Отражаем дату приема/увольнения в форме № 1ДФ

Графы 6 и 7 Налогового расчета по форме № 1ДФ заполняют только в случаях приема/увольнения физического лица. Да и то при условии, что в отчетном периоде ему был начислен доход ( п. 3.7 Порядка № 4*).

* Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.

Практика показывает, что дата может не попасть в Отчет, а может и «засветиться» в нем и по нескольким строкам для работника.

Итак, в каких ситуациях эти графы заполняем, а в каких оставляем без внимания — рассмотрим на примерах**.

** См. также статью «Подаем обновленную форму № 1ДФ» // «ОТ», 2015, № 7, с. 14.(ср. )

Ставим дату: проще простого

Пример 1. Работник принят на работу 05.05.2015 г. Сумма зарплаты, начисленной во 2 квартале 2015 года за фактически отработанное время, составила 6000 грн., сумма удержанного НДФЛ — 867,60 грн.

На такого работника в разделе I формы № 1ДФ заполняйте одну строку с признаком дохода «101» (заработная плата). При этом в графе 6 укажите дату приема на работу — 05.05.2015 г. (см. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года

Пример 2. Работник уволен с работы 29.05.2015 г. Сумма зарплаты, начисленной во 2 квартале 2015 года за фактически отработанное время, а также компенсации за неиспользованные дни отпуска составила 8433,84 грн., сумма удержанного НДФЛ — 1219,53 грн.

На такого работника в разделе I формы № 1ДФ заполняйте одну строку с признаком дохода «101» (заработная плата). При этом в графе 7 укажите дату увольнения с работы — 29.05.2015 г. (см. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года

Дата есть, а в отчете ее нет

Пример 3. Работник принят на работу 30.06.2015 г. Однако зарплата ему была начислена и выплачена в июле 2015 года (в июне доход не начислялся и не выплачивался).

В такой ситуации дата приема не попадет в форму № 1ДФ. Формировать строку без суммовых показателей, но с датой приема в форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года на этого работника не нужно. Также не проставляем дату приема на работу (30.06.2015 г.) в графе 6 при заполнении Налогового расчета за 3 квартал 2015 года (см. разъяснение налоговиков в категории 103.25 «ЗІР»).

Пример 4. Работник ушел в отпуск с 22.06.2015 г. на 24 календарных дня с последующим увольнением (16.07.2015 г.). Сумма отпускных была начислена, выплачена ему в июле 2015 года и отражена в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года.

Дата увольнения здесь также не попадает в форму № 1ДФ. Формировать строку без суммовых показателей, но с датой увольнения в графе 7 Налогового расчета по форме № 1ДФ за 3 квартал 2014 года не нужно, поскольку доход работнику в таком квартале не начислялся.

Дата в отчете после увольнения

Пример 5. Работник уволен 30.06.2015 г. Начисленный доход за 2 квартал составил 10500 грн., сумма НДФЛ — 1518,30 грн. В июле 2015 года согласно положению о премировании ему была начислена премия за 2 квартал 2015 года в сумме 2100 грн. (сумма НДФЛ — 303,66 грн.).

Форму № 1ДФ за 2 квартал заполняйте по общим правилам, с отражением в графе 7 даты увольнения (см. также пример 2).

Поскольку в июле 2015 года бывшему работнику был начислен доход (квартальная премия), то информацию о начисленном доходе и удержанном налоге следует отразить в отчете за 3 квартал. Для этого сформируйте строку с суммами начисленной/выплаченной зарплаты, начисленного/уплаченного налога и датой увольнения в графе 7, несмотря на то что она приходится на прошлый отчетный период. То есть главное условие для отражения данных о физлице в Налоговом расчете по форме № 1ДФ — это наличие начисленного или выплаченного дохода в отчетном квартале. Как заполнить форму № 1ДФ за 2 и 3 кварталы, см. на рис. 3 и 4.

Рис. 3. Фрагмент заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года

Рис. 4. Фрагмент заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ за 3 квартал 2015 года

«Эх, раз, да еще раз...» — отражаем неоднократный прием/увольнение

Пример 6. 29.05.2015 г. работник был уволен по собственному желанию с места работы по совместительству, а с 02.06.2015 г. принят на основное место работы к тому же работодателю. За отчетный квартал начисленный доход по дату увольнения составил 3600 грн. (НДФЛ — 520,56 грн.), после повторного приема — 3500 грн. (НДФЛ — 506,10 грн.).

Вспоминаем правила п. 3.7 Порядка № 4: в форме № 1ДФ налоговый агент на физлицо заполняет несколько строк, если в течение отчетного квартала работник неоднократного принимался и увольнялся с работы. То есть заполняем столько строк, сколько раз информация об изменении места работы лица встречается в отчетном квартале.

Следовательно, по итогам 2 квартала 2015 года в форме № 1ДФ на работника нужно заполнить две строки, поскольку информация об увольнении и приеме работника встречается в отчетном периоде дважды. В первой строке по такому работнику указывайте доход до увольнения, начисленный на работе по совместительству, при этом в графе 7 укажите дату увольнения. Во второй строке покажите доход после повторного приема на работу, начисленный как основному работнику, а в графе 6 отразите дату приема (см. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года

Пример 7. Работник был принят на работу 01.04.2015 г., а уволен 29.05.2015 г. Начисленный доход за этот период составил 3843,40 грн. (НДФЛ — 555,76 грн.). 02.06.2015 г. он принят на работу как совместитель. Начисленная зарплата составила 1800 грн., удержанный НДФЛ — 260,28 грн.

В данном случае в одном отчетном квартале работника приняли на работу, уволили, а затем снова приняли. То есть был неоднократный прием и увольнение. Значит, в форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года на такого работника заполняют две строки ( п. 3.7 Порядка № 4). В одной строке отражайте первую дату приема (01.04.2015 г.) и дату увольнения (29.05.2015 г.), в другой — вторую дату приема (02.06.2015 г.). Зарплату разбивайте между строками согласно периодам ее начисления (см. рис. 6).

Рис. 6. Фрагмент заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2015 года