Изначально, чтобы правильно исправить допущенную ошибку, надо определить, к какому именно виду ошибок она относится. Потому как все ошибки в ЕСВ-отчетности условно можно разделить на два вида:
— «несуммовые» ошибки (корректировка персональных данных либо их дополнение);
— ошибки в суммовых показателях (база взимания, дополнительная база взимания, сумма ЕСВ).
Именно от вида ошибки будет зависеть дальнейший порядок ее исправления.
Исправляем «несуммовую» ошибку
Если при заполнении ЕСВ-отчета вы допустили ошибку только в персональных данных работника (в Ф. И. О. работника или его налоговом номере), ее можно смело отнести к «несуммовым». Именно такую ошибку допустил работодатель, задавший вопрос, неверно указав идентификационный номер в таблице 6 по одной из своих сотрудниц.
Скажем сразу: исправление этих ошибок не приведет к таким неприятным последствиям, как штраф, недоимка и пр. Вместе с тем если такую ошибку не исправить, то в дальнейшем могут возникнуть неприятности. Напомним, что работодатель несет ответственность за правильное и достоверное предоставление персонифицированных данных по своим работникам. В противном случае должностные лица могут понести наказание.
В свою очередь, неисправление и искажение персонифицированных данных будут иметь негативные последствия и для работника, по которому была допущена ошибка. Ведь данные, предоставленные работодателями по своим работникам в виде ежемесячного ЕСВ-отчета, в дальнейшем используются Пенсионным фондом при назначении и перерасчете пенсии таким работникам. Искажение может негативно сказаться на ее размере.
При исправлении «несуммовой» ошибки, как впрочем и «суммовой», следует руководствоваться положениями Порядка формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435 (далее — Порядок № 435). А конкретно — разд. V этого Порядка.
Так вот, предельных сроков для исправления «несуммовой» ошибки в случае ее самостоятельного обнаружения Порядком не установлено. А значит, исправляйте ее, как только нашли.
Ошибка согласно условиям заданного вопроса была допущена при заполнении таблицы 6, а значит, исправлять ее нужно с помощью все той же таблицы 6. А как конкретно это сделать, будет зависеть от того, продолжает такой работник у вас работать или же на момент исправления ошибки он уже уволился с работы.
Исправляем «несуммовые» ошибки по бывшему работнику предприятия
1. В случае если в одном из прошлых периодов вы обнаружили ошибку в персональных данных работника, который уже уволился, в первую очередь составьте таблицу 6 с отметкой «Скасовуюча» за последний отчетный период, в котором работник состоял в трудовых отношениях с работодателем (за месяц увольнения). Таблицу 6 с отметкой «Скасовуюча» используют для исправления ошибок в реквизитах 6 — 16 и 22 — 25. В нее вносят сведения, которые были ошибочными, — строки с неверными Ф. И. О. и налоговыми номерами работников, которые ранее указали в таблице 6 ЕСВ-отчета. Кроме реквизитов, подлежащих исправлению, в этих строках дублируются все остальные данные, которые были указаны верно и исправлению не подлежат. В реквизите «Звіт за місяць» указывают месяц, в Отчете за который допущена ошибка.
Важно! Изменения в суммовых показателях (реквизиты 17 — 21) при формировании и представлении таблицы 6 с отметкой «Скасовуюча» не допускаются.
Другими словами: при заполнении таблицы 6 с отметкой «Скасовуюча» строки, в которых есть ошибки, полностью отменяются, их исключают из системы персонифицированного учета.
2. Далее составьте еще одну таблицу 6, только теперь с отметкой «Початкова». В нее внесите строки с правильными данными о застрахованных лицах. Причем заполняйте их таким образом, чтобы суммы, указанные в реквизитах 17, 18, 19, 20, 21, соответствовали суммам, указанным в таблице 6 с типом «Скасовуюча». В реквизите «Звіт за місяць» указывают месяц, в Отчете за который допущена ошибка.
3. К обоим таблицам составьте один «Перелік таблиць звіту» . В нем в реквизите «Звіт за місяць» укажите месяц, в Отчете за который допущена ошибка.
