Немає нічого дивного в тому, що вже в перший робочий день новоприйнятого працівника відправляють у відрядження. Адже для роботодавця він такий же працівник, як і інші співробітники. Але тут може виникнути декілька організаційних питань. Особливості оформлення розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу) визначають, зокрема, Правила № 1000/5*. Саму форму наказу про відрядження з поясненнями щодо її заповнення можна знайти у Збірнику № 7**. Зміст наказу (розпорядження) про відрядження прописаний також у п. 1 розд. II і в п. 1 розд. III Інструкції № 59***.
* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів.., затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
** Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, затверджений протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7 (undiasd.archives.gov.ua/doc/zbirnik%20UF.pdf).
*** Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.
Жодним із зазначених документів чітко не регламентована дата видання наказу (розпорядження) про відрядження. Зрозуміло лише, що цей документ повинен з’явитися до початку відрядження і містити, зокрема, строк відрядження (дати вибуття у відрядження і прибуття з нього) та інші ключові моменти.
Згідно з п. 1 гл. 4 розд. II Правил № 1000/5 датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складання (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів).
Розпорядчий документ набуває чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлені інші строки (п. 10 гл. 9 розд. II Правил № 1000/5).
У Збірнику № 7 також сказано, що при оформленні наказу (розпорядження) про відрядження дату проставляють під час підписання такого наказу (розпорядження).
Таким чином, ситуація, коли наказ про відрядження працівника-новачка виданий до дати, з якої він фактично приступає до виконання своїх трудових функцій, цілком можлива. Жодних заборон із цього приводу в нормативно-правових актах немає.
У тексті наказу ви можете зазначити, що він набуває чинності з 24.11.2021 — дати прийняття працівника на роботу.
Зверніть увагу: наприкінці наказу оформляють відмітку «З наказом ознайомлений(а)», де працівник повинен поставити свій підпис і зазначити дату ознайомлення з наказом (розпорядженням). Ця вимога закріплена в п. 11 гл. 9 розд. II Правил № 1000/5, а також у Збірнику № 7.
Підтвердити ознайомлення з наказом особа може тільки після набуття статусу працівника. Адже направити у відрядження особу, що не є працівником установи, не можна. Це випливає, зокрема, з визначення терміна «службове відрядження», наведеного в п. 1 розд. I Інструкції № 59 (ср. ).
І ще один момент. Перед від’їздом у відрядження роботодавець зобов’язаний забезпечити відрядженого працівника авансом (п. 11 розд. II, п. 5 розд. III Інструкції № 59).
Зверніть увагу: доти, доки особа не є працівником установи, видати їй аванс на відрядження не можна.
