Ответ на этот вопрос зависит от назначения аванса: на командировку или под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени работодателя (проще говоря, на хознужды).
Командировка. Если работник, находясь в командировке, оплатил ФЛП услуги по проживанию или стоимость транспортных услуг, то выплаченные суммы в расчете по форме № 1ДФ не отражают.
Пояснить такой подход можно так: потребителем услуг является непосредственно работник.
Именно он фактически выплатил доход ФЛП, а предприятие лишь возместило ему командировочные расходы.
Подтверждают такой подход и налоговики (см. разъяснение из подкатегории 103.25 ЗІР). Правда, они требуют, чтобы командированный взял у ФЛП копию документа, подтверждающего его государственную регистрацию в качестве предпринимателя.
Но будьте внимательны, если оплату ФЛП стоимости услуг проживания или проезда командированного работника осуществляет непосредственно его работодатель (со своего текущего счета). В такой ситуации отражать перечисленные суммы в форме № 1ДФ необходимо в общем порядке.
Хознужды. Здесь совсем другая картина.
Покупая товары (услуги) для нужд предприятия, работник действует по поручению и от имени работодателя.
Более того, предприятие финансирует приобретение товаров (работ, услуг) путем выдачи работнику под отчет определенной суммы денежных средств.
Выходит, что фактически работник выполняет гражданско-правовые действия от имени и за счет предприятия. В связи с этим первичные документы, подтверждающие приобретение товаров (работ, услуг), должны содержать именно реквизиты предприятия (если это предполагает форма бланка).
Вместе с тем дополнительно можно указывать фамилию, имя и отчество лица, от которого приняты денежные средства. То есть в данном случае имеют место отношения между предпринимателем-продавцом и предприятием-покупателем.
А поскольку предприятие выплачивает ФЛП доход, оно обязано выполнить функции налогового агента.
И тот факт, что деньги «принес» работник предприятия (физлицо, которое не является налоговым агентом), здесь роли не играет.
Следовательно предприятие должно получить от ФЛП документы, подтверждающие его предпринимательский статус, и отразить выплату ему дохода в форме № 1ДФ с признаком дохода «157».
Заметим, что документом, подтверждающим предпринимательский статус, является извлечение или выписка из ЕГР. При этом, если речь идет об оплате наличными, учтите такой момент.
В связи с тем, что фактически работник выполняет гражданско-правовые действия от имени и за счет предприятия, первичные документы, подтверждающие приобретение товаров (работ, услуг), должны содержать именно реквизиты предприятия (если это предполагает форма бланка).
Вместе с тем дополнительно можно указывать фамилию, имя и отчество лица, от которого приняты денежные средства.