Таким образом, на основании данных таблиц 6 с типом «Скасовуюча» и «Початкова» проводится технологическая замена предварительно накопленных ошибочных данных в учетной карточке застрахованного лица на актуальные и верные данные.
Обратите внимание! «Скасовуюча» форма таблицы 6 ЕСВ-отчета не может применяться без одновременного предоставления таблицы 6 с типом «Початкова».
И еще один момент. Пакет документов «Скасовуюча» и «Початкова» может касаться только одной строки, т. е. только одного застрахованного лица.
Что касается таблицы 1 Отчета по ЕСВ, то при исправлении такой ошибки она не формируется.
Исправляем «несуммовые» ошибки по работнику предприятия
Во всех других случаях исправления ошибки в персональных данных подается следующий Отчет за следующий отчетный период, но уже с верными персональными данными. В системе персонифицированного учета они берутся по последнему отчетному периоду. А значит, никаких исправлений в предыдущие отчеты вносить не нужно. Просто с того момента, как обнаружили ошибку в персональных данных работника, в таблице 6 ЕСВ-отчета начинайте указывать верные данные по нему.
Итак, мы выяснили, как исправить ошибку, допущенную в идентификационном номере работницы.
Теперь разберемся, как исправить ошибку по работникам, суммы зарплат которых в таблице 6 перепутали между собой.
Поскольку у обоих этих работников Ф. И. О. и налоговые номера были указаны верно, а допущенная ошибка касается сумм заработной платы, то ее относят к числу «суммовых».
Исправляем «суммовую» ошибку
Наиболее распространенные «суммовые» ошибки — это ошибки, возникшие в связи с неправильным отражением базы взимания ЕСВ (в т. ч. с неправильным применением максимальной величины базы взимания этого взноса и с неверным определением дополнительной базы его начисления), а также с применением неверного размера ставок ЕСВ.
Ошибки в суммовых показателях исправляют через таблицы 1 и 6 Отчета по форме № Д4 за текущий отчетный период. То есть если ошибка в суммовых показателях за прошлый отчетный период обнаружена в декабре, то исправляйте ее в форме № Д4 за декабрь 2016 года.
Отметим: согласно п. 9 разд. IV Порядка № 435, если доначисляют или уменьшают сумму ЕСВ на сумму зарплаты (дохода), начисленной в предыдущих отчетных периодах, в таблице 6 Отчета по форме № Д4 к таким суммам применяют коды типа начислений 2 и 3:
2 — сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, на которую страхователем самостоятельно доначислено сумму ЕСВ;
3 — сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, на которую страхователем самостоятельно уменьшена излишне начисленная сумма ЕСВ.
Кроме того, в графе 11 указывается месяц, за который проводится доначисление или уменьшение излишне начисленного ЕСВ.
В таблице 1 формы № Д4 сумму доначисленного ЕСВ указывают в строках 4, 4.1, 4.1.1, а уменьшенного ЕСВ — в строках 5, 5.1, 5.1.1. Сумму выплат (база ЕСВ), на которую был доначислен или уменьшен излишне начисленный ЕСВ, — соответственно в строках 4.4 и 5.5. Не забудьте указать в строке «Зміст помилки» период, показатели которого подлежат исправлению, и краткое содержание допущенной ошибки.
Рассмотрим порядок исправления обоих типов ошибок («суммовых» и «несуммовых») на конкретном примере, учитывая при этом условия заданного вопроса.
Пример. В ноябре 2016 года при заполнении таблицы 6 ЕСВ-отчета за октябрь 2016 года были допущены ошибки по трем сотрудникам, а именно:
— по Ткаченко Александру Александровичу (идентификационный номер — 1111111111). Его зарплата за октябрь 2016 года составила 4000 грн., а в Отчете указали 14000 грн.;
— по Коваленко Анатолию Анатольевичу (идентификационный номер — 2222222222). Его зарплата за октябрь 2016 года составила 14000 грн., а в Отчете указали 4000 грн.;
— по Самойленко Татьяне Владимировне (идентификационный номер — 3333333333). Неверно указан идентификационный номер.
