Відповідь на запитання залежить від призначення авансу: на відрядження чи під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені роботодавця (простіше кажучи, на госппотреби).
Відрядження. Якщо працівник, перебуваючи у відрядженні, оплатив ФОП за послуги, надані з проживання, або вартість транспортних послуг, то в такому разі виплачені підприємцеві суми в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ не відображають.
Пояснити цей підхід можна так: споживачем послуг є безпосередньо працівник. Саме він фактично виплатив дохід ФОП, а підприємство лише відшкодувало йому витрати на відрядження.
Підтверджують такий підхід і податківці (див. роз’яснення з підкатегорії 103.25 ЗІР). Щоправда, при цьому вони вимагають, щоб відряджений узяв у такого ФОП копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як підприємця.
Але будьте уважними, якщо оплату ФОП вартості послуг проживання або проїзду відрядженого працівника здійснює безпосередньо його роботодавець (зі свого поточного рахунку), у такій ситуації відображати перераховані суми у формі № 1ДФ необхідно в загальному порядку.
Госппотреби. Тут зовсім інша справа. Придбаваючи товари (послуги) для потреб підприємства, працівник діє за дорученням і від імені роботодавця.
Ба більше, підприємство фінансує придбання товарів (робіт, послуг) шляхом видачі працівникові під звіт певної суми грошових коштів. Виходить, що фактично працівник виконує цивільно-правові дії від імені і за рахунок підприємства.
У зв’язку із цим первинні документи, що підтверджують придбання товарів (робіт, послуг), повинні містити саме реквізити підприємства (якщо це передбачає форма бланка).
Водночас додатково можна зазначати прізви-ще, ім’я та по батькові особи, від якої прийняті грошові кошти. Тобто в цьому випадку мають місце відносини між підприємцем-продавцем і підприємством-покупцем.
А оскільки підприємство виплачує ФОП дохід, воно зобов’язане виконати функції податкового агента. І той факт, що гроші «приніс» працівник підприємства (фізособа, яка не є податковим агентом), тут ролі не відіграє.
Отже, підприємство повинне отримати від ФОП документи, що підтверджують його підприємницький статус, і відобразити виплату йому доходу у формі № 1ДФ з ознакою доходу «157».
При цьому якщо йдеться про оплату готівкою, врахуйте такий момент.
У зв’язку з тим, що фактично працівник виконує цивільно-правові дії від імені і за рахунок підприємства, первинні документи, що підтверджують придбання товарів (робіт, послуг), повинні містити саме реквізити підприємства (якщо це передбачає форма бланка). Водночас додатково можна зазначати прізвище, ім’я та по батькові особи, від якої прийняті грошові кошти.
