У табелі «НЗ» чи «І»
Якщо працівник відсутній з нез’ясованих причин, то в табелі обліку робочого часу ставимо позначку «НЗ». Якщо працівник пояснив свою відсутність, але не може підтвердити цю причину документально, як це вимагає законодавство, проте роботодавець визнав їх поважними, то у табелі обліку робочого часу ставимо позначку «І».
У Д1 відображення періоду «НЗ» та «І» не передбачено. Деякі бухгалтери намагаються затулити цей період у графу 13, передбачену для відображення періоду відпустки без збереження. Але це помилка! Бо неявки «НЗ» та «І» — це не відпустка без збереження зарплати. Тому у графі 13 ці дні неявок не показуємо!
Ба більше, дані з Д1 використовуються ПФУ для обчислення середньої заробітної плати для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соцстрахуванням (лікарняні, виплати на випадок безробіття тощо). І, на відміну від днів відпустки без збереження зарплати,
дні неявок не виключаються із розрахункового періоду при обчисленні лікарняної середньої зарплати
Адже неявки, не віднесені до поважних причин (п. 3 Порядку № 1266*) мають залишитися в розрахунку середньої зарплати.
До речі, з розрахунку відпускної середньої зарплати ці дні також не виключаються.
Тому внесення днів неявок до графи 13 Д1 є неправильним. Крім того, має негативні наслідки для роботодавця.
А як же тоді відобразити їх у Д1? Ніяк. Бо спеціальних позначок для них у Д1 не передбачено.
Натомість, якщо працівник був відсутній на роботі:
— весь місяць і відсутня база ЄСВ, то формуємо на нього звичайний зарплатний рядок без сумових показників. При цьому у графі 14 обов’язково фіксуємо кількість календарних днів перебування у трудових відносинах. І пам’ятаємо, що у графу 13 ці дні не заносимо, вона буде порожньою;
— частину місяця і є, наприклад, нарахована зарплата. То формуємо звичайний зарплатний рядок. У ньому заповнюємо графу 14 (дні перебування у трудових відносинах) і сумові показники. Графу 13 також не чіпаємо, залишаємо порожньою. При цьому для основних працівників без інвалідності пам’ятаємо про правило мінімального розміру ЄСВ. І за необхідності зазначаємо додаткову базу в окремому рядку із КТН «13».
Продемонструємо це на прикладі.
Приклад 1. Працівник Куниця П. С. (основне місце роботи, без інвалідності) весь березень 2023 року був відсутній на роботі з нез’ясованих причин (в табелі — «НЗ»). Ніяких доходів йому у роботодавця не нараховувалося.
У Д1 на працівника сформуємо один рядок. У ньому зазначимо кількість днів перебування в трудових відносинах у графі 14. Графа 13 і графи для сумових показників (16, 17 і 20) будуть порожніми (див. рис. 1).
Рис. 1. Показуємо в Д1 працівника, який відсутній весь місяць
Прогул
Прогулом вважається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше 3 годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин.
Поважність причини відсутності на роботі оцінює роботодавець виходячи з конкретних обставин. Під час воєнного стану радимо дуже обережно підходити до визнання відсутності працівника прогулом. Про практику судових рішень воєнного часу щодо поважності причин відсутності на роботі працівників ви можете прочитати у статті «Прогул під час війни: свіжа судова практика» // «Оплата праці», 2022, № 23 (ср. ).
Проте і під час війни є випадки прогулів. Як бути роботодавцю із такими випадками, складаючи Д1 Податкового розрахунку, розглянемо далі.
Аналогічно до неявок «НЗ» та «І», які ми розглянули у попередньому розділі, в Д1 не передбачено окремих полів чи позначок для відображення днів прогулу.
Також під час прогулу працівника трудові відносини з ним не перериваються і роботодавець фіксує його відсутність у табелі обліку робочого часу позначкою «ПР». Тому
в Д1 показуємо тільки кількість днів перебування працівника у трудових відносинах у графі 14
Також якщо прогул тривав не цілий місяць і були якісь зарплатні нарахування, то в Д1 у зарплатному рядку зазначаємо сумові показники. У цьому випадку також пам’ятайте про сплату ЄСВ з МЗП для основного працівника. Якщо фактична база нарахування ЄСВ виявиться меншою за мінімалку, то внесок маємо сплатити з мінімалки. А в Д1 маємо показати розраховану додаткову базу і суму ЄСВ з неї.
Якщо прогул тривав цілий місяць, то зарплатний рядок буде без сум, але із заповненою графою 14. Розглянемо на прикладі.
Приклад 2. Працівник Якін Я. П. (основне місце роботи, без інвалідності) з 6 по 8 березня 2023 року (3 дні) був відсутній на роботі. Роботодавець визнав причину відсутності неповажною і кваліфікував як прогул (процедура оформлення прогулу повністю дотримана роботодавцем). Решту робочих днів березня працівник працював. За відпрацьований час у березні йому нараховано 5826,09 грн (ЄСВ — 1281,74 грн).
У Д1 на працівника сформуємо два рядки. Один з них — для відображення зарплати. При цьому прогул ніяк не відображаємо. А другий — на додаткову базу ЄСВ у сумі 873,91 грн (6700,00 - 5826,09). Сума ЄСВ з додбази — 192,26 грн (873,91 х 22 %) (див. рис. 2).
Рис. 2. Показуємо в Д1 прогульника
Висновки
- У Д1 не передбачено окремого поля для відображення неявок з нез’ясованих причин, з причин, які роботодавець визнав поважними, а також для прогулів.
- Неявки не тотожні відпустці без збереження зарплати, тому в графі 13 Д1 їх не показуємо.
- Для працівників, які весь місяць не працювали і яким дохід не нараховувався, у графі 14 Д1 показуємо кількість днів трудових відносин.
