Додаткове навантаження на працівника

В избранном В избранное
Печать
Кравченко Дарья, налоговый эксперт
Оплата труда Май, 2019/№ 10/1
Життя іноді підкидає нам сюрпризи. І роботодавці в цьому випадку — не виняток. То один працівник захворіє, то інший звільниться, а то раптом знадобиться збільшити чисельність або штат працівників. Будь-яка раптова зміна часто-густо вирішується за допомогою ресурсів, які на відповідний момент є в наявності, тобто за рахунок наявних працівників. Приміром, переклавши на них частину обов’язків працівника, що звільнився/якого ще не знайдено. Ось тільки як це зробити правильно, щоб не потрапити на «трудові» штрафи? Відповідь на це запитання ви знайдете в сьогоднішній статті.

Додаткове навантаження: є варіанти

У чинному законодавстві передбачено всього 4 способи, за допомогою яких роботодавець може залучити працівника до виконання додаткових обов’язків:

1) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;

2) тимчасове заступництво;

3) суміщення професій (посад);

4) розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт.

Кожен із цих способів має свої особливості. Щоб зрозуміти, який із них вибрати саме вам, необхідно спершу з’ясувати причину, через яку ви хочете «навантажити» працівника новими обов’язками.

Приміром, один із колег працівника пішов у відпустку і його треба підмінити або йде пошук нового співробітника, обов’язки якого треба виконувати вже зараз. Визначитися з вибором вам допоможе рисунок.

Як залучити працівника до виконання додаткових обов’язків

Як залучити працівника до виконання додаткових обов’язків

Порядок оформлення перелічених вище способів, а також умови їх оплати регламентують КЗпП, Генеральна угода на 2016 — 2017 роки від 23.08.2016 р., постанова № 1145*, Роз’яснення № 30/39** та Інструкція № 53-ВЛ***.

* Постанова Радміну СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145.

** Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.65 р. № 30/39.

*** Інструкція щодо застосування постанови № 1145, затверджена Держкомпраці, Мінфіном СРСР та ВЦРПС від 14.05.82 р. № 53-ВЛ.

І хоча останні три нормативні документи прийняті ще за часів СРСР, проте окремі їх положення продовжують діяти в частині, що не суперечить законодавству України (постанова ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-ХІІ, лист Мінсоцполітики від 29.04.2013 р. № 61/06/186-13, лист Мінпраці від 25.03.2010 р. № 319/13/84-10).

Ну а тепер давайте розглянемо кожен із зазначених способів.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Специфіка. Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачає, що працівник підприємства разом зі своєю основною роботою, передбаченою трудовим договором, виконуватиме протягом робочого дня (робочої зміни) обов’язки тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП і п. 2 постанови № 1145). Тобто колеги, який тимчасово відсутній у зв’язку із хворобою, відпусткою, відрядженням або з інших поважних причин і за яким зберігається місце роботи (посада).

Відмінними рисами такого способу буде те, що працівник, який підміняє колегу:

1) на час виконання чужої роботи не звільняється від своєї основної роботи, яка передбачена його трудовим договором;

2) виконує додаткові обов’язки протягом робочого дня (зміни) з дотриманням нормальної тривалості робочого часу, встановленої КЗпП.

Тому, обираючи працівника, обов’язково врахуйте його професійну підготовку, рівень знань і наявність часу для виконання додаткових обов’язків. Їх повинно бути достатньо, щоб впоратися з таким навантаженням. Зазвичай, на цю роль підходять колеги відсутнього працівника або його керівник (заступник керівника).

Як оформити? У загальному випадку виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається тільки з відома працівника, який буде ці обов’язки виконувати. Найменш проблематичний спосіб — це коли працівник подає роботодавцеві відповідну заяву. Потім на її підставі керівник видає наказ (розпорядження), в якому зазначає посаду (професію), за якою працівник виконуватиме додаткову роботу, період її виконання, конкретні обсяги і розмір установленої доплати. З наказом ознайомте працівника під підпис. Записи про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника:

• у трудову книжку і особисту картку № П-2 не вносять;

• у табелі обліку використання робочого часу не відображають.

Як оплатити? За виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника працівникові, який замінює, належна доплата (ст. 105 КЗпП).

