до начала отчетного периода, но получали зарплату в отчетном периоде.
Из приведенного делаем вывод: главное условие для того, чтобы данные о налогоплательщике попали в форму № 1ДФ, — это наличие начисленного/выплаченного ему в отчетном квартале дохода и/или начисленного/уплаченного в бюджет налога.
Поскольку зарплата работнице во 2 квартале 2016 года не начислялась, то, несмотря на то, что дата ее увольнения приходится на этот квартал, заполнять на нее строку без суммовых показателей, но с датой увольнения в графе 7 раздела I формы № 1ДФ не нужно*.
* Читайте также статью «Отражаем дату приема/увольнения в форме № 1ДФ» («ОТ», 2015, № 14, с. 27).
Совместители: где им место в фОРМЕ № 1ДФ?
Где в форме № 1ДФ указывать количество работников-совместителей? С каким признаком дохода отражать начисленную им зарплату?
Немножко теории.
Статьей 21 КЗоТ дано право работникам заключать наряду с основным трудовым договором другие трудовые договоры с одним или несколькими работодателями, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон. Работа по таким другим трудовым договорам в свободное от основной работы время считается совместительством.
Работать на условиях совместительства работник может:
— в том же учреждении, которое является его основным местом работы. Такое совместительство называют внутренним;
— в учреждении, которое не является его основным местом работы. Это внешнее совместительство.
Количество лиц, которые трудятся на благо работодателя по трудовым договорам, необходимо отражать в «дотабличной» части формы № 1ДФ напротив реквизита «Працювало за трудовими договорами».
Как мы выяснили выше, работа совместителей осуществляется на основании трудовых договоров. Следовательно, совместители наряду с основными работниками должны быть учтены при заполнении указанного выше реквизита. Причем, если совместитель у вас внутренний, то вы его засчитываете один раз.
Заработную плату, начисленную таким работникам, отражайте с признаком дохода «101». Какого-либо отдельного признака дохода для зарплаты совместителей Порядком № 4 не предусмотрено.
Ох уж эти графы...
Каков порядок заполнения граф 3а, 3, 4а, 4 раздела I и граф «Загальна сума нарахованого/виплаченого доходу», «Загальна сума утриманого податку, збору» «нарахованого/перерахованого» раздела II Налогового расчета по форме № 1ДФ?
В разделе I формы № 1ДФ по каждому физическому лицу указывайте в графах 3а и 4а суммы начисленных в месяцах отчетного квартала доходов и НДФЛ соответственно. В графу 3 должны попасть суммы фактически выплаченных в отчетном квартале доходов физлицам. Причем, если доход в виде зарплаты выплачиваете в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то его также отражайте как выплаченный в графе 3 формы № 1ДФ за тот квартал, к которому относится месяц начисления зарплаты. Под установленными сроками, по нашему мнению, следует понимать сроки выплаты зарплаты, утвержденные в колдоговоре с соблюдением положений ст. 115 КЗоТ.
В случае своевременной выплаты зарплаты порядки заполнения граф 4 и 3 идентичны.
Важно! При формировании строки с ВС в разделе II Налогового расчета необходимо применять правила, аналогичные приведенным выше для раздела I. Это подтверждают фискалы в консультации, приведенной в категории 103.25 ЗІР.
Следовательно, если учреждение в отчетном квартале выплачивало только зарплату и эта выплата производилась в установленные сроки, то у него будут совпадать:
— значения граф 3а и 3, а также значения граф 4а и 4 раздела I Налогового расчета по форме № 1ДФ;
— значения граф «Загальна сума нарахованого доходу (грн, коп.)» и «Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)», а также значения граф «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» «нарахованого», «перерахованого» строки «Військовий збір» раздела II формы № 1ДФ.
Сведения о несвоевременно выплачиваемой зарплате и/или ином доходе, а также удержанном/перечисленном с них НДФЛ и ВС отражайте в форме № 1ДФ по факту.
ВС: теперь по-новому
Нужно ли указывать в строке «Військовий збір» раздела II Налогового расчета по форме № 1ДФ доходы, которые не облагают ВС?
