План дій
У разі смерті працівника роботодавець повинен здійснити процедуру припинення трудових відносин. Які дії для цього потрібно зробити кадровій службі, покажемо на рисунку.
Дії кадровика в разі в разі смерті працівника
Тепер поговоримо детальніше про кожний крок.
Підстава для припинення трудового договору
Форма свідоцтва про смерть затверджена постановою № 1025*.
Без цього документа не можна починати процедуру припинення трудового договору з померлим працівником. Звісно, в день смерті працівника навряд чи роботодавець отримає копію свідоцтва про смерть.
Свідоцтво про смерть мають надати родичі або інші особи, які здійснили поховання.
Важливо! Якщо свідоцтво про смерть видане на тимчасово окупованій території України, то воно є нікчемним. У такому разі родичі померлого працівника (їх представники) для встановлення факту смерті повинні звернутися із заявою до суду (за межами тимчасово окупованої території) (див. ст. 317 — 319 ЦПКУ*). А потім для отримання свідоцтва про смерть подати до органу реєстрації актів цивільного стану копію рішення суду про встановлення факту смерті.
* Цивільний процесуальний кодекс України від 18.03.2004 № 1618-IV.
Якщо працівник помер за кордоном, необхідно оформити повторне свідоцтво про смерть в Україні.
Наказ (розпорядження)
Після того як свідоцтво про смерть надано, необхідно зробити його копію і засвідчити її. Така копія й буде підставою для видання наказу (розпорядження) про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника. Видаємо наказ (розпорядження):
— датуємо наказ фактичною датою його видання (заднім числом неприпустимо);
— дата припинення трудового договору — фактична дата смерті, яка зазначена у свідоцтві про смерть. При цьому не має значення, працював він у цей день, перебував у відпустці, хворів чи цей день був для нього вихідним;
— підстава припинення трудового договору — «у зв’язку зі смертю». Статтю припинення за КЗпП не вказуємо. Оскільки наразі КЗпП не містить такої підстави для розірвання трудового договору, як смерть працівника. На майбутнє маємо законопроєкт від 18.11.2021 № 6323 щодо доповнення ст. 36 КЗпП новим пунктом 10, в якому передбачена відповідна підстава;
— вказуємо кількість днів невикористаної відпустки. Спадкоємці померлого працівника мають право на компенсацію за невикористані дні відпустки. Тому кадровик зобов’язаний їх підрахувати за загальними правилами.
Трудова книжка
У разі якщо трудова книжка померлого працівника знаходиться у роботодавця, то до неї потрібно внести запис про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю. Для цього в день видання відповідного наказу (розпорядження) робимо запис так (п. 4.3 Інструкції № 58*):
— у графі 1 — порядковий номер запису;
— у графі 2 — дата смерті працівника;
— у графі 3 — вписати фразу «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;
— у графі 4 — найменування документа (наказ/розпорядження), дата і номер документа, на підставі якого внесено запис.
Запис посвідчують у загальному порядку. Далі трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.
А якщо ніхто не звернувся за трудовою? У цьому випадку, безумовно, позбавлятися її не варто. Таку трудову книжку зберігайте у відділі кадрів протягом 2 років окремо від інших трудових книжок. Якщо і після спливу цього строку документ ніхто не забере, його потрібно зберігати в архіві підприємства протягом 50 років. І тільки після закінчення зазначеного строку її можна буде знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).
Що стосується копії наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин, то рекомендуємо надати її родичам. Це, серед іншого, допоможе уникнути можливих непорозумінь щодо сум, нарахованих при проведенні остаточного розрахунку.
Особова картка
Інформацію про припинення трудових відносин та про факт отримання трудової книжки родичем працівника треба внести до особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656).
Для цього в особовій картці працівника у рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначаємо дату припинення трудового договору відповідно до наказу, вказуємо причину — «у зв’язку зі смертю», а також дані свідоцтва про смерть.
