Бумажная трудовая книжка: общие моменты

Когда нужны ТК

С 10.06.2021 учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Реестр застрахованных лиц) (ст. 48 КЗоТ).

Все необходимые сведения в такой Реестр попадают из Объединенной отчетности, которая подается работодателем.

Более того, при заключении трудового договора гражданин может предоставить работодателю либо трудовую книжку (в случае ее наличия), либо сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц (ст. 24 КЗоТ).

То есть бумажная трудовая книжка понемногу теряет статус основного документа о трудовой деятельности работника. А значит, кажется, что она вообще не нужна. Однако это не так. И на это может быть четыре причины.

Причина 1: данные ТК не переданы в ПФУ. Чтобы передать данные о трудовой деятельности работников в ПФУ, у работодателя (или у самих работников) есть 5 лет (до 10.06.2026). И, кстати, спешить с этим не обязательно. Главное — уложиться в установленный срок. Поэтому некоторые работодатели не торопятся сканировать трудовые книжки работников и передавать их в Пенсионный фонд.

В связи с этим такие работодатели должны (до передачи данных ПФУ) и дальше хранить, вести и заполнять соответствующим образом бумажные трудовые книжки работников, которые приняты на работу до 10.06.2021.

А если к работодателю трудоустраивается работник (после 10.06.2021), данные о трудовой деятельности которого еще не переданы в ПФУ, то — требовать у него бумажную трудовую книжку.

Вот и выходит, что работодатели до сих пор должны знать, как правильно заполнить трудовую книжку, какие данные в нее вносить и как хранить такой документ на предприятии.

Причина 2: ТК до сих пор хранятся у работодателя. После того, как работодатель отсканирует трудовую книжку работника и передаст данные о его трудовой деятельности в ПФУ, он должен выдать этот документ работнику под подпись (п. 2 разд. II Закона № 1217*).

* Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 № 1217-IX.

Однако не все работодатели готовы (или не имеют возможности) отдать трудовые книжки работникам. В таком случае работодатель должен продолжать вести и заполнять бумажные трудовые книжки работников. А при наличии ошибок — исправлять их в таком документе.

Причина 3: работники требуют вносить записи в трудовую книжку. Даже если данные трудовых книжек уже переданы в ПФУ, а сами документы выданы работникам, работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку записи о (ч. 1 ст. 47 и ст. 48 КЗоТ):

— приеме на работу;

— переводе и увольнении;

— поощрениях и наградах за успехи в работе.

Поэтому если работник захочет продолжить вести трудовую книжку, работодатель обязан по его требованию параллельно с электронным учетом трудовой деятельности вносить соответствующие записи в бумажную трудовую книжку такого работника.

Каким образом работник должен оформить такое требование (в устной или письменной форме)? В Законе № 1217 об этом не указано. Поэтому работодатель должен урегулировать этот вопрос в своих внутренних документах.

Например, прописать, что работник может изложить свою просьбу внести соответствующую запись в трудовую книжку:

— либо в отдельном заявлении (произвольной формы);

— либо в заявлении о приеме на работу / заявлении на увольнение.

Еще один случай, когда работодатель будет иметь дело с трудовой книжкой работника, — если гражданин, который принимается на работу впервые, будет требовать оформить ему бумажную трудовую книжку. Тогда работодатель обязан это сделать не позднее 5 дней после приема на работу такого работника.

Причина 4: у работников есть страховой стаж до 2000 года. На сегодняшний день страховой стаж застрахованного лица исчисляется (ст. 14 Закона о соцстраховании*):

— за периоды с 01.07.2000 — по данным Реестра застрахованных лиц (получить такие данные можно с помощью справок ОК-5, ОК-7 и приложения 9);

— за периоды до 01.07.2000 — в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, действовавшим ранее.

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

Напомним, что до 28.02.2001 страховой стаж работника равнялся трудовому стажу. А значит, чтобы подтвердить наличие такого стажа, работнику придется предоставить работодателю бумажную трудовую книжку.

Кроме того, помните, что в справке ОК-5 не указывается факт уплаты страховых взносов, поэтому для правомерного включения данных, указанных в ней, в страховой стаж работника обязательно используются данные, указанные в его трудовой книжке.

