Оформляем решение об исправлении
Все начинается с комиссии по социальному страхованию, созданной на предприятии (в учреждении, организации). Весь процесс «от больничного листа — до выплаты больничных» запускается с ее подачи — протокола, в котором фиксируется решение об оплате больничного листа.
Поэтому в первую очередь ответим на закономерный вопрос: нужен ли протокол комиссии по социальному страхованию о назначении дополнительных больничных?
Ответ зависит от причин возникновения недоплаченных сумм. Рассмотрим наиболее встречающиеся варианты.
При расчете среднедневной зарплаты для оплаты больничного листа была допущена ошибка — занижена среднедневная зарплата. В результате этого сумма пособия оказалась меньше положенной.
Для этого больничного листа комиссия уже приняла решение, делать это повторно нет необходимости. Поэтому к доначислению недостающей суммы бухгалтер может приступить сразу после обнаружения ошибки.
При подсчете страхового стажа работника была допущена ошибка. Из-за этого размер оплаты по больничному листу (% от среднего заработка) определен меньше положенного и внесен в протокол комиссии. Результат: работнику выплачены больничные в меньшей сумме.
В этом случае, обнаружив ошибку, вы можете исправить ее без пересмотра этой ситуации «через» протокол. Достаточно будет:
• внести исправление в раздел «Страховий стаж на день настання непрацездатності: до 5 років, від 5 до 8, від 8 і більше років (потрібне підкреслити)» обратной стороны больничного листа;
• составить справку от лица, допустившего ошибку в исчислении страхового стажа (отдел кадров), о причинах такой ошибки с указанием правильного стажа.
«Переделывать» старый протокол также не нужно.
Теперь поговорим о сроках. Нужно ли здесь соблюдать срок давности по оплате больничного листа, предусмотренный ч. 5 ст. 32 Закона о соцстраховании?
Напомним: согласно этой норме больничные выплачиваются в случае, если обращение за их назначением поступило не позднее 12 календарных месяцев со дня восстановления нетрудоспособности или установления инвалидности.
Однако это ограничение в сроках касается ситуации, когда работник после выздоровления не предоставил работодателю в течение 12 месяцев больничный лист. Рассматриваемая ситуация — иная.
Работник обратился за назначением больничных в срок (после выздоровления). Подтверждением своевременности обращения служит протокол комиссии по соцстрахованию о назначении (об отказе в назначении) больничных и запись в журнале регистрации больничных листов (если вы его ведете).
Поэтому сейчас, принимая решение о доначислении, не переживайте: работник имеет право получить недостающую сумму больничных, а вы ее — «оформить», причем бессрочно.
Доначисляем больничные
Доплату нужно начислить за весь период, в котором сотрудник недополучил сумму больничных.
Поскольку больничные выплачивают из двух источников — средств работодателя (кроме больничных «по уходу» и «непроизводственных травм») и средств ФСС, то сумму, подлежащую доплате, также нужно распределить между этими источниками финансирования. Теперь поговорим о самих доначислениях.
Если пересчитываем «среднюю»… Наиболее распространенные причины такого пересчета: неверное определение расчетного периода, количества дней и состава выплат, включаемых в расчет, или корректировка отпускных.
Так, например, корректируя отпускные, сумму доначисленных отпускных при расчете больничных относят к месяцу, на который приходится отпуск. При этом такие доначисления включают в расчет «больничной средней» пропорционально дням отпуска, приходящимся на расчетный период.
Если нужно «доплатить процент»… Такая ситуация возникает при неверном подсчете страхового стажа работника.
Решается все простым арифметическим путем: считаем правильную сумму больничных исходя из большего процента, а затем находим разницу с предыдущей суммой больничных.
Разбираемся с ЕСВ и НДФЛ
Суммы больничных, начисленные в отчетном месяце за прошлые периоды, включаются в базу начисления ЕСВ того отчетного месяца, в котором были начислены.
Не забываем про допбазу начисления ЕСВ. Чтобы выполнить требование «ЕСВ с МЗП», сумму больничных, доначисленную в текущем месяце, необходимо распределить по месяцам, за которые они были начислены.
Если сумма общего дохода за месяц (изначально начисленная сумма + распределенная доначисленная сумма) превышает «минималку», то ЕСВ начисляем с фактической суммы дохода. Но если месячный доход получился меньше МЗП, то придется откорректировать ранее дотянутую базу — уменьшить ее.
Придется вернуться к «прошлому» и для того, чтобы проверить право работника на НСЛ. Речь идет о предельном размере зарплаты, к которой применяют НСЛ.
Для определения такого предельного размера сумму доначисленных больничных относят к месяцу, за который их доначисляют (письмо ГНСУ от 19.02.2013 г. № 2972/0/51-12/17-1115 // «ОТ», 2013, № 8, с. 8).
Имейте в виду, что работодатель может провести перерасчет дохода и удержанного с него НДФЛ в любой период (п.п. 169.4.3 НКУ).
Получаем пособие от соцстраха
В ситуации, когда работник болел только «за ваш счет» (5 и менее дней), вы можете просто выплатить ему полагающуюся сумму больничных во время очередной выплаты зарплаты.
Другое дело, если были задействованы средства соцстраха.
Многих пугает именно этот этап. Но! Ничего страшного здесь нет.
В этом случае необходимо:
1) подать заявление-расчет (приложение 1 к Порядку № 12*) в бумажном виде лично в ФСС, либо отправить в электронном виде;
* Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования Украины от 19.07.2018 г. № 12.
2) письменно обратиться в Фонд с просьбой о дофинансировании.
Приведем пример письма
** Присваивается в ФСС: если подавали вручную — ФСС ставит входящий номер и дату на бланке заявления-расчета; подавали в электронном виде — номер и дату берете из квитанции о приеме заявления-расчета.
В заявлении-расчете указываем сумму, которую должен дофинансировать соцстрах. При этом данные работника и информацию о больничном листе нужно будет повторить.
В графах 9 и 10 указываете сумму пособия, которую должен перечислить Фонд. Графы 13 и 14 «Кількість днів, що підлягають оплаті» заполняем, только если была допущена ошибка в количестве дней. Если в «первом» заявлении-расчете дни были указаны верно, то в «дополнительной заявке» в этих графах ставьте прочерк.
Напомним: в случае отсутствия замечаний соцстрах должен перечислить заявленную сумму на отдельный счет в течение 10 рабочих дней после получения от вас заявления-расчета.
Вы выплачиваете полученные средства в ближайший срок для выплаты зарплаты, но лучше сразу после того, как они попали к вам на спецсчет.
После проведения выплат направьте Фонду «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам» (приложение 2 к Порядку № 12). Отчитаться нужно в течение месяца со дня выплаты.
