Відпускна компенсація: правила виплати
Законодавством передбачені два випадки виплати грошової компенсації за невикористані дні відпустки.
Перший і найпоширеніший випадок, коли відпускна компенсація має бути обов’язково виплачена роботодавцем, — це звільнення працівника. Отже, у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки*). У тому числі відпускну компенсацію треба виплатити й у разі смерті працівника, але вже його членам сім’ї.
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.
Другий випадок — це виплата грошової компенсації без звільнення. Тут законодавством передбачене таке: за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки).
Для правильного розрахунку днів щорічної відпустки важливо визначити два головні параметри:
— точка відліку. Тобто з якого дня треба рахувати робочий рік, за який треба надати компенсацію;
— періоди, які формують відпускний стаж, та які не входять до відпускного стажу.
На практиці саме у цих параметрах кадровики найчастіше припускаються помилок. Тож нижче розглянемо їх з урахуванням правил воєнного стану.
Робочий рік для відпускної компенсації
Кількість днів відпустки, у тому числі і не використаних при звільненні, прямо прив’язані до робочого року. І їх підрахунок завжди починають із визначення залишку невикористаних днів відпустки у кожному робочому році.
Що таке робочий рік? Відповідь знаходимо в ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки.
Робочий рік — це рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.
І ця дата (день і місяць) при кожному наступному робочому році не змінюється. Але чомусь кадровики хибно вважають, що у деяких випадках така дата може змінюватися. Це не правильно.
Розглянемо поширені помилки.
Помилка 1. Доглядова відпустка до 3 (6) років. Після відпустки по догляду за дитиною до 3 (6) років відлік робочого року для відпускного стажу рахують з дня виходу працівниці (працівника) з такої відпустки.
Чому вона виникає? Все просто. Адже період відпустки по догляду за дитиною до 3 (6) років не зараховується до відпускного стажу. І після таких тривалих відпусток виникає такий собі міраж нового відліку робочого року. Не ведіться! Це не правильно.
Запам’ятайте! Робочий рік не зсувається, дату відліку не змінюємо! Просто треба мати на увазі, що з робочого року, який визначається з дати укладання трудового договору, період перебування працівниці у доглядової відпустки до 3 (6) років, виключається.
Те ж саме стосується і періоду призупинення дії трудового договору та військової служби працівників. Після таких періодів робочий рік продовжуємо рахувати з дати (число і місяць) укладення трудового договору.
Помилка 2. Переведення. Працівника переведено на іншу посаду в межах одного підприємства, установи, організації. Інша посада — інші умови праці, інший відлік робочого року для відпустки.
Знову ж таки повертаємося до ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки, де зазначено, що робочий рік відлічується з дня укладення трудового договору. При переведенні не відбулося звільнення і прийняття, тобто трудовий договір не переукладався. Відповідно і відлік робочого року залишається незмінним і стартує з дати укладання трудового договору, незважаючи на переведення.
Помилка 3. Звільнення/прийняття. У межах однієї організації працівника звільняють і наступного дня знову приймають на роботу. Вважають таке звільнення/прийняття формальністю і продовжують рахувати дні відпустки виходячи із дня початку першого трудового договору.
Така ситуація може виникати, наприклад, при зміні основного місця роботи на сумісництво чи навпаки із сумісництва на основне через процедуру звільнення. При цьому не змінюються ні посада, ні посадовий оклад. Працівник продовжує працювати на тому самому робочому місці.
Зверніть увагу на загальне правило визначення робочого року. У центрі уваги день укладення трудового договору. У наведеній ситуації — день укладення останнього трудового договору. Адже попередній трудовий договір вже розірвано і за дні невикористаної відпустки за ним повинні були виплатити компенсацію. Отже, відлік робочого року визначаємо з дня укладання трудового договору, який зараз діє.
Відпускний стаж
Періоди, які зараховуються до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, встановлено ст. 9 Закону про відпустки та ст. 82 КЗпП.
Наразі працівникам можуть надаватися відпустки без збереження зарплати за різними підставами. Зокрема, особливе місце займають безоплатні воєнні відпустки.
Воєнних відпусток дві: безоплатна воєнна відпустка на час дії воєнного стану і безоплатна воєнна відпустка для ВПО та працівників, які виїхали за кордон. Скористатися ними можна тільки у період дії воєнного стану.
