Зачем нужен?
Наверное, каждый из вас уже знает ответ на вопрос: «зачем?». Этот справочный Расчет ожидают:
• Пенсионный фонд в случае назначения пенсии работнику вашего предприятия;
• ФСС, если застрахованное лицо претендует на выплаты из этого Фонда (пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам, страховые выплаты в связи с несчастным случаем или профзаболеванием и т. п.). Вместе с тем справочный Расчет не нужно формировать, если, например, работник болел, но период болезни оплачивается за счет средств работодателя (болезнь длилась не более 5 календарных дней);
• Центр занятости, если лицо, которое раньше работало у вас, становится на учет как безработный с выплатой пособия по безработице. Если же увольняющийся работник планирует самостоятельно трудоустраиваться, то формировать справочный Расчет не нужно. В случае если его планы изменятся, вы, при необходимости, просто получите обращение от Центра занятости о необходимости подачи Расчета.
Обобщаем сказанное. Справочный Расчет нужен тогда, когда у фондов не хватает данных по отдельным месяцам для исчисления и назначения выплат застрахованным лицам, а Расчет с типом «Звітний» за этот период еще не подан.
Сроки предоставления
Напомним: Налоговый расчет с типом «Звітний» подается за отчетный (налоговый) квартал. На его предоставление дано 40 календарных дней, следующих за последним днем отчетного квартала.
А вот для справочного Расчета такой строгий срок Порядком № 4 не установлен. Его следует подавать в течение отчетного квартала в случае наступления события, требующего такого предоставления (назначение пенсии или других социальных выплат застрахованному лицу).
То есть, например, в случае назначения пенсии в мае 2021 года справочный Расчет с информацией о начисленных доходах и уплаченном ЕСВ в апреле 2021 года (т. е. месяце, предшествующем месяцу назначения пенсии) есть возможность подать до конца июня 2021 года.
Такой же предельный срок, а именно до конца июня 2021 года, будем иметь и в случае подачи заявления на назначение пенсии в июне 2021 года. Однако в Расчет войдет информация о начисленных доходах в апреле и мае 2021 года. Если же предприятие не успевает подать справочный Расчет до конца июня, то дальше за ІІ квартал 2021 года подает Расчет с типом «Звітний».
Отдельно формировать справочный Расчет после окончания отчетного квартала за месяцы отчетного квартала не нужно.
Особенности формирования и заполнения
Начнем с вопросов формирования.
ВНИМАНИЕ!
Справочный Расчет формируете отдельно на каждое застрахованное лицо, информацию о котором указываете.
То есть если у вас, например, в мае 2021 года заболело два работника, то для финансирования выплаты пособия по временной нетрудоспособности от ФСС на каждого работника следует сформировать отдельный справочный Расчет.
Он будет состоять непосредственно из самого Расчета и приложений, необходимых для назначения пенсии или материального обеспечения застрахованному лицу.
Обратите внимание, что в справочном Расчете заполняем только строки 01 — 06 заглавной части. А вот другие строки, как и показатели в разделе І, работодателям заполнять не нужно.
Тип Расчета. Справочный Расчет имеет двойной тип. При его формировании проставляете в заглавной части Расчета и соответствующем приложении две отметки: в строке 011 — тип «Звітний» и 014 — тип «Довідковий».
Причину предоставления Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий», а именно: для назначения пенсии или для назначения материального обеспечения, страховых выплат, указываете в «шапке» соответствующего приложения (в Д1 — это строка 035, в Д5 — строка 036, в Д6 — строка 034), которое подаете в составе такого Расчета.
Приложения Расчета. Справочный Расчет:
• для назначения пенсии обязательно будет содержать приложение Д1 за месяцы в пределах отчетного квартала, за которые подается информация. Если лицо со спецстажем, то также формируете Д6. А вот Д5 войдет в состав справочного Расчета только в случае, если информация, содержащаяся в нем, может повлиять на расчет пенсионных выплат;
• для назначения материального обеспечения, страховых выплат будет состоять из Д1 за месяцы в пределах отчетного квартала, за которые подается информация. При необходимости (например, если вы приняли/уволили работника, предоставили или у него закончились «декретные*» отпуска, что может повлиять на сумму выплат) формируете также Д5.
* В связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 (от 3 до 6) лет.
А вот 4ДФ в состав справочного Расчета попасть не должно.
Информацию в приложениях к Расчету отражаете в общем порядке.
Ошибки. Если в поданном справочном Расчете обнаружили ошибку, просто повторно подайте такой Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» с правильными сведениями на лицо.
Внимание! Предоставление Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий» на работника не отменяет обязанности работодателя указать эти же данные в Расчете с типом «Звітний».
То есть при предоставлении Расчета за отчетный квартал в него и его приложения необходимо включать сведения о начислении ЕСВ по лицам, по которым раньше был предоставлен налоговый расчет типа «Довідковий» (см. письмо Пенсионного фонда от 22.01.2021 г. № 2800-050102-1/2832).
Закрепим теорию на конкретных примерах.
Практика покажет
Пример 1. Работник (полная занятость, основное место работы, спецстаж не формируется) был принят на работу 12 апреля 2021 года сторожем. 24 мая он подал заявление на назначение пенсии и сообщил об этом работодателю. База начисления за апрель — 8000 грн (ЕСВ — 1760 грн).
Для исчисления и назначения пенсии Пенсионному фонду понадобятся сведения о базе начисления ЕСВ за апрель 2021 года, определенной по работнику, и суммах ЕСВ, начисленного на нее, отсутствующие в Госреестре общеобязательного социального страхования на день подачи заявления.
Поэтому работодатель сформирует Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», который будет состоять непосредственно из самого Расчета с заполненными строками 01 — 06 заглавной части и двух приложений: Д1 за апрель 2021 года с суммами ЕСВ и Д5 — со сведениями о приеме работника на работу.
Приведем пример заполнения приложений на рис. 1.
Рис. 1. Фрагменты Д1 и Д5 к Расчету с типом «Звітний» как «Довідковий»
Пример 2. Работник (полная занятость, основное место работы, спецстаж не формируется) болел с 1 по 9 июня 2021 года.
Листок нетрудоспособности предоставлен работодателю 10 июня, а больничные по нему назначены комиссией по соцстрахованию 14 июня 2021 года.
Для проверки правильности определения страхового стажа понадобятся данные о базе начисления ЕСВ за апрель и май 2021 года. Поэтому работодателю следует сформировать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», который будет состоять непосредственно из самого Расчета с заполненными строками 01 — 06 заглавной части и приложений Д1 за апрель и май 2021 года.
Допустим, что в апреле работник весь месяц находился в отпуске без сохранения заработной платы в связи с карантином.
Май был отработан работником полностью. Общая сумма зарплаты за май — 10000 грн (ЕСВ — 2200 грн).
Пример заполнения приложений см. на рис. 2.
Рис. 2. Фрагменты Д1 к Расчету с типом «Звітний» как «Довідковий»
