Что такое табель?
Табель учета использования рабочего времени (далее — табель) — это первичный документ, в котором ведется учет использования рабочего времени по каждому работнику для исчисления выполненной им работы, контроля соблюдения установленного графика работы. Также он содержит данные для начисления зарплаты, составления статотчетности, заполнения объединенного отчета.
Нормативным документом, которым утверждена типовая форма № П- 5 «Табель обліку використання робочого часу», является приказ № 489*. В соответствии с п. 2 примечаний к типовой форме № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» эта форма:
— имеет рекомендательный характер;
— состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений;
— при необходимости может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета на предприятии.
Сейчас это удобная и приемлемая форма реализации законодательного требования об обязательном учете выполняемой работником работы. Более того, каждый работодатель может подстроить форму под себя, изменяя или дополняя той информацией, которую хочет учитывать. Вместе с этим советуем вам не сокращать имеющееся минимальное количество приведенных показателей, а добавлять — пожалуйста.
Есть ли законодательное требование по ведению табеля?
К сожалению, ни в КЗоТ, ни в Законе об оплате труда* вы не найдете прямого требования по ведению табеля. Зато ч. 2 ст. 30 Закона об оплате труда обязывает всех работодателей обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке.
* Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР.
С учетом этой нормы работодатель обязан вести учет выполняемой работником работы, но она не содержит прямой обязанности ведения табеля.
Вместе с тем специалисты Минтруда в письме от 13.05.2010 № 140/13/116-10 отметили, что табель обязаны вести все работодатели независимо от количества работников. Например, ФЛП, у которого работает всего 2 работника, также должен составлять на них табель. Специалисты Гоструда также считают обязанностью работодателей вести табель.
Мы рекомендуем прислушиваться к мнению Минтруда и учитывать рабочее время именно с помощью табеля, за основу которого взять форму № П-5.
Более того, при проверке Гоструда инспекторы всегда требуют табель для оценки соблюдения законодательства о труде. Например, не нарушены ли права работников в части соблюдения продолжительности рабочего времени, норм работы в ночные часы, в выходные, сверхурочные и т. п. Также при проверке правильности расчета пособия по временной нетрудоспособности табель могут требовать специалисты ПФУ.
Подытожим. Все без исключения работодатели обязаны вести учет рабочего времени работников. Формой реализации этого требования является табель.
Можно ли не вести табель?
Не вести табель можно, когда вообще нет работников. Кстати, в табеле не указывают физлиц, с которыми заключен договор ГПХ.
Если есть хоть один работник, с которым заключен трудовой договор, — работодатель должен вести учет его рабочего времени. Для этого работодатель использует табель.
Сколько раз в месяц составлять табель?
Табель ведут в течение месяца, заполняя ежедневно. А в конце месяца подводят итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.
Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем подразделения, а также работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц.
Итак, табель за месяц должен быть обязательно.
Нужно ли подавать табель для расчета зарплаты за первую половину месяца (аванса)? Конечно, когда аванс выплачивается в зависимости от количества отработанного времени, у бухгалтера должен быть табель для его расчета.
Следовательно, табель составляют и на промежуточные даты для учета отработанного времени (с 1-го по 15-е число включительно). Есть несколько вариантов, которые применяются на практике для этого.
Например, ответственный за ведение табеля передает в бухгалтерию заполненный табель за первую половину месяца 16-го числа для расчета аванса, а бухгалтерия будет возвращать его обратно 17-го. Или можно воспользоваться заверенной копией табеля на аванс, которая будет оставаться в бухгалтерии и подшиваться под расчет.
Реже применяется ведение отдельных табелей за первую и вторую половины месяца, а затем сводный.
В случае когда работник увольняется, на него должен быть подан в бухгалтерию табель в день его увольнения. На практике это может быть отдельно сформированный документ. Тогда дублировать этого работника в табеле за месяц не нужно. Или же так, как в случае с выплатой аванса.
Сколько времени хранить табель?
Табель относится к первичным документам, сроки хранения которых указаны Перечнем № 578/5*.