Розмір такої доплати встановлюють у колективному договорі, укладеному на підприємстві, в межах його фінансових можливостей (залежно від складності, характеру, обсягу виконуваних робіт, витрат основного робочого часу), але з дотриманням норм і гарантій, установлених чинним законодавством, генеральними, галузевими або регіональними угодами (ч. друга ст. 105 КЗпП).

Якщо говорити про тих роботодавців, на яких поширюється дія Генеральної угоди на 2016 — 2017 роки****, то в її додатку 3 передбачено:

**** Її дія поширюється на весь період до прийняття нової генеральної угоди.

Важливо!

За виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника здійснюється доплата до 100 % тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника.

Для підприємств, які при укладенні Генеральної угоди не були представлені уповноваженими представниками ні з боку власника, ні з боку профспілки, обов’язковими є розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, які зафіксовані в колективному договорі або Положенні про оплату праці.

Окремо зупинимося на ситуації, коли умова про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника від самого початку прописана в посадовій інструкції іншого працівника. Наприклад, у посадовій інструкції заступника головного бухгалтера з витрат зазначено, що в період відсутності на роботі бухгалтера із заробітної плати він виконує його обов’язки. У цьому випадку наказ про покладання додаткових обов’язків не видають і, відповідно, доплату за їх виконання не проводять.

Як оподатковувати? Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника входить до фонду додаткової заробітної плати (п.п. 2.2.1 Інструкції № 5*****). Тобто суму такої доплати у складі загальної суми зарплати оподатковуємо ПДФО і ВЗ та справляємо з неї ЄСВ.

***** Затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Тимчасове заступництво

Специфіка. Окремим випадком виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є тимчасове заступництво.

Тимчасовим заступництвом вважають виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника із звільненням від виконання своїх посадових обов’язків (абзац перший п. 1 Роз’яснення № 30/39).

У листі від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11 Мінсоцполітики уточнює, що тимчасове заступництво — це виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язано з виробничою необхідністю або з розпорядчими функціями, працівником, що працює на тому ж підприємстві.

Тобто йдеться про тимчасове заступництво керівників усіх рівнів (підприємств, виробництв, цехів, відділів і т. д.), які відсутні через хворобу, відпустку, відрядження або з інших причин, і при цьому за ними зберігається місце роботи (посада).(ср. 025069200)

Увага!

Призначати працівника виконувачем обов’язків за вакантною посадою не допускається (п. 2 Роз’яснення № 30/39).

Винятковий випадок — коли для призначення працівника на посаду потрібна згода вищого за рівнем органу управління. При цьому процедура затвердження на посаді не повинна перевищувати двох місяців.

Важливо! Працівник, який заміщує, у період заступництва виконує виключно чужі (!) обов’язки.

Від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором, він звільняється (див. лист Мінсоцполітики від 19.04.2011 р. № 126/06/186-11). Адже обсяг обов’язків на керівній посаді значно більший і вимагає від працівника більш високої кваліфікації і досвіду.

При цьому за працівником — тимчасовим заступником зберігається посада, на яку він прийнятий згідно з трудовим договором.

Як оформити? Рішення про призначення працівника тимчасовим виконувачем обов’язків за відповідною посадою приймається безпосередньо керівником установи.

Знову-таки, щоб уникнути непотрібної тяганини, краще «йти від працівника».

Тобто працівник пише заяву з проханням призначити його тимчасовим виконувачем обов’язків, потім оформляється наказ (розпорядження) про призначення тимчасовим виконувачем обов’язків, з яким ознайомлюють працівника під підпис.

Записи про тимчасове заступництво:

• у трудову книжку і особисту картку № П-2 не вносять;

• у табелі обліку використання робочого часу не відображають.

Повідомляти органи ДФСУ про тимчасового заступника (відправляти Повідомлення) не треба, оскільки тимчасове заступництво не вважається прийняттям на роботу (постанова КМУ від 17.06.2015 р. № 413).

Як оплатити? За період тимчасового заступництва підміняючому працівникові виплачують доплату у розмірі різниці між його фактичним і посадовим окладом (без персональної надбавки) працівника, якого він заміщає (абзац другий п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Увага! Не мають права на таку доплату згідно з п. 1 Роз’яснення № 30/39:

• штатні заступники керівника або його помічники (за відсутності посади заступника) у разі, якщо вони тимчасово заміщають такого керівника (лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 р. № 73/13/84-15);

• головні інженери підприємств у період тимчасового заміщення керівника.

