Нужно отметить, что закрытие табеля и зарплаты до окончания месяца в бюджетных учреждениях и организациях — устоявшаяся практика. Это неизбежно приводит к необходимости в дальнейшем корректировки зарплаты в связи с уточнением количества отработанного времени.
Для таких ситуаций предусмотрен особый порядок отражения откорректированной зарплаты в ЕСВ-отчете. Он указан в Порядке формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденном приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435 (далее — Порядок № 435).
Так, п. 9 разд. IV Порядка № 435 предусмотрено:
«Суммы выплат, начисленные за дни временной нетрудоспособности, и пособия по беременности и родам отражаются в отдельных строках с кодами категорий застрахованного лица, определенными в приложении 2 к настоящему Порядку, в поле соответствующего месяца только в сумме, которая приходится на такой месяц.
<…>
Внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) допускается только в случае отображения:
— сумм перерасчетов заработка (дохода), связанных с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособности, и пособия в связи с беременностью и родами, начисленных в предыдущих периодах;
— сторнированных сумм отпускных и пособий по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам».
Применительно к рассматриваемой нами ситуации нужно в Отчете за март отразить сумму пособия по беременности и родам за февраль, а также сторнированную сумму зарплаты за февраль показать со знаком «-»,
Но! В результате такой корректировки возникает необходимость в отражении допбазы по ЕСВ и соответственно ЕСВ с такой допбазы в Отчете за март за прошлый месяц — февраль. Отражаться в ЕСВ-отчете они будут с отметкой о том, что относятся к февралю. Причем допбаза по ЕСВ отражаться будет в текущем месяце за предыдущий не потому, что ее забыли указать в прошлом месяце (и соответственно уплатить с нее ЕСВ), а потому, что открылись новые обстоятельства, приведшие к ее появлению.
Это означает, что ставить такую допбазу в таблицу 6 ЕСВ-отчета за март нужно с кодом типа начислений (КТН) «13» (графа 10), как обычную допбазу ЕСВ, несмотря на то, что она указывается за предыдущий месяц. В графе 9 в таком случае следует указать код застрахованного лица «42». В графе 11 нужно поставить месяц и год, за которые осуществляют начисление. В данном случае — февраль 2017.
Что касается отражения в таблице 6 остальных сумм декретного пособия, то это делается с разбивкой по месяцам, на которые приходится декретный отпуск. То есть сумму пособия указываем в стольких строках, на сколько месяцев приходится такой отпуск.
Как заполнить отдельные графы в строке с информацией о пособии по беременности и родам, см. в таблице ниже.
Заполняем отдельные графы таблицы 6 ЕСВ-отчета за март по строке с пособием по беременности и родам.
| Графа таблицы 6 | Порядок заполнения |
| Графа 9 | Указываем соответствующий код из приложения 2 к Порядку № 435: «42» — для лиц, которые получают пособие по беремености и родам; «43» — для работниц-инвалидов, которые получают пособие по беремености и родам; «44» — для работниц всеукраинских общественных организаций инвалидов и УТОГ, УТОС, которые получают пособие по беремености и родам; «45» — для работниц-инвалидов, которые работають на предприятиях или в общественных организациях инвалидов и получают пособие по беремености и родам |
| Графа 11 | Указываем месяц, за который начислено пособие по беременности и родам |
| Графа 15 | Ставится количество дней пребывания работницы в трудовых отношениях с работодателем. По пособию по беременности и родам, начисленному за отчетный месяц, заполняем эту графу только в том случае, если в отчетном месяце работнице не начислялись другие облагаемые ЕСВ выплаты. Так, если в отчетном месяце, кроме пособия по беременности и родам, работнице начислена зарплата, графу 15 заполняем по строке с зарплатой ( п. 9 разд. IV Порядка № 435). В строках, где указываем пособие за будущие месяцы декретного отпуска, в графе 15 ставим количество календарных дней, совпадающее с количеством дней в месяце, на который приходится пособие |
| Графа 16 | Проставляем календарные дни отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на каждый месяц пребывания работницы в таком отпуске |
| Графа 17 | Указываем сумму пособия за каждый соответствующий месяц отпуска по беременности и родам |
| Графа 18 | Указываем сумму пособия с учетом применения максимальной величины |
| Графа 21 | Указываем сумму ЕСВ отдельно по каждому месяцу начисления пособия |
Заметьте, в строке с пособием за месяц, в котором у работницы заканчивается отпуск в связи с беременностью и родами (июль), в графе 15 указываем все календарные дни этого месяца.
Кроме того, информацию о дате начала и дате окончания отпуска по беременности и родам необходимо также отобразить в таблице 5.
В нашем случае, учитывая, что в Отчете за февраль в таблице 5 информация о начале отпуска не указана, то в марте нужно подать таблицу 5 ЕСВ-отчета за февраль с отметкой «додаткова». В таблице 5 для работницы заполняем строку, в которой указываем в графе 7 категорию лица «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності та пологах»), в графе 11 — первый день декретного отпуска согласно листку нетрудоспособности.
В месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами нужно в ЕСВ-отчете за этот месяц в таблице 5 заполнить строку, в которой указать в графе 7 категорию лица «5», в графе 11 — дату последнего дня отпуска в связи с беременностью и родами.
Если после отпуска в связи с беременностью и родами работница оформит отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и дата начала такого отпуска приходится на тот же месяц, в котором закончился отпуск по беременности и родам, то на работницу нужно заполнить еще одну строку в таблице 5. При этом в графе 7 указываем категорию лица «6» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»), в графе 11 — дату первого дня такого отпуска согласно приказу (распоряжению) руководителя.
Пример заполнения таблицы 5 ЕСВ-отчета за февраль и таблицы 6 ЕСВ-отчета за март по условиям, приведенным в вопросе, покажем на рис. 1 и 2.
Напоминаем, что в ЕСВ-отчете за февраль не отражен отпуск по беременности и родам, поэтому вместе з Отчетом за март мы подаем Отчет за февраль, а именно таблицу 5 с отметкой «додаткова».
Рис. 1. Фрагмент заполнения таблицы 5 Отчета по форме № Д4 за февраль 2017 года
Рис. 2. Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за март 2017 года