Как это было. Порядок № 4 и утвержденная вместе с ним форма № 1ДФ, которой мы сегодня пользуемся, вступили в силу с 1 апреля 2015 года. Причина их появления — старая форма № 1ДФ не позволяла отчитаться по ВС.
В минфиновской форме № 1ДФ эта проблема решена. В ней появился раздел II, а в нем — строка «Військовий збір». Но к сожалению, информация по заполнению этой строки оказалась очень скудной. Поэтому ничего не оставалось, как пользоваться разъяснениями специалистов ГФСУ.
Вначале устно, а затем и в категории 103.25 ЗІР фискалы рассказывали, что в строке «Військовий збір» формы № 1ДФ они хотят видеть общую сумму начисленного/выплаченного дохода, с которого удерживается ВС. В принципе, это было логично, ведь информация, которая попадает в раздел II Налогового расчета, неперсонифицирована. Кроме того, такое отражение позволяло, в том числе и контролерам, проверить правильность удержания ВС с указанных доходов.
Но вдруг, совершенно неожиданно, фискалы решили изменить свою позицию по заполнению строки «Військовий збір» (см. консультацию специалиста ГФСУ в «ОТ», 2016, № 6, с. 23). Почему? Их аргументы: графы в разделе II формы № 1ДФ называются «Загальна сума нарахованого доходу» и «Загальна сума виплаченого доходу» и нет указания, что это общая сумма именно облагаемых ВС доходов.
А что же разъяснение в ЗІР, о котором мы говорили выше? Его перевели в разряд недействующих ☹.
Подведем итог. Заполняя Налоговый расчет по форме № 1ДФ за 1 квартал 2016 года, в его разделе II в строке «Військовий збір» укажите:
— в графе «Загальна сума нарахованого доходу» — общую сумму доходов, начисленных физлицам в отчетном квартале (как облагаемых, так и не облагаемых ВС). Так, например, у вас в эту графу попадут суммы возвратной финпомощи, нецелевой благотворительной помощи, помощи по беременности и родам, а также доходы, начисленные частным предпринимателям, в том числе и предпринимателям-единоналожникам, и т. д.;
— в графе «Загальна сума виплаченого доходу» — общую сумму выплаченных доходов в отчетном квартале (как облагаемых, так и не облагаемых ВС). При заполнении этой графы учтите особый порядок отражения зарплатных доходов, выплачиваемых своевременно;
— в графах «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» показываете начисленный в отчетном квартале и перечисленный в бюджет ВС соответственно.
То есть в общем случае итоговые значения граф 3а и 3 раздела I формы № 1ДФ будут совпадать со значениями граф «Загальна сума нарахованого доходу» и «Загальна сума виплаченого доходу» по строке «Вiйськовий збiр» раздела II соответственно.
«Натуральный», но не блондин
Учреждение предоставило физлицу доход в неденежной форме. Как такой доход отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ: с «натуральным» коэффициентом или без него?
Налоговому агенту, выплачивающему физлицам доход в неденежной форме, следует учесть требования п. 164.5 НКУ. Что требует этот пункт? Чтобы неденежный доход попадал в базу налогообложения увеличенным на «натуральный» коэффициент. Размер этого коэффициента зависит от ставки НДФЛ. Так, при ставке 18 % его величина равна 1,219512.
В бухгалтерском учете неденежный доход физлица будет начислен также с учетом «натурального» коэффициента.
Теперь перейдем к форме № 1ДФ. В ее графе 3а вы должны указать сумму начисленного дохода в отчетном квартале. Причем если доход был начислен, то он обязательно должен попасть в эту графу, независимо от того, выплатили его физлицу или нет.
Начисленный доход следует отражать в «грязной» сумме, без вычета НДФЛ, ВС и налоговой социальной льготы (при ее наличии).
В графе 3 Налогового расчета указывают выплаченные в отчетном квартале доходы в начисленной сумме.
Подытожим? Доход в неденежной форме физлицо получает, по сути, в «чистом» виде. В бухучете он будет начислен с учетом «натурального» коэффициента, который приводит этот «чистый» доход к «грязному», т. е. начисленному ☺.
Поскольку в графах 3а и 3 формы № 1ДФ должен быть указан начисленный, а не выплаченный доход, неденежный доход необходимо там отражать с учетом «натурального» коэффициента.
