Загальне
Коли подаємо. Довідковий Податковий розрахунок роботодавці подають у разі відсутності повної інформації про нараховану зарплату і трудові відносини у двох випадках:
1) для призначення пенсії вашому працівникові;
2) для призначення матеріального забезпечення.
У другому випадку йдеться про допомогу по тимчасовій непрацездатності чи по вагітності та пологах. Або ж для отримання працівником (уже звільненим) допомоги по безробіттю від центру зайнятості.
Строки подання. Порядок № 4*, яким урегульовані правила і механізм подання Об’єднаного звіту, не встановлює конкретних строків подання довідкового звіту. Проте пенсійники роз’яснюють, що Податковий розрахунок із типом «Звітний» як «Довідковий» має подаватися виключно в межах поточного кварталу. Наприклад, такий довідковий звіт за квітень, травень та червень 2022 року можна подавати з 1 квітня по 30 червня 2022 року.
А от після закінчення звітного кварталу за місяці такого кварталу довідковий звіт не пройде.
Склад звіту. Податковий розрахунок із типом «Звітний» як «Довідковий» складається безпосередньо з самого Податкового розрахунку та додатків:
— Д1 — подаємо для призначення пенсії чи матеріального забезпечення;
— Д5 — подаємо за потреби (в разі, коли це може вплинути на суму виплат);
— Д6 — подаємо для призначення пенсії за наявності у працівника спецстажу.
Зверніть увагу: довідковий додаток 4ДФ не подається.
Заповнення звіту. У самому Податковому розрахунку заповнюємо лише рядки 01 — 06 заголовної частини. При цьому заголовна частина має містити одночасно позначки в рядках 011 — тип «Звітний» та 014 — тип «Довідковий».
Інші рядки заповнювати не потрібно.
У додатках довідкового Податкового розрахунку, серед іншого, обов’язково потрібно зазначити причину подання (для пенсії або для матзабезпечення). Для Д1 — це рядок 35, для Д5 — рядок 36, для Д6 — рядок 34. Решту інформації в цих додатках заповнюємо за загальними правилами.
Дублюємо у звітному. Інформацію, яку подаємо в довідковому Податковому розрахунку, обов’язково повторюємо у звітному, який подається за квартал на всіх працівників.
Нумерація. Дотримуємося порядку нумерації. Якщо за звітний квартал уже подано 25 довідкових Податкових розрахунків (тобто останній номер «25»), то «Звітний» має мати наступний номер «26».
В яких ситуаціях треба подавати Податковий розрахунок із типом «Звітний» як «Довідковий», а в яких ні, покажемо в таблиці.
Коли подаємо «Звітний» як «Довідковий»
| Ситуація | Чи подавати довідковий звіт |
| Працівника прийняли на роботу 24 квітня 2022 року. Він хворів із 12 по 23 травня 2022 року. Лікарняні нараховуються у червні. Спецстажу немає | Треба подати довідковий звіт. Він буде складатися з Податкового розрахунку та додатків Д1 і Д5. При цьому Д1 треба подати за квітень і травень 2022 року. Тому що розрахунковим періодом для обчислення лікарняних будуть фактично відпрацьовані дні перед настанням страхового випадку (з 24.04.2022 по 11.05.2022) |
| Працівник хворів із 30 травня по 3 червня 2022 року. Лікарняні нараховуються в червні | Довідковий звіт не подаємо. Адже вся сума лікарняних буде нарахована за рахунок роботодавця |
| Декільком працівникам, які хворіли в червні більше 5 днів, нараховані лікарняні за рахунок ФСС (починаючи з шостого дня непрацездатності) | Формуємо довідковий Податковий розрахунок на кожного працівника окремо. Подаємо разом із наданням заяви-розрахунку (або раніше), щоб на момент отримання фондом заяви-розрахунку дані щодо зарплати працівників, які заявлені на фінансування допомоги, вже були в Держреєстрі загальнообов’язкового соціального страхування |