Более того, бумажная трудовая книжка может подтвердить опыт, квалификацию и право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т. п.

А значит, без бумажной трудовой книжки не обойтись. Однако не забывайте, что она должна быть правильно заполнена. Об этом и напомним далее.

Порядок ведения ТК

На сегодняшний день в ст. 48 КЗоТ указано: порядок ведения трудовых книжек определяется Кабинетом Министров Украины.

Однако КМУ до сих пор не утвердил ни одного нормативного акта, который бы определял новые правила ведения бумажных трудовых книжек. А потому и в дальнейшем ведем и храним их по правилам, прописанным в «старенькой» Инструкции № 58*. Конечно, с учетом нюансов периодов военного положения и перехода на электронные трудовые книжки.

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

Форма ТК. Форма трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены постановлением КМУ от 27.04.93 № 301 (далее — постановление № 301). Вместе с тем до сих пор могут встречаться трудовые книжки ранее установленного образца (1938 или 1974 года). Кстати, они еще действительны и обменивать их на новые бланки не нужно.

Как заполнить ТК. В соответствии с требованиями п.п. 2.1 Инструкции № 58 трудовые книжки и вкладыши к ним должны заполняться в соответствующих разделах на украинском и русском языках. То есть записи должны дублироваться на двух языках.

В то же время ст. 13 Закона о государственном языке* разрешает сведения, которые вносятся, в частности, в трудовую книжку, выполнять на государственном языке и рядом, по выбору гражданина, на одном из региональных языков или языков меньшинств Украины.

* Закон Украины «О принципах государственной языковой политики» от 03.07.2012 № 5029-VI.

Поэтому если работник просит работодателя (в письменной форме) заполнить трудовую книжку на двух языках, то последний должен это сделать. Если такой просьбы нет, то трудовую книжку можно заполнить только на украинском (нарушения не будет).

Записи в трудовую книжку вносят исключительно ручкой: шариковой или пером. Допустимый цвет чернил: синий, черный или фиолетовый.

Графу «Дата» разделов трудовой книжки заполняют арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, работник принят на работу 15 января 2024 года, тогда в соответствующих колонках графы 2 раздела «Відомості про роботу» эту дату записывают так: «15 01 2024».

Что касается использования печати, то в соответствии с требованиями Инструкции № 58:

— на титульном листе трудовой книжки проставляется оттиск или печати отдела кадров, или печати предприятия, на котором впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции № 58);

— печатью удостоверяют записи об увольнении, а также сведения о награждении и поощрении (п. 4.1 Инструкции № 58).

А вот при заполнении сведений о приеме работника на работу и его переводе печать не нужна.

В то же время на сегодняшний день субъектам хозяйствования иметь печать не обязательно. Поэтому записи в трудовой книжке нужно удостоверять печатью только при ее наличии (письмо Минсоцполитики от 29.06.2016 № 3475/0/10-16/06).

Кто заполняет ТК. Как правило, на предприятиях заводит, заполняет трудовые книжки и ведет их учет работник отдела кадров. Но иногда эту функцию может выполнять сам руководитель предприятия или другое уполномоченное им лицо.

Если лицо трудоустраивается впервые, то ему трудовую книжку заводит и заполняет работодатель, работа которого для такого лица является первым местом работы (по требованию такого лица).

На кого вести ТК. Как свидетельствует п. 1.1 Инструкции № 58, работодатели ведут трудовые книжки на всех работников, которые работают у них свыше 5 дней.

В то же время с 10.06.2021 трудовая книжка уже не является основным документом о трудовой деятельности работника (ст. 48 КЗоТ). Поэтому вести ее работодатель должен, только если:

— этого требует сам работник;

— трудовые книжки работников, принятых на работу до 10.06.2021, еще не отсканированы и не переданы в ПФУ и до сих пор хранятся у работодателя.

В таком случае работодатель обязан вносить в трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе (ст. 48 КЗоТ).

Также трудовые книжки (по их требованию) ведут на:

— студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, которые проходят у работодателя стажировку и больше нигде не работают;

— студентов высших учебных заведений, которые работают у работодателя во внеучебное время, для которых это место работы является основным.