Теперь о ВС. Его удерживают с суммы, начисленной в бухучете, т. е. со стоимости чего-то нужного, полученного от налогового агента в натуральной форме, увеличенной на «натуральный» коэффициент для НДФЛ. Рассчитывать и накручивать сверху ВС-коэффициент не нужно. Это не предусмотрено НКУ.
Следовательно, и в разделе II Налогового расчета неденежный доход отражаем с учетом «натурального» НДФЛ-коэффициента.
Арендуем «движимость»
Учреждение арендует автомобили у обычного физлица и у физлица-предпринимателя. Нужно ли выплачиваемые им арендные доходы показывать в Налоговом расчете? Если да, то с каким признаком дохода?
Обязательно нужно, независимо от того, кому вы выплачиваете доход: обычному физлицу или физлицу-предпринимателю. Ведь подача формы № 1ДФ не в полном объеме (не со всеми строками) грозит налоговому агенту штрафом по п. 119.2 НКУ в размере 510 грн. (1020 грн.).
Теперь о признаках. Если арендный доход выплачиваете предпринимателю, то его сумму отражаете с признаком дохода «157» без заполнения граф 4а и 4 раздела I формы № 1ДФ.
А если получатель-арендодатель — обычное физлицо? Здесь все немножко сложнее. Отдельный признак для дохода от предоставления движимого имущества в аренду приложением к Порядку № 4 не предусмотрен. Поэтому будем исходить из сути отношений.
Договор аренды движимого имущества — это гражданско-правовой договор. Поэтому, на наш взгляд, для отражения такого дохода можно использовать признак «102». Ранее с этим соглашались и налоговики (см. разъяснение в категории 103.25 ЗІР, действовавшее до 02.06.2015 г.).
Однако из свеженьких действующих разъяснений следует, что сегодня они хотят видеть под признаком дохода «102» только вознаграждения за выполнение работы / предоставленные услуги по гражданско-правовым договорам (см. разъяснения в категории 103.22, 103.25 ЗІР). А вот доход от предоставления в аренду движимого имущества предлагают отражать с признаком дохода «127» — как другие доходы.
В связи с изменчивостью позиций фискалов отметим следующее. По нашему глубокому убеждению, если по физлицу начисленный/выплаченный доход и удержанный/уплаченный с него НДФЛ были отражены в Налоговом расчете верно, но не с тем признаком дохода, то к налоговому агенту штрафы по п. 119.2 НКУ применяться не должны.
Дело в том, что из положений этого пункта следует, что за предоставление формы № 1ДФ с недостоверными сведениями или с ошибками должен быть штраф, только если такие недостоверные сведения или ошибки привели к уменьшению и/или увеличению налоговых обязательств плательщика налога и/или изменению налогоплательщика. В случае с неверным признаком дохода этого не происходит.
Алиментный вопрос
На основании решения суда с заработной платы нашего работника ежемесячно удерживаются алименты на ребенка. В какой сумме указывать его зарплату в форме № 1ДФ — начисленной или за вычетом суммы алиментов? Нужно ли облагать алименты и отражать в Налоговом расчете?
Алименты на детей могут уплачиваться:
1) на добровольных началах по собственной инициативе родителя, проживающего отдельно от ребенка, либо по договору об уплате алиментов на ребенка;
2) в принудительном порядке по решению суда.
Однако независимо от варианта их уплаты сумма алиментов не облагается НДФЛ и ВС на основании п.п. 165.1.14 и п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Исключение — алименты от нерезидента. Они включаются в налогооблагаемый доход получателя, если иное не установлено международными договорами, согласие на обязательность которых дано ВРУ.
Алименты удерживают с «чистой» суммы дохода работника после удержания НДФЛ и ВС.
Несмотря на то, что работодатель всего лишь удерживает и перечисляет алименты их получателю, он обязан отразить их сумму в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «140».
Заметьте: это справедливо даже для случая уплаты алиментов на добровольных началах по заявлению работника.
Что касается дохода работника — плательщика алиментов, то его отражайте в форме № 1ДФ в начисленной сумме, без вычета суммы алиментов.
