Работница сменила фамилию: действия кадровика

Основание для внесения изменений

Работница, которая вышла замуж и сменила фамилию, не должна сообщать об этом работодателю сразу после свадьбы. Женщине сначала следует подготовить документы. А именно, получить:

— паспорт на новую фамилию;

— регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика с новой фамилией.

Только после этого работница должна предоставить работодателю:

— заявление о смене фамилии;

— копии документов, подтверждающих такую смену (копии свидетельства о браке, паспорта с новой фамилией, регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика с новой фамилией).

Обратите внимание, трудовое законодательство не обяывает работницу подавать заявление на смену фамилии. Поэтому формально можно ограничиться только получением копий документов, подтверждающих такое изменение. Но в таком случае желательно, чтобы на копиях этих документов были проставлены даты их подачи/получения, а также подписи работницы и отдела кадров.

Однако если работодатель склонен к тому, чтобы все же иметь заявление о смене фамилии от работницы, приведем образец оформления такого документа на рис. 1.

Рис. 1. Образец заявления о смене фамилии работницы в учетных данных предприятия

При составлении заявления обратите внимание на следующий момент. В биометрическом паспорте орган, который его выдал, помечают 4 цифрами (например, «6317»). В то время как в заявлении его следует расшифровать. Сделать это можно на официальном сайте Государственной миграционной службы Украины (dmsu.gov.ua) в разделе «Сервіси» → «Коди терпідрозділів».

После того как отдел кадров получит копии указанных выше документов, кадровики сверяют их с оригиналами и заверяют должным образом. А именно: лицо, заверяющее копии, ставит отметку «Згідно з оригіналом», указывает название своей должности, инициалы и фамилию, подпись и дату заверения копии.

После этого заявление регистрируют в журнале входящей документации (проставляют на нем входящий номер и дату регистрации).

Далее руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные и бухгалтерские документы в связи со сменой фамилии работницы (относится к приказам по личному составу). Приведем образец такого приказа на рис. 2.

Рис. 2. Образец приказа о внесении изменений в учетные данные работницы

На основании приказа (распоряжения) отдел кадров вносит изменения в кадровые документы предприятия: трудовой договор (контракт) (при наличии), трудовую книжку, личную карточку, личное дело (при наличии), табель учета рабочего времени, график отпусков.

Заметьте, датой внесения изменений в учетные документы предприятия будет дата издания приказа о внесении таких изменений.

Трудовой договор (контракт)

Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в случае смены работником фамилии, имени, отчества. На наш взгляд, можно оформить изменения отдельным документом в виде приложения к трудовому договору.

Заметим, что существует мнение: в случае смены работником фамилии (имени, отчества) изменения в трудовой договор вносить не нужно. Достаточно приложить к нему копии документов, удостоверяющих эти изменения. Такая позиция основывается на том, что смена имени не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, приобретенных им под прежним именем.

Трудовая книжка

Сейчас продолжается переход на электронный учет трудовой деятельности (начался еще 10.06.2021). В связи с этим трудовая книжка работницы на момент смены ее фамилии:

— либо может до сих пор храниться у работодателя;

— либо была выдана работнице на руки (сведения о ее трудовой деятельности уже переданы в Реестр застрахованных лиц через портал Пенсионного фонда).

Рассмотрим каждый из этих случаев.

Трудовая книжка у работодателя. Если трудовая книжка еще до сих пор хранится у работодателя (сведения о трудовой деятельности работницы еще не внесены в Реестр застрахованных лиц), он должен продолжать вести такую трудовую книжку в соответствии с требованиями Инструкции № 58*.

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

Напомним, что п. 2.13 этой Инструкции требует от работодателя по последнему месту работы работника вносить корректировки в его трудовую книжку в случае смены работником фамилии, имени, отчества.

Это делается следующим образом:

— на первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной черточкой зачеркивают прежнюю фамилию работницы, а рядом записывают новые данные;

— на внутренней стороне обложки делают ссылку на документ, который стал основанием для внесения изменений (в нашем случае свидетельство о браке), указывают его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Удостоверяют такую запись (1) либо подписью руководителя и печатью юрлица,(2) либо подписью специально уполномоченного лица и печатью отдела кадров.