У вас работает внешний совместитель? Тогда запись в его трудовую книжку вносить не придется, потому что этот документ ведется по основному месту работы совместителя (п. 1.1 Инструкции № 58). Но учтите: по требованию такого работника вы должны выдать справку о его работе у вас. Тогда запись о работе по совместительству по желанию работника внесет в его трудовую книжку отдельной строкой основной работодатель (п. 2.14 Инструкции № 58).

Что касается записи о выполнении работ / предоставлении услуг по гражданско-правовому договору, то ее в трудовую книжку не вносят (это не трудовые отношения).

Нужно ли вести трудовую книжку при приеме иностранца (лиц без гражданства) на работу? Нет, это не предусмотрено Инструкцией № 58 (письмо Минтруда от 12.03.2007 № ДЦ-12-1251/0/6-07).

Какие сведения вносить в ТК. Работодатель вписывает в трудовую книжку работника следующие сведения:

— о работнике: фамилию, имя, отчество и дату рождения работника (на титульном листе);

— о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении: название предприятия, дату и запись о приеме, переводе, увольнении, даты и номера соответствующих приказов;

— о награждении и поощрении: о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины, поощрении за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины;

— об открытиях, за которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях, а также о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Обратите внимание! Записи в трудовой книжке:

— о работнике указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении;

— о приеме, переводе, увольнении должны полностью соответствовать формулировкам действующего законодательства и иметь ссылку на соответствующую статью, пункт закона и соответствовать тексту соответствующего приказа (распоряжения);

— о названии работы, профессии или должности — Классификатора профессий*;

— о названии работы, профессии или должности, которая дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях, — Списка производств, работ, профессий, должностей и показателей, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение**.

* Национальный классификатор Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденный приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327.

** Список производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых полный рабочий день дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях, утвержденный постановлением КМУ от 24.06.2016 № 461.

Учтите, в трудовую книжку не вносят сведения о:

— наложенных на работника взысканиях (выговорах) (п. 2.2 Инструкции № 58);

— премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, которые имеют регулярный характер (п. 2.24 Инструкции № 58);

— виде трудового договора, заключенного с работником (срочный/бессрочный) (письмо Минтруда от 29.05.2007 № 126/13/133-07);

— участии работника в боевых действиях (письмо Минтруда от 19.01.2007 № 09-43).

Нужно ли вносить запись о мобилизации работника в трудовую книжку? Да. Пункт 2.19 Инструкции № 58 разрешает вносить в трудовую книжку работника записи о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании. Но только если они вносятся в ТК до сведений о работе на данном предприятии.

Сроки для заполнения. Записи в трудовую книжку вносят (п. 2.2 Инструкции № 58):

— после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении — не позднее недельного срока;

— после издания приказа (распоряжения) об увольнении — в день увольнения.

Как исчислить такой недельный срок? Напомним, что срок, исчисляемый неделями, заканчивается в соответствующий день недели (ст. 241¹ КЗоТ). Поэтому если, например, приказ о поощрении работника издан в понедельник (8 апреля 2024 года), то последним днем для записи в трудовую книжку будет следующий понедельник (15 апреля 2024 года).

А вот для оформления трудовой книжки начинающему работнику у работодателя есть только 5 дней после приема его на работу (ч. 3 ст. 48 КЗоТ). Если последний день 5-дневного срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший рабочий день (ст. 241¹ КЗоТ).

Когда в ТК нет места

Если в трудовой книжке заполнены все страницы какого-либо раздела украиноязычной или русскоязычной частей, она дополняется вкладышем (п. 3.1 Инструкции № 58).

Форма вкладыша утверждена постановлением № 301. И, кстати, она используется независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленных образцов).

Вкладыш вшивают в трудовую книжку, заполняют и ведут в таком порядке, как и саму трудовую книжку.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху проставляют штамп размером 10 × 25 мм с надписью «Виданий вкладиш». Здесь же указывают серию и номер вкладыша (п. 3.2 Инструкции № 58).

Обратите внимание! Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При заполнении вкладыша продолжают порядковую нумерацию записей трудовой книжки. Например, если в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки последний порядковый номер 25, то в аналогичном разделе вкладышу первая запись будет под номером 26.

Учет и хранение ТК

У кого хранится ТК. На сегодняшний день трудовая книжка работника должна храниться у работодателя по основному месту работы только в двух случаях:

— если работник принят на работу до 10.06.2021;

— если трудовая книжка до сих пор не оцифрована и не передана в ПФУ.

