1 i.factor.ua/ukr/journals/bb/2021/january/issue-3/article-112922.html
3 Унесені наказом Мін’юсту від 21.04.2022 № 1581/5.
Правила № 1000/5 встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі узагальнимо їх терміном «установа»). Цей документ обов’язковий для виконання всіма установами.
Тож переходимо до недавніх змін. Двома словами їх можна описати як «нічого революційного». Змінами переважно уточнено норми Правил № 1000/5, підігнано їх під реалії сьогодення (не воєнні, а просто сучасні). Насамперед зміни пов’язані з набранням чинності ДСТУ 4163:20204 у вересні 2021 року. Саме на цей документ тепер посилаються Правила № 1000/5 у питанні оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів та визначенні порядку їх розміщення. Хоча і без цього уточнення діяти слід було саме з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020.
4 Національний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144.
Ще одне документальне уточнення — посилання на Типову інструкцію № 555 та Національний класифікатор НК 010:20216.
6 Затверджений наказом Мінекономіки від 12.03.2021 № 526.
Організаційні зміни
Які саме зміни маємо в Правилах № 1000/5. Передусім уточнено визначення служби діловодства. Це:
1) структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи
або
2) відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.
При цьому чітко зазначено, що відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. А от безпосередньо його організує вже служба діловодства. Ця служба розробляє інструкцію з діловодства в установі. Така інструкція одночасно регламентує питання організації діловодства в паперовій та електронній формах. Затверджують її розпорядчим документом.
У структурному підрозділі установи контроль за оформленням та зберіганням документів, організацією діловодства покладається на керівника цього підрозділу. А організація діловодства — на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої прописані відповідні обов’язки.
Документи, створені в паперовій формі, проходять та опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу з електронними документами.
ВАЖЛИВО!
При цьому не можна, щоб один і той же документ одночасно проходив і в електронній, і паперовій формі.
Далі розберемо певні нюанси документообігу.
Найменування установи
Цьому питанню присвятили окрему нову главу (четверту) в розд. ІІ Правил № 1000/5.
Найменування установи — автора документа, у тому числі скорочене (за наявності), має відповідати зазначеному в Єдиному держреєстрі. Якщо є скорочене найменування, то його слід розмістити (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру.
Найменування установи вищого рівня зазначаємо у скороченому вигляді, а якщо його офіційно не визначено — повністю. Якщо установа має подвійне або потрійне підпорядкування, слід згадати всіх — зазначити найменування всіх установ вищого рівня.
Установи, які одночасно підпорядковані місцевій держадміністрації та міністерству (або іншому органу виконавчої влади), зазначають лише найменування держадміністрації.
Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу зазначаємо лише в разі, якщо філія є автором документа. У цьому разі її найменування розміщуємо нижче найменування самої установи.
Дати
Дати на документах оформлюємо відповідно до п. 32 розд. ІІ Типової інструкції. Тобто дату зазначаємо арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Оформляємо її в один із таких способів:
1) цифровим: число та місяць проставляємо двома парами цифр, розділеними крапкою, а рік — чотирма цифрами. Крапку наприкінці не ставимо. Наприклад: «01.06.2022»;
2) словесно-цифровим: його застосовуємо в текстах нормативно-правових актів (далі — НПА) і посиланнях на них, а також у документах, що містять відомості фінансового характеру. Дати зазначаємо так: «02 червня 2022 року» або «02 червня 2022 р.».
Обов’язково мають стояти дата та підпис в усіх службових відмітках на документах, пов’язаних з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та внесення його до справи).
Погодження та візи
Якщо документ установи потребує зовнішнього погодження (тобто за її межами іншими зацікавленими установами), то його проєкт погоджують відповідно до п. 62 Типової інструкції.
Зауважимо: у цій нормі описані лише правила погодження проєктів документів, створених у паперовій формі. Про погодження проєктів електронних документів ідеться в пп. 103 — 111 Типової інструкції.
Чітко встановлено, що проєкти НПА, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візують також керівник служби діловодства, керівник структурного підрозділу (спеціаліст) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактор (за наявності).
Проєкти наказів (розпоряджень) із кадрових питань (особового складу) та додатки до них візують працівник кадрової служби, який створив документ, та його керівник. Також залежно від виду наказу візу проставляють керівник бухгалтерської служби або інші посадові особи, яких стосується документ.
Затвердження та підписання документів
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким його затверджено, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
Гриф затвердження розміщуємо у правому верхньому кутку першої сторінки документа. А якщо документ затверджено кількома посадовими особами, то грифи затвердження розташовують на одному рівні.
Вимоги до тексту
Дещо уточнено вимоги до тексту документів.
Інформацію в тексті документа слід викладати стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживаємо діловий стиль.