Регламентированные сроки хранения табеля следующие:
— в общем случае — 1 год (ст. 408 Перечня № 578/5);
— по работникам, задействованным на работах с вредными условиями труда, — 75 лет (ст. 445 Перечня № 578/5);
— в отношении граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, — 75 лет (ст. 685 Перечня № 578/5).
Там где хранение 75 лет - вопросов не возникает. А вот относительно 1 летнего хранения не все так однозначно.
Дело в том, что в соответствии со ст. 336 Перечня № 578/5 первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, нужно хранить 3 года. Такой 3-летний срок хранения применяется при условии завершения проверки налоговыми органами, а также завершения ревизии (для бюджетных учреждений) Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы следует хранить до принятия окончательного решения.
По сути, табель является документом, на основании которого рассчитывается зарплата. Соответственно он является основанием для отражения операции в бухучете. Тогда можно ли привязать срок хранения, указанный в ст. 336 Перечня № 578/5, к табелю?
В письмах Минюста от 26.09.2017 № 37237/27932-0-33-17/6, Гоструда от 08.09.2017 № 9150/4/4.1-ДП-17 и Госархива от 22.12.2017 № Н-579/01.1-18 специалисты этих ведомств считают, что в общем случае срок хранения табеля — 1 год, что прямо указано в ст. 408 Перечня № 578/5 (ср. ).
Подытожим. Общий минимальный срок хранения табеля сейчас составляет 1 год. Однако хранить его дольше не запрещено, а вот уменьшать срок хранения — нельзя. Поэтому мы все же рекомендуем хранить табель в течение 3 лет (с учетом приостановления карантинных и военных сроков проверок), чтобы иметь доказательства достоверного начисления зарплаты и избежать разногласий с контролирующими органами при проверке.
Штраф за отсутствие табеля
Как такового штрафа за отсутствие ведения табеля нет. Однако есть штраф за неведение (несоответствующее ведение) учета рабочего времени. И это нарушение законодательства о труде.
То есть нарушение требования ч. 2 ст. 30 Закона об оплате труда, которое обязывает всех работодателей обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке. Благодаря табелю фактически происходит реализация этой нормы.
Если работодатель учет рабочего времени ведет по своей форме и это не именно табель? Во-первых, в документе, который учитывает рабочее время, должны быть все минимальные показатели, которые нужны для статотчетности (см. рекомендованную форму табеля). Во-вторых, работодатель должен доказать, что учет рабочего времени происходит надлежащим образом без нарушений ч. 2 ст. 30 Закона об оплате труда. Ведь в ней не идет речь именно о табеле.
Следовательно, табель или другой документ, который соответствует критериям надлежащего ведения учета рабочего времени, должен вести каждый работодатель. Как ни крути, а без минимального количества показателей рекомендованной формы табеля никак. Поэтому практически все работодатели учитывают рабочее время именно с помощью табеля.
Неведение учета рабочего времени (табеля) можно отнести к нарушению прочих требований законодательства о труде (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Штраф за него составляет 1 МЗП (6700 грн в 2023 году) за каждое такое нарушение. За повторное нарушение — 2 МЗП (13400 грн в 2023 году).
Такой же штраф грозит работодателю за ненадлежащее ведение учета рабочего времени (табеля). То есть, например, за отсутствие или неправильное определение работы в выходной день, ночных часов и т. п.
Однако если вовремя (в установленные сроки) устранить нарушение, определенное предписанием инспектора по труду, то штрафа можно избежать (ч. 6 ст. 265 КЗоТ).
Также может быть применен админштраф на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, в соответствии с ч. 1 ст. 41 КоАП, от 30 до 100 НМДГ (510 — 1700 грн). За совершенное повторное нарушение — от 100 до 300 НМДГ (1700 — 5100 грн).
Выводы
- Работодатели обязаны вести учет рабочего времени работников. Формой реализации этого требования является табель.
- Минимальный срок хранения табеля в общем случае 1 год.
- За неведение достоверного учета рабочего времени работодателю может грозить штраф в размере 1 МЗП.
