Правила зберігання паперових трудових книжок працівників змінилися з 10.06.2021. З цієї дати стартував перехід на електронний облік трудової діяльності за Законом № 1217*.
* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX.
Раніше діяло залізне правило: роботодавці-юрособи зберігають трудові книжки в себе (п. 3 постанови КМУ № 301**). Виняток — підприємці, їх працівники самі зберігали трудові книжки (п. 2.211 Інструкції № 58***). Ці правила й зараз працюють, але тільки для тих працівників, які були працевлаштовані до 10.06.2021.
** Постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301
*** Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.
За новими правилами трудова книжка має зберігатися в працівника (ст. 48 КЗпП). Тож якщо працівник при прийнятті на роботу надав паперову трудову книжку, роботодавець має право тільки ознайомитися з нею і повернути її працівнику. І навіть якщо працівник забажає, щоб роботодавець уніс до неї відомості про роботу чи про заохочення, то він має на це повне право. Проте роботодавець все одно буде зобов’язаний після внесення записів віддати її на зберігання працівникові. Навіть у тому разі, якщо цей роботодавець уперше оформив трудову книжку такому працівнику.
Як бачимо, проблема з видачею трудових книжок може виникати тільки щодо працівників, працевлаштованих до 10.06.2021. Коли ж можна їх видати?
За загальним правилом, трудова книжка видається на руки працівникові тільки у разі звільнення (розділ 4 Інструкції № 58, лист Мінсоцполітики від 14.07.2017 № 337/0/22-17).
Ще один випадок видачі трудової книжки на руки працівникові зазначений у п. 2 розд. II Закону № 1217. Видавати працівникам трудові книжки під підпис можна тільки після завершення робіт з унесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб. Тобто, поки дані з паперової трудової книжки не будуть перенесені до Реєстру застрахованих осіб, видавати працівникові трудову книжку не можна, крім, звісно, випадку звільнення такого працівника.
На жаль, у нормативних документах не встановлено, коли вважати завершеними «роботи з унесення відомостей про трудову діяльність». Очевидно, що сам факт передачі скан-копії трудової книжки до ПФУ ще не означає, що згадані роботи завершені. Більш детальних роз’яснень ми очікуємо від ПФУ.
На наш погляд, якщо роботодавець отримає від ПФУ підтвердження, що всі дані із трудової книжки перенесені до Реєстру застрахованих осіб, то за правилами Закону №1217 у роботодавця з’явиться можливість без звільнення працівника видати йому трудову книжку під підпис (наприклад, у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них).
Тож наразі, якщо працівнику дуже потрібна інформація з трудової книжки, то можна видати йому завірену виписку з трудової книжки (п. 2.7 Інструкції № 58).
