Правила хранения бумажных трудовых книжек работников изменились с 10.06.2021. С этой даты стартовал переход на электронный учет трудовой деятельности по Закону № 1217*.
* Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 № 1217-IX.
Раньше действовало железное правило: работодатели-юрлица хранят трудовые книжки у себя (п. 3 постановления КМУ № 301**). Исключение — предприниматели, их работники сами хранили трудовые книжки (п. 2.211 Инструкции № 58***). Эти правила и сейчас работают, но только для тех работников, которые были трудоустроены до 10.06.2021.
** Постановление КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 № 301.
*** Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.
По новым правилам трудовая книжка должна храниться у работника (ст. 48 КЗоТ). Поэтому, если работник при приеме на работу предоставил бумажную трудовую книжку, работодатель имеет право только ознакомиться с ней и вернуть ее работнику. И даже если работник пожелает, чтобы работодатель внес в нее сведения о работе или о поощрениях, то он имеет на это полное право. Однако работодатель все равно будет обязан после внесения записей отдать ее на хранение работнику. Даже в том случае, если этот работодатель впервые оформил трудовую книжку такому работнику.
Как видим, проблема с выдачей трудовых книжек может возникать только в отношении работников, трудоустроенных до 10.06.2021. Когда же можно их выдать?
По общему правилу, трудовая книжка выдается на руки работнику только в случае увольнения (разд. 4 Инструкции № 58, письмо Минсоцполитики от 14.07.2017 № 337/0/22-17).
Еще один случай выдачи трудовой книжки на руки работнику указан в п. 2 разд. II Закона № 1217. Выдавать работникам трудовые книжки под подпись можно только после завершения работ по внесению сведений о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц. То есть, пока данные из бумажной трудовой книжки не будут перенесены в Реестр застрахованных лиц, выдавать работнику трудовую книжку нельзя, кроме, конечно, случая увольнения такого работника.
К сожалению, в нормативных документах не установлено, когда считать завершенными «работы по внесению сведений о трудовой деятельности». Очевидно, что сам факт передачи скан-копии трудовой книжки в ПФУ еще не значит, что упомянутые работы завершены. Более подробных разъяснений мы ждем от ПФУ.
На наш взгляд, если работодатель получит от ПФУ подтверждение, что все данные из трудовой книжки перенесены в Реестр застрахованных лиц, то по правилам Закона № 1217 у работодателя появится возможность без увольнения работника выдать ему трудовую книжку под подпись (например, в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним).
Поэтому сейчас, если работнику очень нужна информация из трудовой книжки, то можно выдать ему заверенную выписку из трудовой книжки (п. 2.7 Инструкции № 58).
