Керівник відсутній: чию посаду зазначати в документах?

Перш ніж відповідати на запитання, чию посаду зазначати в документах, необхідно розібратися, на кого можуть бути покладені обов’язки відсутнього керівника.

ОМС

Сільський, селищний, міський голова є ключовою посадовою особою територіальної громади відповідно села (добровільного об’єднання в одну територіальну громаду жителів декількох сіл), селища, міста (ч. 1 ст. 12 Закону № 280*). Він очолює відповідну раду та її виконавчий комітет.

* Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.97 № 280/97-ВР.

Хто може виконувати обов’язки тимчасово відсутнього голови, роз’яснило Міністерство регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства в листі від 31.07.2019 № 7/34.4/12350-19.

На думку Мінрегіонбуду, відповідь на це запитання залежить від ситуації, що склалася.

Так, згідно з ч. 2 ст. 42 Закону № 280 у разі звільнення з посади сільського, селищного, міського голови у зв’язку з достроковим припиненням його повноважень або смерті, а також у разі неможливості здійснення ним своїх повноважень повноваження голови здійснює секретар відповідної ради, крім випадків дострокового припинення повноважень голови відповідно до Закону України «Про військово-цивільні адміністрації» від 03.02.2015 № 141-VIII або Закону України «Про правовий режим воєнного стану» від 12.05.2015 № 389-VIII.

При цьому Мінрегіонбуд звертає увагу на те, що

Причому строки такого здійснення повноважень секретарем місцевої ради суворо обмежені Законом № 280.

За ситуації, коли місцевий голова тимчасово відсутній у зв’язку з хворобою, відпусткою або відрядженням, його посада не є вакантною. Кому за цих обставин повинні передаватися повноваження голови, у законодавстві чітко не визначено.

У ч. 6 ст. 46 Закону № 280 сказано про те, що у випадку, якщо голова не може скликати сесію відповідної місцевої ради у встановлені строки, сесію сільської, селищної, міської ради скликає секретар відповідної ради. Він же веде засідання ради і підписує прийняті рішення.

Якщо йдеться про районну в місті, районну, обласну раду, то сесію скликає відповідно заступник голови районної в місті, районної ради або перший заступник, заступник голови обласної ради.

Як ми вже згадували, сільський, селищний, міський голова очолює не лише відповідну раду, але й виконавчий комітет. Так ось, у разі відсутності голови засідання виконкому скликає заступник сільського, селищного, міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (районної в місті ради — заступник голови ради) (ст. 53 Закону № 280).

Хто за цих обставин головує і підписує прийняті рішення, Закон не встановлює.

Мінрегіонбуд пропонує керуватися Роз’ясненням про повноваження сільських, селищних голів та формування комісій місцевих рад, затвердженим на засіданні Комітету Верховної Ради України з питань державного будівництва та місцевого самоврядування від 19.06.2013, протокол № 11. Відповідно до цього Роз’яснення

Що стосується тимчасової відсутності голови місцевої держадміністрації, то в цьому випадку його функції та повноваження виконує перший заступник голови, а за відсутності останнього — один із заступників голови місцевої держадміністрації (ч. 4 ст. 39 Закону № 586*)**.

* Закон України «Про місцеві державні адміністрації» від 09.04.99 № 586-XIV.

** Вам також може бути цікавою стаття «Працівник ОМС тимчасово відсутній: шукаємо заміну» // «ОП», 2020, № 13, с. 18.

Бюджетники

Тепер поговоримо про працівників бюджетної сфери.

Найпростіше, якщо в керівника є штатний заступник і в його посадовій інструкції прописано, що він уповноважений виконувати певні обов’язки керівника під час відсутності останнього.

Ну а якщо заступника немає, то обов’язки керівника можна тимчасово покласти на іншого працівника. Оскільки в цій ситуації керівник продовжує обіймати свою посаду згідно зі штатним розписом (тобто вона не вакантна), то вибір, по суті, обмежений усього двома варіантами.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника іншим працівником без звільнення від основної роботи, передбаченої трудовим договором. Працівник виконує додаткові обов’язки протягом робочого дня з дотриманням нормальної тривалості робочого часу, установленої КЗпП.

Доручення іншому працівникові додаткової роботи в порядку виконання обов’язків керівника, тимчасово відсутнього у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю тощо, оформляють відповідним наказом (розпорядженням). У ньому зазначають період виконання додаткової роботи, точно визначають коло обов’язків (можна зазначити в додатку до наказу) і встановлюють порядок оплати.