Трудовая книжка хранится у работника, если он:

— трудоустроен у ФЛП (п. 2.21-1 Инструкции № 58);

— трудоустраивается на работу после 10.06.2021. Но при условии, что его трудовая книжка уже оцифрована и передана в ПФУ предыдущим работодателем или самим работником.

Сколько времени хранить ТК. Инструкцией № 58 предусмотрено, что трудовая книжка выдается работнику только в одном случае — в случае увольнения.

В то же время выдавать работникам трудовые книжки можно:

— после завершения работ по внесению сведений о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц (п. 2 разд. II Закона № 1217);

— если на территории, где находится предприятие, ведутся активные боевые действия (ст. 7 Закона № 2136*).

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Однако бывает так, что уволенные работники (их родственники) не забирают свои трудовые книжки (например, увольняются дистанционно или работник умирает и т. п.).

В таком случае трудовые книжки, не полученные работниками, хранятся в кадровой службе в течение 2 лет отдельно от трудовых книжек работников, которые работают. После этого оставленные трудовые книжки передаются в архив предприятия, где они хранятся в течение 50 лет. И только после этого их можно уничтожить (п. 6.2 Инструкции № 58).

А как долго хранить трудовые книжки после сканирования и передачи в ПФУ? Пока не будет оцифрована и выдана работнику под подпись или в день его увольнения.

Особый порядок ведения и хранения ТК может быть предусмотрен в период действия военного положения, если предприятие находится в районах активных боевых действий. В таком случае работодатель его определяет самостоятельно (ч. 1 ст. 7 Закона № 2136).

Как хранить ТК. Требований о том, в каких условиях нужно хранить трудовые книжки, Инструкция № 58 не содержит. Но учитывая то, насколько важна информация, указанная в трудовой книжке, ее следует хранить в надежном месте без доступа посторонних лиц.

И помните, что ответственность за организацию хранения трудовых книжек возложена на руководителя предприятия (учреждения, организации) (п. 4 постановления № 301). А за соблюдение правил хранения — на специалиста отдела кадров, на которого возложены такие обязанности.

Как учитывать ТК. Для учета заполненных трудовых книжек и вкладышей к ним п. 7.1 Инструкции № 58 предлагает использовать Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10)*.

* Утверждена приказом Минстата от 27.10.95 № 277.

В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам. Также в ней регистрируют трудовые книжки, выданные при увольнении.

Записи в Книгу вносит отдел кадров или другое аналогичное подразделение, ответственное за оформление и увольнение работников, в котором она и хранится.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью предприятия / печатью отдела кадров / службы персонала (при наличии).

Напомним, что после завершения передачи сведений в ПФУ имеющиеся у работодателя трудовые книжки работников, которые продолжают находиться в трудовых отношениях, выдаются им лично под подпись. Также бумажные трудовые книжки могут быть выданы работникам в случае ведения боевых действий. Для этого в Книге учета движения трудовых книжек можно предусмотреть отдельную графу — «Дата і підстава повернення працівнику трудової книжки».

Внося информацию в Книгу учета, учитывайте следующие нюансы:

— в графах 3, 4 фиксируют дату получения ТК от работника или дату оформления такого документа (для впервые трудоустроенных);

— графу 11 заполняют только по тем трудовым книжкам и вкладышам, которые были оформлены на этом предприятии (учреждении, организации);

— если уволенному работнику трудовая книжка направлена по почте (по его письменному согласию), то в графе 12 указывают дату уведомления о вручении почтового отправления, а в графе 13 — запись «Надiслано поштою».

Ответственность

За нарушение порядка учета и выдачи трудовой книжки:

— предприятию грозят финансовые санкции в размере 1 МЗП на основании абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ (нарушение других требований законодательства о труде). Но такой штраф применяют, если работодатель не выполнит предписание об устранении выявленного нарушения;

— виновным должностным лицам — админштраф в размере от 510 до 1700 грн на основании ч. 1 ст. 41 КоАП.

Ну а если же работодатель задержит выдачу трудовой книжки уволенному работнику, то последний имеет право взыскать с работодателя средний заработок за все время такой задержки.