Поряд з цим вони мають низку суттєвих відмінностей. Як їх розрізняти — читайте в статті «Зміни в трудовому законодавстві: як тепер надавати відпустки» // «Оплата праці», 2022, № 14 (ср. ). Їх важливо розрізняти, оскільки вони по-різному впливають, зокрема, і на відпускний стаж.
Розглянемо ситуації з практики.
Помилка 4. Воєнна відпустки без збереження зарплати. Працівниця в травні 2022 року оформила неоплачувану воєнну відпустку за згодою з адміністрацією підприємства і виїхала за кордон. В листопаді 2022 року вона звільняється. Кадровик при обчисленні кількості днів невідгуляної відпустки виключив період цієї неоплачуваної відпустки з відпускного стажу, аргументуючи це тим, що оскільки працівниця перебуває за кордоном, то така воєнна відпустка не зараховується до відпускного стажу.
Кадровик помилився! Пояснимо чому.
Треба розрізняти дві різні відпустки без збереження зарплати, які суттєво відрізняються:
— одна надається на підставі ст. 26 Закону про відпустки. Адже згідно з ч. 3 ст. 12 Закону № 2136* протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Час перебування у цій відпустці зараховується до стажу роботу, що дає право на щорічну основну відпустку;
— підстава для надання другої відпустки — ч. 4 ст. 12 Закону № 2136. І згідно з цією нормою таку відпустку тривалістю не більше 90 календарних днів роботодавець зобов’язаний надати на прохання внутрішньо переміщеної особи (ВПО) або особи, яка виїхала за кордон у зв’язку з війною. Ця норма набрала чинності з 19 липня 2022 року. Тож скористатися нею можна тільки з цієї дати. Час перебування у цій відпустці не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку. Але для цього має бути оформлена саме відпустка за ч. 4 ст. 12 Закону № 2136.
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
Отже, для правильного визначення кількості днів щорічної основної відпустки, яка підлягає компенсації, треба уважно дивитися, на якій підставі працівник перебував у безоплатній воєнній відпустці після 19 липня. Це дуже важливо.
Зауважте, при розрахунку середньоденної зарплати для обчислення відпускної компенсації календарні дні за обома неоплачуваними воєнними відпустками виключається з розрахункового періоду. Це випливає з правил абз. 6 п. 2 Порядку № 100*. Тобто з розрахунку виключаємо невідпрацьований згідно із законодавством час, за який не зберігався заробіток.
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
Помилка 5. Призупинення дії трудового договору. З працівником була призупинена дія трудового договору з 1 по 31 травня 2022 року. У липні він звільнився. Роботодавець при обчисленні кількості днів невикористаної щорічної основної відпустки зарахував 31 календарний день травня до відпускного стажу.
Роботодавець помилився. Час призупинення дії трудового договору не враховують до стажу для надання щорічної основної відпустки. Адже у положеннях ст. 9 Закону про відпустки немає підстав для зарахування цього періоду до стажу роботи для надання щорічної відпустки.
Зверніть увагу, при розрахунку відпускної компенсації з розрахункового періоду виключаються календарні дні, що припали на період призупинення дії трудового договору, оскільки відповідно до абз. 6 п. 2 Порядку № 100 час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, підлягає виключенню з розрахункового періоду.
1 місяць роботи ≠ 2 дні відпустки
Як не дивно, але ще й досі в бухгалтерських чатах трапляються кадрові поради розрахунку кількості днів напрацьованої відпустки так: 1 відпрацьований місяць — це 2 дні основної щорічної відпустки.
Ні, ні і ще раз ні! Це не точний підхід. Так можна приблизно оцінити кількість днів заробленої відпустки.
Для розрахунку відпускної компенсації рекомендуємо користуватися напрацьованим і перевіреним механізмом розрахунку кількості днів заробленої відпустки. Цей механізм запропонований Мінсоцполітики у листі від 28.10.2016 № 616/13/116-16.
Наведемо формульно, як розрахувати кількість днів невикористаної відпустки, за які надається компенсація (ДК).
ДК = ДВрік х ((КДфакт - Сфакт) : (КДрік - Срік)),
де ДВрік — загальна тривалість щорічної відпустки, що надається за повний відпрацьований рік;
КДфакт — кількість календарних днів у поточному робочому році до дня звільнення;
Сфакт — кількість святкових і неробочих днів, які припадають на поточний робочий рік до дня звільнення;
КДрік — загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;
Срік — загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році.