| Працівник хворіє з 29 квітня по 24 травня 2022 року. Має три е-лікарняних (первинний і два продовження хвороби). Лікарняні нараховуються в червні 2022 року | Довідковий звіт не подаємо. Адже за одним страховим випадком (про що свідчать номери лікарняних) розраховується одна середня зарплата. Розрахунковим періодом для її обчислення буде квітень 2021 року — березень 2022 року. А за цей період інформація про заробіток працівника вже є в Держреєстрі |
| Працівниці в січні 2022 року нарахована допомога по вагітності та пологам за 126 календарних днів (з 25.01.2022 по 26.05.2022). У зв’язку з ускладненнями під час пологів їй надано продовження лікарняного на 14 днів із 31.05.2022 | Подавати довідковий Податковий розрахунок у такому разі не потрібно. Так само, як і в попередній ситуації, маємо справу з продовженням лікарняного. У такому разі розраховувати нову середню зарплату не треба. Розрахунок декретних здійснюємо виходячи із середньоденної зарплати, розрахованої для першого лікарняного листа (виходячи з розрахункового періоду січень — грудень 2021 року) |
| Працівник звільнився і влаштовується на роботу до іншого роботодавця | Не подаємо довідковий Податковий розрахунок. У цьому разі немає потреби його подавати |
| Працівник (без спецстажу) звільнився 7 червня 2022 року і став на облік у центр зайнятості в червні (як безробітний) | Подаємо довідковий звіт або на вимогу безпосередньо працівника, або за запитом центру зайнятості. Для розрахунку допомоги по безробіттю розрахунковим періодом є 12 місяців, що передують місяцю реєстрації особи в центрі зайнятості як безробітної (п. 7 Порядку № 1266**). У цій ситуації це червень 2021 року — травень 2022 року. Тоді довідковий Податковий розрахунок буде містити Д1 за квітень і травень. А також Д5, де будуть зазначені дата і підстава звільнення |
| Працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, іде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами в червні 2022 року | Немає потреби подавати довідковий звіт. Адже при нарахуванні допомоги по вагітності та пологах розрахункового періоду не буде, оскільки він весь виключається з розрахунку. У Д1 ми не відображаємо інформацію щодо працівниці, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Відображення в Д5 закінчення цієї відпустки для догляду і початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами для ФСС не інформативно (вони побачать лікарняний), а також це не впливає на суму допомоги. У разі складнощів при прийнятті фондом заяви-розрахунку на фінансування допомоги можна надати пояснення |
| Подали довідковий Податковий розрахунок, але виявили помилку в зазначеній сумі зарплати | Можна подати повторно такий Розрахунок із типом «Звітний» як «Довідковий» із правильними відомостями на особу. Він «перекриє» попередні дані |
| У травні 2022 року працівнику нарахована допомога по тимчасовій непрацездатності і поданий Податковий розрахунок із типом «Звітний» як «Довідковий» з додатком Д1 за квітень 2022 року. У червні працівник оформлює пенсію (без звільнення). Подавати довідковий звіт із додатком Д1 тільки за травень чи за квітень і травень 2022 року? | Треба подати довідковий звіт із додатком Д1 за квітень і травень 2022 року. Адже кожний наступний звіт із типом «Звітний» як «Довідковий» на одного і того ж працівника «перекриває» попередній звіт із таким же типом |
| Чи передбачений штраф для роботодавця за неподання довідкового Податкового розрахунку? | Штрафу за його неподання не передбачено. Але при неподанні довідкового звіту працівник несвоєчасно отримає виплати (при оформленні пенсії або виплаті матзабезпечення). Також ФСС може відмовити роботодавцю у прийнятті заяви-розрахунку на фінансування матзабезпечення без наявності невистачаючих даних у Держреєстрі загальнообов’язкового соціального страхування |
