Як заповнити Д1
Почнемо з того, що призупинення дії трудового договору не припиняє трудові відносини. Під час призупинення трудового договору роботодавець і надалі продовжує табелювати працівника.
Трудові відносини тривають і цей факт потрібно зафіксувати в Д1 Податкового розрахунку.
При цьому окремої позначки або показника для фіксації факту призупинення трудового договору в Д1 або інших додатках Об’єднаного звіту не передбачено.
Тоді що будемо фіксувати в Д1?
Якщо період призупинення трудового договору тривав цілий місяць, то на працівника треба заповнити рядок без сумових показників. У ньому вказуємо кількість днів перебування у трудових відносинах у графі 14
Увага! В такому разі не можна заповнювати графу 13 (кількість днів відпустки без збереження зарплати). Бо призупинення трудового договору не є відпусткою без збереження зарплати.
Якщо призупинення трудового договору тривало тільки частину місяця, а за другу частину місяця нарахували дохід, який є базою ЄСВ, то для часу призупинення окремий рядок не формуємо. І час призупинення у Д1 ніяк не виділяємо. У звичайному зарплатному рядку буде заповнена кількість календарних днів трудових відносин у графі 14 і сумові показники у графах 16, 17 і 20.
У такому випадку варто пам’ятати про правило нарахування ЄСВ з МЗП. Тобто якщо працівник основний, працює за фіксованим робочим часом, трудові відносини з ним тривають цілий місяць, а база нарахування ЄСВ цього місяця менша за мінімалку, то ЄСВ справляємо з МЗП.
Розглянемо порядок відображення призупинення дії трудового договору в Д1 на прикладі.
Приклад. З працівником Лопандя А.Р. (основне місце роботи, повна зайнятість, без інвалідності) з 1 січня по 22 лютого 2023 року був призупинений трудовий договір. З 23 лютого трудовий договір відновлено і він приступив до роботи. За 4 робочих дні з 23 по 28 лютого 2023 року працівнику нараховано 1600,00 грн зарплати (ЄСВ — 352,00 грн).
У Д1 за січень сформуємо на працівника один рядок, в якому зазначаємо в графі 14 — «31» — кількість днів перебування у трудових відносинах у січні. Графу 13 не заповнюємо, сумові показники також відсутні.
У Д1 за лютий сформуємо на працівника два рядки. Один — зарплатний, а другий для додаткової бази нарахування ЄСВ. Адже у працівника це місце роботи є основним, ставка ЄСВ до його доходів застосовується у розмірі 22 % (він не має інвалідності), перебував у трудових відносинах повний місяць і база нарахування внеску менша за мінімалку.
У першому (зарплатному) рядку зазначаємо у графі 14 — «28» — кількість днів перебування у трудових відносинах у лютому. Графу 13 не заповнюємо! У графах 16, 17 і 20 зазначаємо сумові показники.
У другому рядку показуємо додаткову базу нарахування ЄСВ із кодом 13 у графі 09. Вона становить 5100 грн (6700 - 1600). ЄСВ на додаткову базу — 1122 грн (5100 х 22 %) (див. рисунок).
Призупинення трудового договору в Д1
Призупинення в персоніфікованих даних
Розбіжності у сумі середньої. Час призупинення трудового договору у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України відносять до переліку поважних причин відсутності на роботі. І при розрахунку лікарняної середньої зарплати цей час виключаємо з розрахунку.
Ні для кого не секрет, що фахівці ПФУ перевіряють правильність нарахування лікарняної середньої зарплати за наявними даними персоніфікованого обліку, відповідно до поданих страхувальниками звітів. Наразі у заяві-розрахунку при заповненні відомостей за листком непрацездатності автоматично розраховуються та відображаються суми допомоги.
І, як показує практика, трапляються розбіжності між сумою допомоги, яка розрахована роботодавцем, і сумою допомоги за даними ПФУ. Такі ситуації можуть виникати, зокрема, і за наявності часу призупиненні трудового договору у розрахунковому періоді. Адже роботодавець час призупинення виключає з розрахунку. А автоматизована система ПФУ — ні, оскільки в Об’єднаному звіті така інформація не відображається і не враховується у персоніфікованих даних працівника.
Передача даних про призупинення. З 06.11.2022 відповідно ч. 2 ст. 20 Закону про ЄСВ* роботодавці мають подавати відомості, зокрема, і щодо призупинення/поновлення дії трудового договору, укладеного з працівником. Про це читайте в статті «е-Трудова книжка: Закон зобов’язує подати» // «Податки & бухоблік», 2022, № 85 (ср. ).
Відповідно до положень абзацу сьомого ч. 2 ст. 20 Закону про ЄСВ порядок та строки подання цих відомостей встановлює Пенсійний фонд за погодженням із Мінекономіки.
Але наразі такий документ ще не затверджено.
Як вийти із ситуації. На порталі ПФУ є можливість подати разом із заявою-розрахунком сканкопії документів, які підтверджують чи пояснюють її дані. Тож додайте до такої заяви сканкопії наказів про призупинення/відновлення дії трудового договору. Таким чином ви обґрунтуєте причини розбіжностей у сумі лікарняної середньої.
Висновки
- При призупиненні трудового договору трудові відносини не перериваються.
- Спеціальних позначок для відображення в Д1 календарних днів призупинення трудового договору не передбачено.
- Призупинення трудового договору ≠ відпустка без збереження зарплати. Тому у графі 13 Д1 дні призупинення не вносимо.
- Якщо у працівника, з яким призупинено дію трудового договору, не було доходу, то в Д1 зазначаємо тільки кількість днів перебування у трудових відносинах у графі 14.
- Період призупинення виключаємо із розрахункового періоду при визначенні «лікарняної» середньої.
- Щоб повідомити ПФУ про період призупинення, разом із заявою-розрахунком можна подати сканкопії відповідних наказів.
