Как нужно показать приостановку в Д1
Приостановка действия трудового договора не влечет за собой прекращение трудовых отношений (ч. 1 ст. 13 Закона № 2136*). Поэтому работодатель и в дальнейшем продолжает табелировать работника и отражать факт пребывания в трудовых отношениях с ним в приложении Д1 Объединенной отчетности.
При этом помните: приостановка трудового договора ≠ отпуск за свой счет. Поэтому в Д1 дни приостановки не указываем в графе 13. Просто формируем на работника строку и указываем в графе 14 количество дней в трудовых отношениях в течение отчетного месяца.
Если в месяце приостановки работнику начислялся доход, который входит в базу начисления ЕСВ, то выполняем требование об уплате ЕСВ с минималки.
В 4ДФ на работника, которому доход не начислялся и не выплачивался, строку без суммовых показателей не формируем. В Д5 начало/окончание приостановки трудового договора не отражаем.
Если ошиблись
По видам ошибки в Объединенном отчете разделяют на:
— несуммовые — ошибки в персональных данных, количестве дней и т. п.;
— суммовые — ошибки в базе начисления ЕСВ и/или сумме ЕСВ.
Ошибка, о которой идет речь в вопросе, является несуммовой, то есть не затрагивает ни базу начисления ЕСВ, ни сумму ЕСВ. После истечения предельного срока подачи отчета такую ошибку исправляем путем подачи Налогового расчета и Д1 к нему с типом «Уточнюючий». Прямое указание на это содержат предписания разд. V Порядка № 4*.
Как правило, несуммовую ошибку в Д1 исправляем так:
— для исключения ошибочной строки повторяем все ее графы и в последней графе 25 указываем «1» — строка на исключение;
— для введения правильной строки формируем ее и в последней графе 25 указываем «0» — строка на введение.
С нюансами исправления несуммовых ошибок таким способом мы вас знакомили в статье «Когда можно «1» и «0»: исправляем «промахи» в Объединенном отчете» // «Оплата труда», 2021, № 22.
Поэтому первое, что приходит в голову в рассматриваемой ситуации: в уточняющем Д1 за сентябрь (III квартал 2022 года) на работницу следует сформировать забытую строку с количеством дней в трудовых отношениях. И в графе 25 проставить признак «0» — строка на введение.
Однако на практике такой способ не работает. Ведь программа для подачи отчетности выдает ошибку: «количество строк с признаком «0» не совпадает с количеством строк с признаком «1». То есть добавить строку в Д1 с помощью признака «0» без исключения другой (признак в графе 25 — «1») невозможно. Следовательно, как быть в отмеченной ситуации?
В таком случае исправить несуммовую ошибку следует по принципу исправления суммовой. То есть в Д1 за сентябрь 2022 года формируем забытую строку с количеством дней в трудовых отношениях (см. рисунок ниже). При этом графу 25 не заполняем. А, чтобы программа позволила провести строку, в графе 09 указываем код типа начислений «2» (разъяснение в подкатегории 201.06 ЗІР).
Фрагмент Д1 за сентябрь 2022 года с типом «Уточнюючий»
Выводы
- Период приостановки действия трудового договора обязательно следует отражать в Д1, ведь работник продолжает находиться с работодателем в трудовых отношениях.
- Исправлять несуммовую ошибку за пределами отчетного периода следует с помощью подачи Налогового расчета с типом «Уточнюючий».
- Если в Д1 за прошлые периоды не указали работника, с которым приостановлен трудовой договор, то исправляемся с помощью КТН «2».