Якщо в тексті згадано документи, які є запитом або приписом до виконання, то посилання на них слід оформлювати в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. Якщо є посилання на зареєстрований НПА, то ще додатково зазначаємо дату держреєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром НПА.
Посилання на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів НПА робимо цифрами, а порядкові номери частин статей, абзаців і речень — словами.
Копії документів
Правила засвідчення копій документів містять зауваження: напис про посвідчення копії проставляємо нижче реквізиту документа «Підпис».
Також Правила № 1000/5 тепер містять приклад оформлення напису про посвідчення копії:
Напис про посвідчення копії скріплюється відбитком печатки установи (без зображення герба) або печатки структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) за її наявності.
Правила № 1000/5 більше не вимагають проставляти відмітку «Копія» під час оформлення всіх поголовно паперових копій документів. Наразі така норма залишилася лише щодо оформлення ксеро- та фотокопій архівних документів.
Реєстрація та передача документів
Пам’ятайте: якщо документ не зареєстровано у службі діловодства, то його не можна надсилати або передавати.
Реєстрацію документів проводить централізовано служба діловодства. Структурні підрозділи ж реєструють лише створені ними доповідні та службові записки.
Якщо документ отримано не в повному складі (немає зазначених в описі додатків або окремих аркушів) або ж він містить помилки, «несумісні» з виконанням, то такий документ не реєструємо. Повертаємо його відправнику із зазначенням причини та телефонним повідомленням. А от письмовий запит більше не є обов’язковою частиною цього процесу.
Єдиний варіант, коли такі «пошкоджені» документи можна зареєструвати, — це якщо особливості їх розгляду визначені спеціальними законодавчими актами.
Якщо документ приїхав поштою і конверт пошкоджено, то має бути відповідна відмітка в поштовому реєстрі. А от якщо внаслідок такого пошкодження неможливо прочитати документ, то вже тоді складаємо акт у двох примірниках (один — кореспонденту, інший — службі діловодства).
Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
Номенклатура справ
Певні зміни внесено до порядку складання номенклатури справ. Нагадаємо: вона призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для електронних та паперових документів, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку, визначення строків зберігання.
Примірні та типові номенклатури справ, розроблені місцевими органами влади, іншими установами обласного рівня для однорідних за характером діяльності підвідомчих установ, потребують схвалення експертної комісії та затвердження розпорядчими документами органів та установ, що їх розробили.
Форми номенклатури, як і раніше, наведено в додатках 10 (уніфікована) та 11 (для структурних підрозділів) до Правил № 1000/5.
Серед новинок їх складання, зокрема, маємо такі:
— у графі 5 «Примітка» робимо позначки про форму створення документа (електронна, паперова, змішана);
— структурні підрозділи установи для використання в роботі отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів номенклатури справ установи;
— наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та установи закриваємо підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ. При цьому номенклатуру підрозділу підписує відповідальна особа згідно з інструкцією з діловодства установи, а номенклатуру установи — керівник служби діловодства.
Зберігання документів
У правилах зберігання наведено кілька важливих уточнень. Серед них:
— особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігають за основним місцем роботи. Потрібно видати справу в тимчасове користування працівникам структурних підрозділів? Крім дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, також слід поінформувати про видачу службу діловодства;
— оригінали НПА зберігають за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо — за місцем створення.
Знищення документів
УВАГА!
Заборонено вилучати документи для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності.
Хоча це правило працювало й раніше.
Також маємо уточнення щодо знищення документів шляхом невідновлюваного подрібнення чи спалювання (іншим способом). Це стосується випадку, коли до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі — НАФ), включено 100 справ, а також документи «Для службового користування». При цьому в кінці акта обов’язково робимо запис про те, що справи знищено шляхом невідновлюваного подрібнення.
Архівне зберігання
Уточнено правила видачі справ у тимчасове користування.
Так, якщо окремі справи треба залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, то:
— по-перше, необхідне письмове звернення керівника цього підрозділу до архіву установи;
— по-друге, архів видає справи в тимчасове користування на строк до трьох місяців.
Також підкориговано правила передавання документів у разі припинення установи. Ідеться про припинення територіального органу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади шляхом ліквідації, реорганізації та створення міжрегіонального (міжобласного) територіального органу. У цьому разі архівні справи, внесені до НАФ, передають в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради. Документи з кадрових питань (особового складу) передають трудовому архіву, а документи, не завершені в діловодстві, — новоствореному органу.
Оновлені додатки
Більшість додатків до Правил № 1000/5 також отримали порцію змін. Але ці зміни носять коректурний характер. Десь реквізит «ініціали (ініціали імені), прізвище» змінено на «Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ» (як того вимагає ДСТУ 4163:2020), десь реєстраціно-контрольну карту — на реєтсраційно-моніторингову.
Хоча зміни й незначні, однак з 27.04.2022 в роботі слід використовувати оновлені документи.