«Нова звітна»: исправляемся без штрафа
Мы поспешили и сдали Налоговый расчет по форме № 1ДФ за 2 квартал 2016 года с ошибками: вместо предпринимателей, которым выплачивали доходы во 2 квартале 2016 года, указали тех ФЛП, кому осуществляли выплаты в 1 квартале 2016 года. Как исправиться?
Исправить ошибки в уже поданном Налоговом расчете по форме № 1ДФ можно с помощью отчетного нового либо уточняющего Налогового расчета. Первый подают, если ошибка выявлена до истечения предельного срока подачи расчета, вторая — если после.
Отчетный новый и уточняющий налоговые расчеты по форме № 1ДФ содержат информацию только по уточняемым строкам.
В этом принципиальное отличие исправления ошибок, допущенных в этом расчете, от такого же способа исправления любой другой декларации.
Предельный срок подачи Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2016 года истекает 9 августа. Следовательно, еще успеем исправиться через отчетный новый Налоговый расчет.
Заметьте: исправлять ошибки с помощью отчетного нового расчета очень финансово приятно. Ведь этот способ не влечет за собой уплаты штрафных санкций (письмо ГФСУ от 24.04.2015 г. № 8828/6/99-99-17-02-01-15).
И отчетный новый, и уточняющий налоговые расчеты вы формируете по одним правилам. Озвучим их.
Начнем с исправления ошибок в разделе I формы № 1ДФ.
Для изъятия одной ошибочной строки из предварительно поданной информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — строка на изъятие.
Для введения новой или пропущенной строки необходимо полностью заполнить все ее графы и в графе 9 указать «0» — строка на введение.
Теперь поговорим об исправлении ошибок в разделе II Налогового расчета.
Для исключения ошибочной строки в строке «Військовий збір, виключення» необходимо повторить все графы ошибочной строки, а затем в строке «Військовий збір» отразить правильную информацию.
Итак, исправляясь через отчетный новый Налоговый расчет, не нужно переписывать все строки табличной части расчета, которые были заполнены в форме № 1ДФ с отметкой «Звітний». Нужно просто изъять/ввести нужные строки по правилам, озвученным выше.
Тот доход, да не тот номер
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ за прошлый отчетный период работодатель указал неверный регистрационный номер работника (перепутали две цифры местами). Как исправить ошибку? Будет ли штраф по п. 119.2 НКУ?
Исправить ошибку легко. Для этого вам необходимо сформировать уточняющий Налоговый расчет за тот отчетный период, в котором была допущена ошибка. В нем обязательно укажите реквизиты учреждения, а также продублируйте информацию из ранее сданного расчета в ячейках «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» и «Працювало за цивільно-правовими договорами».
Далее в разделе I уточняющей формы № 1ДФ на работника формируете две строки.
Одна — на изъятие ранее поданной информации с ошибочным регистрационным номером работника. Сюда переносите данные из всех граф ошибочной строки ранее поданного Налогового расчета, а в графе 9 укажите «1» — строка на изъятие.
Вторая — на введение строки с верными данными по работнику. В графе 9 такой строки проставьте «0».
Внимание! Если вы формируете уточняющий Налоговый расчет на бумаге, итоговые строки по графам 3а, 3, 4а и 4 не заполняйте (разъяснение ГФСУ в категории 103.25 ЗІР). А вот в электронной версии Налогового расчета по форме № 1ДФ итоговая строка проставляется автоматически.
Но вас это смущать не должно — это не ошибка.
Раздел II уточненки заполнять не нужно. Ведь сведения в нем неперсонифицированы.
Ну а теперь о грустном — о штрафах. Исправление такой ошибки приведет к смене плательщика налога. А значит, учреждению грозит штраф по п. 119.2 НКУ в размере 510 грн. Те же действия, совершенные налоговым агентом, к которому на протяжении года был применен штраф за такое же нарушение, увеличивают размер штрафа до 1020 грн.
Заметьте: штраф будет применен независимо от того, кто выявил ошибку — сам налоговый агент или контролирующие органы при проведении проверки.
Использованные документы и сокращения
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
НДФЛ — налог на доходы физических лиц.
ВС — военный сбор.
ЗІР — Общедоступный информационный ресурс, размещенный на сайте ГФСУ (http://zir.sfs.gov.ua).