Ошибки обнаружены после окончания предельного срока подачи Отчета по форме № Д4 за октябрь 2016 года.
1. Исправляем ошибку по работнику 1 (Ткаченко). Ему фактически была начислена зарплата в сумме 4000 грн., а в Отчете по ЕСВ указали 14000 грн. Нужно исправить сумму начисленной в октябре зарплаты с 14000 на 4000. Ошибку обнаружили после окончания отчетного периода, поэтому исправляем ее в текущем Отчете (за декабрь 2016 года).
В таблице 6 проставляем:
— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;
— в реквизите 10 «Код типу нарахування» — 3;
— в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2016;
— в реквизитах 13,14,15,16 — прочерки;
— в реквизитах 17 и 18 — 10000 (излишне начисленная сумма: 14000 - 4000);
— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 2200 (10000 х 22 %).
2. Исправляем ошибку по работнику 2 (Коваленко). Ошибка, допущенная по второму работнику, отличается от первой. Если в первом варианте в Отчете по ЕСВ была указана завышенная сумма зарплаты и на нее был излишне начислен ЕСВ, то во втором — наоборот: в ЕСВ-отчете нужно указать сумму доначисленной зарплаты и начисленного на нее ЕСВ.
Ошибку обнаружили после окончания отчетного периода и исправляем уже в текущем Отчете за декабрь 2016 года. В таблице 6 проставляем:
— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;
— в реквизите 10 «Код типу нарахування» — 2;
— в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2016;
— в реквизитах 13,14,15,16 — прочерки;
— в реквизитах 17 и 18 — 10000 (доначисленная сумма: 14000 - 4000);
— в реквизите 1 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 2200 (10000 грн. х 22 %).
3. Исправляем ошибку по работнику 3 (Самойленко). Ошибка, допущенная по этой работнице, относится к типу «несуммовых», а значит, ее исправление будет осуществлено в текущем декабрьском ЕСВ-отчете, поскольку данные персонифицированного учета берутся по последнему отчетному периоду.
Таким образом, верные персональные данные (идентификационный номер) по работнице Самойленко Т. В. подаются в одной строке с данными о суммах декабрьской зарплаты и начисленного ЕСВ.
Как будет заполнена таблица 6, покажем на рисунке (предположим, что зарплата за декабрь 2016 года составила: у Ткаченко А. А. — 4000 грн., у Коваленко А. А. — 14000 грн., у Самойленко Т. В. — 5500 грн.).
В таблице 1 формы № Д4 проставляем:
— в строках 4, 4.1, 4.1.1 — сумму доначисленного ЕСВ (2200 грн.);
— в строке 4.4 — сумму выплат, на которые доначислен ЕСВ (10000 грн.);
— в строках 5, 5.1, 5.1.1 — сумму излишне начисленного ЕСВ (2200 грн.);
— в строке 5.4 — сумму выплат, на которые был ошибочно начислен ЕСВ (10000 грн.).
И не забудьте указать содержание ошибки.
Заметьте: если «суммовая» ошибка привела к необходимости доначислить ЕСВ, страхователю грозит штраф в размере 10 % такого доначисленного ЕСВ за каждый полный или неполный отчетный период, за который он доначислен, но не более 50 % доначисленного ЕСВ. Причем этот штраф необходимо будет уплатить независимо от того, кем эти взносы были доначислены — контролирующим органом по результатам проверки или самим страхователем. Поэтому если вы обнаружили ошибку до окончания предельного срока подачи ЕСВ-отчета, то сразу исправьте ее. Так вы избежите штрафа. Для этого необходимо повторно сформировать Отчет со статусом «Початкова», только теперь с правильными показателями, и предоставить его в ГНИ до окончания предельного срока. Сформировать заново и подать нужно весь ЕСВ-отчет — по всем работникам, со всеми его таблицами и данными, а не только теми, в которых были выявлены ошибки. Действующим отчетом будет считаться последний поданный вами отчет ( п. 1 разд. V Порядка № 435).