Незважаючи на це, госпрозрахункові підприємства мають повне право в колективному договорі передбачити виплату різниці в окладах і штатним заступникам, і помічникам керівника (ст. 13 КЗпП, ст. 7 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.93 р. № 3356-XII).

Також працівникові, який заміщає (лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11):

нараховуються премії на умовах і в розмірах, установлених за посадою працівника, якого заміщають. При цьому премія нараховується на посадовий оклад працівника, який заміщає відсутнього начальника, і на різницю в окладах;

виплачуються доплати і надбавки в тому розмірі, в якому виплачувалися до призначення на тимчасове заступництво (наприклад, надбавка за вислугу років або надбавка за високі досягнення в праці). А ось персональні доплати і надбавки, встановлені особі, яку він заміщає, йому не виплачуються.

Як оподатковувати? Доплата (різниця в окладах) входить до фонду оплати праці (пп. 2.2.1 і 2.2.2 Інструкції № 5). Тобто ці суми у складі заробітної плати працівника — тимчасового заступника ви оподатковуєте ПДФО і ВЗ, а також стягуєте з них ЄСВ.

Суміщення професій (посад)

Специфіка. Суміщення професій (посад) передбачає, що працівник разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, погоджується виконувати додаткову роботу за іншою професією (посадою) в одного і того ж роботодавця протягом встановленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) (п. 2 постанови № 1145 і п. 1 Інструкції № 53-ВЛ).

Тобто відмінними рисами цього способу буде те, що:

1) суміщувана посада є вакантною (внесена в штатний розпис підприємства, але не заповнена).

Наприклад, у разі звільнення когось із співробітників або введення в штатний розпис нової посади чи збільшення кількості штатних одиниць за наявною посадою (професією).

За відсутності вакансії суміщення неможливе (лист Мінсоцполітики від 12.01.2016 р. № 10/06/186-16, лист Мінпраці від 21.06.2010 р. № 514/13/155-10);

2) працівник, який суміщує посади, не звільняється від своєї основної роботи, передбаченої трудовим договором;

3) додаткові обов’язки за суміщуваною професією (посадою) працівник виконує у рамках робочого часу (зміни) за основним місцем роботи.

Зверніть увагу: ч. 1 ст. 21 КЗпП дозволяє сторонам трудового договору самостійно вирішувати, яку роботу виконуватиме працівник, і не містить ніяких застережень щодо суміщення професій.

Водночас суміщення професій (посад) можливе тільки в тих випадках, коли працівник за своєю кваліфікацією може забезпечити якісне виконання як основної, так і суміщуваної (додаткової) роботи.

Як оформити? Ініціатором установлення суміщення професій (посад) може бути як працівник, так і роботодавець.

Якщо ініціатива виходить від працівника, то тут усе простіше простого.

Він подає роботодавцеві відповідну заяву.

Якщо останній не заперечує, то видає наказ (розпорядження) про встановлення суміщення професій (посад), з яким ознайомлює працівника під підпис.

Все набагато складніше, якщо ініціатор — роботодавець. Річ у тому, що введення суміщення професій (посад) вважається зміною істотних умов праці, тому воно можливе, тільки якщо:

а) викликане змінами в організації виробництва і праці;

б) працівник був повідомлений (бажано у письмовій формі) про введення суміщення професій (посад) не пізніше ніж за два місяці.

Якщо обидві вказані умови дотримані, але працівник не погоджується на суміщення професій (посад), трудовий договір з ним може бути припинений на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП.

Ураховуючи викладене, найпростіший спосіб встановити суміщення — зробити так, ніби працівник сам попросив установити його.

Важливо! Записи про суміщення професій (посад):

• у трудову книжку не вносять;

• у особисту картку № П-2 не записують (але й відображення таких записів в особистій картці № П-2 порушенням не буде);

• у табелі обліку використання робочого часу не відображають.

Крім того, окремий трудовий договір про виконання роботи за суміщуваною посадою з працівником не укладають. Тому повідомляти органи ДФСУ про суміщення (відправляти Повідомлення) не треба (лист ДФСУ від 18.10.2015 р. № 22502/6/99-99-13-02-03-15).

