Паперова трудова книжка: загальні моменти

Коли потрібні ТК

З 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб) (ст. 48 КЗпП).

Усі необхідні відомості до такого Реєстру потрапляють із Об’єднаної звітності, що подається роботодавцем.

Ба більше, при укладенні трудового договору громадянин може надати роботодавцю або трудову книжку (у разі її наявності), або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб (ст. 24 КЗпП).

Тобто паперова трудова книжка потроху втрачає статус основного документа про трудову діяльність працівника. А отже, здається, що вона взагалі не потрібна. Проте це не так. І на це може бути чотири причини.

Причина 1: дані ТК не передані до ПФУ. Щоб передати дані про трудову діяльність працівників до ПФУ, у роботодавця (або у самих працівників) є 5 років (до 10.06.2026). І, до речі, поспішати з цим не обов’язково. Головне — вкластися у встановлений строк. Тому деякі роботодавці не квапляться сканувати трудові книжки працівників і передавати їх до Пенсійного фонду.

У зв’язку з цим такі роботодавці мають (до передачі даних ПФУ) надалі зберігати, вести і заповнювати відповідним чином паперові трудові книжки працівників, які прийняті на роботу до 10.06.2021.

А якщо до роботодавця працевлаштовується працівник (після 10.06.2021), дані про трудову діяльність якого ще не передані до ПФУ, то — вимагати у нього паперову трудову книжку.

А отже, виходить, що роботодавці і досі мають знати, як правильно заповнити трудову книжку, які дані до неї вносити і як зберігати такий документ на підприємстві.

Причина 2: ТК досі зберігаються у роботодавця. Після того, як роботодавець відсканує трудову книжку працівника та передасть дані про його трудову діяльність до ПФУ, він має видати цей документ працівнику під підпис (п. 2 розд. II Закону № 1217*).

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX.

Проте не всі роботодавці готові (або не мають змогу) віддати трудові книжки працівникам. У такому разі роботодавець має продовжувати вести і заповнювати паперові трудові книжки працівників. А за наявності помилок — виправляти їх у такому документі.

Причина 3: працівники вимагають вносити записи до трудової книжки. Навіть якщо дані трудових книжок вже передані до ПФУ, а самі документи видані працівникам, роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки записи про (ч. 1 ст. 47 та ст. 48 КЗпП):

— прийняття на роботу;

— переведення та звільнення;

— заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Тому якщо працівник забажає продовжити вести трудову книжку, роботодавець зобов’язаний на його вимогу паралельно із електронним обліком трудової діяльності вносити відповідні записи до паперової трудової книжки такого працівника.

Яким чином працівник повинен оформити таку вимогу (в усній чи письмовій формі)? У Законі № 1217 про це не зазначено. Тому роботодавець має врегулювати це питання у своїх внутрішніх документах.

Наприклад, прописати, що працівник може висловити своє прохання внести відповідний запис до трудової книжки:

— або в окремій заяві (довільної форми);

— або в заяві про прийняття на роботу / заяві на звільнення.

Ще один випадок, коли роботодавець матиме справу з трудовою книжкою працівника, — якщо громадянин, який приймається на роботу вперше, вимагатиме оформити йому паперову трудову книжку. Тоді роботодавець зобов’язаний це зробити не пізніше 5 днів після прийняття на роботу такого працівника.

Причина 4: у працівників є страховий стаж до 2000 року. На сьогодні страховий стаж застрахованої особи обчислюється (ст. 14 Закону про соцстрахування*):

— за періоди з 01.07.2000 — за даними Реєстру застрахованих осіб (отримати такі дані можна за допомогою довідок ОК-5, ОК-7 та додатка 9);

— за періоди до 01.07.2000 — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Нагадаємо, що до 28.02.2001 страховий стаж працівника дорівнював трудовому стажу. А отже, щоб підтвердити наявність такого стажу, працівнику доведеться надати роботодавцю паперову трудову книжку.

Крім того, пам’ятайте, що в довідці ОК-5 не зазначається факт сплати страхових внесків, тому для правомірного включення даних, зазначених у ній, до страхового стажу працівника обов’язково використовуються дані, зазначені в його трудовій книжці.

Ба більше, паперова трудова книжка може підтвердити досвід, кваліфікацію та право працівників на пільги при призначенні спеціальних пенсій, виплат за вислугу років тощо.

А отже, як бачите, без паперової трудової книжки не обійтися. Однак не забувайте, що вона має бути правильно заповнена. Про це й нагадаємо далі.

Порядок ведення ТК

На сьогодні у ст. 48 КЗпП зазначено: порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.

Проте КМУ досі не затвердив жодного нормативного акта, який би визначав нові правила ведення паперових трудових книжок. А тому й надалі ведемо та зберігаємо їх за правилами, прописаними в «старенькій» Інструкції № 58*. Звичайно, з урахуванням нюансів періодів воєнного стану та переходу на електронні трудові книжки.