Тимчасове заступництво. Це виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою, коли це пов’язано з виробничою необхідністю або з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації.

Мабуть, єдиний документ, що регулює питання тимчасового заступництва, — це Роз’яснення № 30/39*, яке продовжує діяти і нині в частині, що не суперечить Конституції та законам України (підстава — постанова Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 № 1545-XII).

* Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.65 № 30/39.

На період заступництва працівник:

• звільняється від виконання своїх обов’язків за постійною посадою;

• виконує виключно обов’язки тимчасово відсутнього керівника.

Це можливо тільки за посадою, призначення на яку здійснюється органом управління вищого рівня (п. 2 Роз’яснення № 30/39, лист Мінекономіки від 14.08.2020 № 3512-06/50540-01).

Фахівці Мінсоцполітики (див., зокрема, консультації в газеті «Праця і зарплата», 2015, № 17, с. 17; 2017, № 41, с. 10) роз’яснюють, що у випадку з тимчасовим заступництвом працівник визначається таким, що тимчасово виконує обов’язки в порядку тимчасового переведення (за його згодою) на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, тобто застосовується ст. 33 КЗпП.

А отже, наявність письмової згоди працівника обов’язкова**.

** Детально про оформлення й оплату при використанні кожного з цих варіантів читайте у статтях «Працівник іде у відпустку: шукаємо заміну» // «ОП», 2021, № 13, с. 3; «Заміна тимчасово відсутніх працівників: нюанси встановлення та оплати» // «ОП», 2020, № 13, с. 3.

Тимчасове виконання обов’язків за посадою відсутнього працівника покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) по підприємству, установі або організації (абз. 2 п. 1 Роз’яснення № 30/39). У наказі (розпорядженні) слід зазначити час і порядок виконання таких обов’язків, а також порядок оплати.

Держслужба

Для держслужбовців основний орієнтир — Закон № 889***. Дія норм законодавства про працю поширюється на держслужбовців у частині відносин, не врегульованих цим Законом (ч. 3 ст. 5 Закону № 889).

*** Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

У протилежному випадку нічого не залишається, як покласти додаткові обов’язки на одного з працівників відповідним розпорядчим документом. Причому відбувається це без звільнення працівника від роботи за своєю основною посадою. При цьому виплата за додаткове навантаження у зв’язку з виконанням обов’язків тимчасово відсутнього держслужбовця встановлюється керівником держслужби держслужбовцеві за поданням його безпосереднього керівника в розмірі 50 % посадового окладу тимчасово відсутнього держслужбовця (ч. 3 ст. 52 Закону № 889).

Зверніть увагу: на думку НАДС, викладену в листі від 10.08.2020 № 5738/13-20, обов’язки тимчасово відсутнього держслужбовця, що обіймає посаду держслужби категорії «Б», можна покласти як на держслужбовця, що обіймає посаду держслужби категорії «Б», так і на держслужбовця, що обіймає посаду держслужби категорії «В».

Чия посада в документах?

Мін’юст у листі від 05.02.2019 № 4249/Н-539/7.1.2 звертає увагу на вимоги двох нормативних документів: п. 53 розд. II Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55, і п. 10 гл. 7 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (ср. ).

Згідно з цими документами за відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ім’я якої зазначені на проєкті документа, його підписує особа, що виконує обов’язки, або заступник. У цьому випадку обов’язково зазначаються фактична посада, ім’я та прізвище особи, що підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» або правобічну похилу риску перед назвою посади.

Аналогічні вимоги містяться і в п. 5.22 ДСТУ 4163-2020 «Вимоги до оформлення документів».

Таким чином,

Якщо працівник виконує обов’язки відсутнього керівника на підставі відповідного наказу (розпорядження) без звільнення від своєї основної роботи, у документах також зазначають фактичну посаду підписанта.

При тимчасовому заступництві, як ми пам’ятаємо, на працівника наказом (розпорядженням) покладають виконання обов’язків керівника зі звільненням від виконання роботи за основною посадою. У свою чергу, вищезгадані нормативні документи передбачають, що

Отже, у ситуації з тимчасовим заступництвом, на наш погляд, працівник, що заміщає керівника, може підписувати службові документи як «Виконувач обов’язків керівника», або «В. о.».