Як оплатити? За суміщення професій (посад) працівникам належна доплата (ст. 105 КЗпП).

Розмір такої доплати роботодавці встановлюють самостійно на умовах, передбачених колективним договором.

Звертаємо увагу тих із них, хто підписував Генеральну угоду на 2016 — 2017 роки. У її додатку 3 передбачено, що доплата за суміщення професій (посад) одному працівникові не обмежується максимальним розміром і встановлюється в межах економії фонду заробітної плати за тарифною ставкою (окладом) за суміщуваною посадою працівника.

У разі, якщо на підприємстві не укладений колективний договір, оплата праці за суміщення професій може встановлюватися в Положенні про оплату праці.

Як оподатковувати? Доплата за суміщення професій (посад) входить до складу фонду додаткової заробітної плати згідно з п.п. 2.2.1 Інструкції № 5. Це означає, що її сума у складі заробітної плати оподатковується ПДФО і ВЗ, а також з неї стягується ЄСВ.

Розширення зони обслуговування (збільшення обсягу роботи)

Специфіка. Розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт передбачає виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією й тією ж професією або посадою (п. 1 Інструкції № 53-ВЛ).

Можна сказати, що цей спосіб виконання додаткових обов’язків схожий із суміщенням професій (посад). Єдина відмінність в тому, що при розширенні зони обслуговування (збільшенні обсягу виконуваних робіт) працівник виконує додаткові функції у рамках однієї посади (професії) (тобто посади, на яку він був прийнятий згідно з трудовим договором).

Як оформити? Розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваної роботи) працівника за ініціативою роботодавця можливе

(1) з відома працівника і

(2) з урахуванням вимог ч. 3 ст. 32 КЗпП (передбачає повідомлення працівника за 2 місяці до розширення зони обслуговування).

Тому краще, щоб ініціатором був працівник. Тоді процедура спрощується до «працівник подав заяву — відділ кадрів оформив наказ — ознайомили працівника під підпис».

Записи про такі додаткові обов’язки:

• у трудову книжку і особисту картку № П-2 не вносять;

• у табелі обліку використання робочого часу не відображають.

Як оплатити? За розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) належить доплата. Розмір доплати у кожному конкретному випадку роботодавець установлює самостійно з урахуванням положень колективного договору і відображає його у відповідному наказі (розпорядженні).

Якщо на підприємство поширюється дія Генеральної угоди на 2016 — 2017 роки, то розмір доплати за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт одному працівникові не обмежується і визначається наявністю економії за тарифними ставками і окладами, які могли б виплачуватися за умови дотримання нормативної чисельності працівників.

Як оподатковувати? Доплата за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт уключається до фонду оплати праці згідно з п.п. 2.2.1 Інструкції № 5. Така виплата у складі заробітної плати оподатковується ПДФО і ВЗ.

Також вона слугує базою для стягнення ЄСВ.

Щоб вам легше було зорієнтуватися в характеристиках кожного з розглянутих способів, зведемо усі їх відмінні риси в таблицю нижче.

Способи покладання на працівника додаткових обов’язків

Характеристика

Виконання обов’язку тимчасово відсутнього працівника

Тимчасове заступництво

Суміщення професій (посад)

Розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт

Суть способу

Працівник виконує додаткові обов’язки:

разом зі своєю основною роботою;

протягом робочого дня (зміни)

• із звільненням від своєї основної роботи;

• заміщаючи співробітника, який обіймає більш високу посаду

разом зі своєю основною роботою;

за іншою посадою (професією), яка є вакантною

разом зі своєю основною роботою;

за тією ж професією (посадою), але за вакантною (незайнятою) штатною одиницею

Розмір доплати*

До 100 % тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника*

Різниця між фактичним окладом працівника-заступника і посадовим окладом працівника, якого він заміщає

У межах економії фонду зарплати за тарифною ставкою і окладом за поєднуваною посадою працівника**

У межах економії за тарифними ставками і окладами, які могли б виплачуватися за умови дотримання нормативної чисельності працівників**

1 Конкретний розмір доплати встановлюють відповідно до колдоговору і зазначають у наказі (розпорядженні) керівника.

2 З урахуванням вимог Генеральної угоди на 2016 — 2017 роки.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение ifactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд