Как заполнить Д1
Начнем с того, что приостановка действия трудового договора не прекращает трудовые отношения. Во время приостановки трудового договора работодатель и в дальнейшем продолжает табелировать работника.
Трудовые отношения продолжаются, и этот факт нужно зафиксировать в Д1 Налогового расчета.
При этом отдельной отметки или показателя для фиксации факта приостановки трудового договора в Д1 или других приложениях Объединенного отчета не предусмотрено.
Тогда что будем фиксировать в Д1?
Если период приостановки трудового договора продолжался целый месяц, то на работника надо заполнить строку без суммовых показателей. В нем указывает количество дней пребывания в трудовых отношениях в графе 14
Внимание! В таком случае нельзя заполнять графу 13 (количество дней отпуска без сохранения зарплаты). Потому что приостановка трудового договора не является отпуском без сохранения зарплаты.
Если приостановка трудового договора продолжалась только часть месяца, а за вторую часть месяца начислили доход, который является базой ЕСВ, то для времени приостановки отдельную строку не формируем. И время приостановки в Д1 никак не выделяем. В обычной зарплатной строке будет заполнено количество календарных дней трудовых отношений в графе 14 и суммовые показатели в графах 16, 17 и 20.
В таком случае стоит помнить о правиле начисления ЕСВ с МЗП. То есть если работник основной, работает по фиксированному рабочему времени, трудовые отношения с ним продолжаются целый месяц, а база начисления ЕСВ в этом месяце меньше чем минималка, то ЕСВ взимаем с МЗП.
Рассмотрим порядок отражения приостановки действия трудового договора в Д1 на примере.
Пример. С работником Лопандя А. Р. (основное место работы, полная занятость, без инвалидности) с 1 января по 22 февраля 2023 года был приостановлен трудовой договор. С 23 февраля трудовой договор возобновлен и он приступил к работе. За 4 рабочих дня с 23 по 28 февраля 2023 года работнику начислено 1600,00 грн зарплаты (ЕСВ — 352,00 грн).
В Д1 за январь формируем на работника одну строку, в которой указываем в графе 14 — «31» — количество дней пребывания в трудовых отношениях в январе. Графу 13 не заполняем, суммовые показатели также отсутствуют.
В Д1 за февраль сформируем на работника две строки. Одну — зарплатную, а вторую для дополнительной базы начисления ЕСВ. Ведь у работника это место работы является основным, ставка ЕСВ к его доходам применяется в размере 22 % (он не имеет инвалидности), находился в трудовых отношениях полный месяц и база начисления взноса меньше чем минималка.
В первой (зарплатной) строке указываем в графе 14 — «28» — количество дней пребывания в трудовых отношениях в феврале. Графу 13 не заполняем! В графах 16, 17 и 20 указываем суммовые показатели.
Во второй строке показываем дополнительную базу начисления ЕСВ с кодом 13 в графе 09. Она составляет 5100 грн (6700 - 1600). ЕСВ на дополнительную базу — 1122 грн (5100 х 22 %) (см. рисунок).
Приостановка трудового договора в Д1
Приостановка в персонифицированных данных
Расхождения в сумме средней. Время приостановки трудового договора в связи с военной агрессией Российской Федерации против Украины относят к перечню уважительных причин отсутствия на работе. И при расчете больничной средней зарплаты это время исключаем из расчета.
Ни для кого не секрет, что специалисты ПФУ проверяют правильность начисления больничной средней зарплаты по имеющимся данным персонифицированного учета, в соответствии с поданными страхователями отчетами. Теперь в заявлении-расчете при заполнении сведений по листку нетрудоспособности автоматически рассчитываются и отражаются суммы пособия.
И, как показывает практика, случаются расхождения между суммой пособия, которая рассчитана работодателем, и суммой пособия по данным ПФУ. Такие ситуации могут возникать, в частности, и при наличии времени приостановке трудового договора в расчетном периоде. Ведь работодатель время приостановки исключает из расчета. А автоматизированная система ПФУ — нет, поскольку в Объединенном отчете такая информация не отражается и не учитывается в персонифицированных данных работника.
Передача данных о приостановке. С 06.11.2022 согласно ч. 2 ст. 20 Закона о ЕСВ* работодатели должны подавать сведения, в частности, и о приостановке/возобновлении действия трудового договора, заключенного с работником. Об этом читайте в статье «е-Трудовая книжка: Закон обязывает подать» // «Налоги & бухучет», 2022, № 85.
В соответствии с положениями абзаца седьмого ч. 2 ст. 20 Закона о ЕСВ порядок и сроки подачи этих сведений устанавливает Пенсионный фонд по согласованию с Минэкономики.
Но теперь такой документ еще не утвержден.
Как выйти из ситуации. На портале ПФУ есть возможность подать вместе с заявлением-расчетом сканкопии документов, которые подтверждают или объясняют ее данные. Поэтому прилагайте к такому заявлению сканкопии приказов о приостановке/возобновлении действия трудового договора. Таким образом вы обоснуете причины расхождений в сумме больничной средней.
Выводы
- При приостановке трудового договора трудовые отношения не прерываются.
- Специальных отметок для отражения в Д1 календарных дней приостановки трудового договора не предусмотрено.
- Приостановка трудового договора ≠ отпуск без сохранения зарплаты. Поэтому в графу 13 Д1 дни приостановки не вносим.
- Если у работника, с которым приостановлено действие трудового договора, не было дохода, то в Д1 указываем только количество дней пребывания в трудовых отношениях в графе 14.
- Период приостановки исключаем из расчетного периода при определении больничной средней.
- Чтобы сообщить ПФУ о периоде приостановки, вместе с заявлением-расчетом можно подать сканкопии соответствующих приказов.
