Неявки на работу: показывать ли в Д1?

В табеле «НЗ» или «І»

Если работник отсутствует по невыясненным причинам, то в табеле учета рабочего времени ставим отметку «НЗ». Если работник объяснил свое отсутствие, но не может подтвердить эту причину документально, как это требует законодательство, однако работодатель признал ее уважительной, то в табеле учета рабочего времени ставим отметку «І».

В Д1 отражение периода «НЗ» и «І» не предусмотрено. Некоторые бухгалтеры пытаются вписать этот период в графу 13, предусмотренную для отражения периода отпуска без сохранения. Но это ошибка! Потому что неявки «НЗ» и «І» — это не отпуск без сохранения зарплаты. Поэтому в графе 13 эти дни неявок не показываем!

Более того, данные из Д1 используются ПФУ для исчисления средней заработной платы для расчета выплат по общеобязательному государственному соцстрахованию (больничные, выплаты на случай безработицы и т. п.). И, в отличие от дней отпуска без сохранения зарплаты,

Ведь неявки, не отнесенные к уважительным причинам (п. 3 Порядка № 1266*) должны остаться в расчете средней зарплаты.

* Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.

Кстати, из расчета отпускной средней зарплаты эти дни также не исключаются.

Поэтому внесение дней неявок в графу 13 Д1 является неправильным. Кроме того, имеет негативные последствия для работодателя.

А как же тогда отразить их в Д1? Никак. Потому что специальных отметок для них в Д1 не предусмотрено.

Зато, если работник отсутствовал на работе:

— весь месяц и отсутствует база ЕСВ, то формируем на него обычную зарплатную строку без суммовых показателей. При этом в графе 14 обязательно фиксируем количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях. И помним, что в графу 13 эти дни не заносим, она будет пустой;

— часть месяца и есть, например, начисленная зарплата, то формируем обычную зарплатную строку. В ней заполняем графу 14 (дни пребывания в трудовых отношениях) и суммовые показатели. Графу 13 также не трогаем, оставляем пустой. При этом для основных работников без инвалидности помним о правиле минимального размера ЕСВ. И при необходимости указываем дополнительную базу в отдельной строке с КТН «13».

Продемонстрируем это на примере.

В Д1 на работника сформируем одну строку. В ней укажем количество дней пребывания в трудовых отношениях в графе 14. Графа 13 и графы для суммовых показателей (16, 17 и 20) будут пустыми (см. рис. 1).

Рис. 1. Показываем в Д1 работника, который отсутствовал весь месяц

Прогул

Прогулом считается отсутствие работника на работе как в течение всего рабочего дня, так и больше 3 часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня без уважительных причин.

Уважительность причины отсутствия на работе оценивает работодатель исходя из конкретных обстоятельств. Во время военного положения советуем очень осторожно подходить к признанию отсутствия работника прогулом. О практике судебных решений военного времени в отношении уважительности причин отсутствия на работе работников вы можете прочитать в статье «Прогул во время войны: свежая судебная практика» // «Оплата труда», 2022, № 23.

Однако и во время войны есть случаи прогулов. Как быть работодателю с такими случаями, составляя Д1 Налогового расчета, рассмотрим дальше.

Аналогично к неявкам «НЗ» и «І», которые мы рассмотрели в предыдущем разделе, в Д1 не предусмотрено отдельных полей или отметок для отражения дней прогула.

Также во время прогула работника трудовые отношения с ним не прерываются и работодатель фиксирует его отсутствие в табеле учета рабочего времени отметкой «ПР». Поэтому

Также если прогул продолжался не целый месяц и были какие-то зарплатные начисления, то в Д1 в зарплатной строке указываем суммовые показатели. В этом случае также помните об уплате ЕСВ с МЗП для основного работника. Если фактическая база начисления ЕСВ окажется меньше чем минималка, то взнос должны уплатить с минималки. А в Д1 должны показать рассчитанную дополнительную базу и сумму ЕСВ с нее.

Если прогул продолжался целый месяц, то зарплатная строка будет без сумм, но с заполненной графой 14. Рассмотрим на примере.

В Д1 на работника сформируем две строки. Одну из них — для отражения зарплаты. При этом прогул никак не отражаем. А вторую — на дополнительную базу ЕСВ в сумме 873,91 грн (6700,00 - 5826,09). Сумма ЕСВ с дополнительной базы — 192,26 грн (873,91 х 22 %) (см. рис. 2).

Рис. 2. Показываем в Д1 прогульщика