Приведем образец, как правильно изменить фамилию в связи с заключением брака в трудовой книжке работницы, на рис. 3.

Рис. 3. Как изменить фамилию работницы в связи с заключением брака в трудовой книжке

Обратите внимание, указанные изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и в ее вкладыш (при его наличии).

Трудовая книжка у работницы. Если трудовая книжка работницы была отсканирована, и сведения о трудовой деятельности, указанные в ней, были переданы в Реестр застрахованных лиц через портал ПФУ, то в таком случае работодатель:

— уже не должен отдельно вносить через портал Пенсионного фонда сведения об изменении фамилии работницы (такое основание не указано в абз. 8, 9 п. 6 Порядка № 11-1*). Эту информацию ПФУ получит из приложения Д1 Объединенной отчетности, поданного за квартал, в котором был издан приказ об изменении учетных данных;

* Порядок представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением ПФУ от 12.03.2021 № 11-1.

— по требованию работницы обязан внести в ее бумажную трудовую книжку сведения об изменении фамилии (как это сделать — см. выше). После этого трудовую книжку он все равно возвращает женщине.

В то же время работница может самостоятельно уведомить Пенсионный фонд о смене фамилии (по желанию). Для этого ей нужно подать в ПФУ анкету (приложение 2 к Положению № 10-1*) и документы, подтверждающие изменение данных.

* Положение о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, утвержденное постановлением правления ПФУ от 18.06.2014 № 10-1 .

Личная карточка

К сожалению, правила внесения исправлений в кадровые документы работника законодательством не определены. Этот вопрос предприятие регулирует своими внутренними документами. Например, используя те же правила, которые установлены для трудовых книжек.

Поэтому, как правило, в п. 1 разд. I «Загальні відомості» личной карточки работницы (типовая форма карточки П-2, утвержденная совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656) одной черточкой зачеркивают ее прежние данные, а рядом (или выше) вписывают новые.

В поле Личной карточки рядом с внесенными изменениями или ниже в графе «Додаткові відомості» лицо, вносившее изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату внесения изменений и свою подпись.

Также следует откорректировать данные о семейном положении работницы в п. 10 «Родинний стан», а реквизиты нового паспорта — в п. 12 разд. I.

Если на предприятии ведется учет особых категорий работников (лица с инвалидностью, чернобыльцы, военнообязанные и т. п.), нужно указать сведения об изменении фамилии работницы и в таких формах учета.

Некоторые кадровики в случае, если работница сменила фамилию, заполняют на нее новую личную карточку с уже измененными личными данными работника, делая при этом и в старой, и в новой личной карточке запись о том, что личная карточка была заменена в связи со сменой фамилии.

По нашему мнению, такой вариант нецелесообразен, поскольку необходимо будет хранить по одной работнице две личных карточки (старую и новую).

Личное дело

Личные дела формируются в обязательном порядке на работников, код должности которых по Классификатору профессий* начинается с цифр 1 — 4 (руководители, менеджеры, служащие и т. п.).

* Классификатор Украины «Классификатор профессий» ДК 003:2010, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327.

Если работница, которая сменила фамилию, занимает такую должность, то к ее личному делу следует приложить удостоверенные в установленном порядке:

— копию приказа (распоряжения) о внесении изменений в учетные данные работницы;

— копию паспорта работницы с новой фамилией;

— копию ее свидетельства о браке.

Саму смену фамилии работницы следует отразить во внутренней описи личного дела, на его титульном листе и в приложении к личному листку по учету кадров. А именно, зачеркнуть прежнюю фамилию и вписать новую. Удостоверять исправление подписью лица, которое его провело, не нужно.

Другие учетные документы

Как мы уже указали выше, действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений в учетные документы работников. Поэтому для того, чтобы изменить фамилию работницы в Табеле учета рабочего времени или в графике отпусков, используют те же правила, которые установлены для трудовых книжек. А именно: прежнююю фамилию работницы зачеркивают и рядом вписывают новую, проставляют дату внесения изменений, реквизиты документа-основания и подпись лица, ответственного за ведение кадровой документации.