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Форма ТК. Форму трудової книжки та вкладиша до неї затверджено постановою КМУ від 27.04.93 № 301 (далі — постанова № 301). Разом з тим досі можуть зустрічатися трудові книжки раніше встановленого зразка (1938 або 1974 року). Проте вони ще дійсні й обмінювати їх на нові бланки не потрібно.

Як заповнити ТК. Відповідно до вимог п.п. 2.1 Інструкції № 58 трудові книжки і вкладиші до них мають заповнюватися у відповідних розділах українською і російською мовами. Тобто записи мають дублюватися двома мовами.

Водночас ст. 13 Закону про державну мову* дозволяє відомості, що вносяться, зокрема, до трудової книжки, виконувати державною мовою і поруч, за вибором громадянина, однією з регіональних мов або мов меншин України.

* Закон України «Про засади державної мовної політики» від 03.07.2012 № 5029-VI.

Тому якщо працівник просить роботодавця (у письмовій формі) заповнити трудову книжку двома мовами, то останній має це зробити. Якщо такого прохання немає, то трудову книжку можна заповнити лише українською (порушення не буде).

Записи в трудову книжку вносять виключно ручкою: кульковою або пером. Допустимий колір чорнила: синій, чорний або фіолетовий.

Графу «Дата» розділів трудової книжки заповнюють арабськими цифрами: число і місяць — двозначними, рік — чотиризначними. Наприклад, працівник прийнятий на роботу 15 січня 2024 року, тоді у відповідних колонках графи 2 розділу «Відомості про роботу» цю дату записують так: «15 01 2024».

Щодо використання печатки, то відповідно до вимог Інструкції № 58:

— на титульному аркуші трудової книжки проставляється відбиток або печатки відділу кадрів або печатки підприємства, на якому вперше заповнювалася трудова книжка (п. 2.12 Інструкції № 58);

— печаткою засвідчують записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення (п. 4.1 Інструкції № 58).

А ось при заповненні відомостей про прийняття працівника на роботу і його переведення печатка не потрібна.

Водночас на сьогодні суб’єктам господарювання мати печатку не обов’язково. Тому записи у трудовій книжці потрібно засвідчувати печаткою лише за її наявності (лист Мінсоцполітики від 29.06.2016 № 3475/0/10-16/06).

Хто заповнює ТК. Як правило, на підприємствах заводить, заповнює трудові книжки та веде їх облік працівник відділу кадрів. Але іноді цю функцію може виконувати сам керівник підприємства чи інша уповноважена ним особа.

Якщо особа працевлаштовується вперше, то їй трудову книжку заводить та заповнює роботодавець, робота якого для такої особи є першим місцем роботи (за вимогою такої особи).

На кого вести ТК. Як свідчить п. 1.1 Інструкції № 58, роботодавці ведуть трудові книжки на усіх працівників, які працюють у них понад 5 днів.

Водночас з 10.06.2021 трудова книжка вже не є основним документом про трудову діяльність працівника (ст. 48 КЗпП). Тому вести її роботодавець має, тільки якщо:

— цього вимагає сам працівник;

— трудові книжки працівників, прийнятих на роботу до 10.06.2021, ще не відскановані й не передані до ПФУ та досі зберігаються у роботодавця.

У такому разі роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ст. 48 КЗпП).

Також трудові книжки (за їх вимогою) ведуть на:

— студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять у роботодавця стажування та більше ніде не працюють;

— студентів вищих навчальних закладів, які працюють у роботодавця у позанавчальний час, для яких це місце роботи є основним.

У вас працює зовнішній сумісник? Тоді запис до його трудової книжки вносити не доведеться, тому що цей документ ведеться за основним місцем роботи сумісника (п. 1.1 Інструкції № 58). Але врахуйте: на вимогу такого працівника ви повинні видати довідку про його роботу у вас. Тоді запис про роботу за сумісництвом за бажанням працівника внесе до його трудової книжки окремим рядком основний роботодавець (п. 2.14 Інструкції № 58).

Щодо запису про виконання робіт / надання послуг за цивільно-правовим договором, то його у трудову книжку не вносять (це не трудові відносини).

А чи потрібно вести трудову книжку при прийнятті іноземця (осіб без громадянства) на роботу? Ні, це не передбачено Інструкцією № 58 (лист Мінпраці від 12.03.2007 № ДЦ-12-1251/0/6-07).

Які відомості вносити до ТК. Роботодавець вписує у трудову книжку працівника такі відомості:

— про працівника: прізвище, ім’я, по батькові та дату народження працівника (на титульному листі);

— про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення: назву підприємства, дату та запис про прийняття, переведення, звільнення, дати та номери відповідних наказів;

— про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

— про відкриття, за які видано дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, а також про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Зверніть увагу! Записи у трудовій книжці:

— про працівника вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження;

— про прийняття, переведення, звільнення мають повністю відповідати формулюванням чинного законодавства і мати посилання на відповідну статтю, пункт закону та відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження);

— про назву роботи, професії або посади — Класифікатору професій*;

— про назву роботи, професії або посади, що дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, — Списку виробництв, робіт, професій, посад і показників, що надають право на пільгове пенсійне забезпечення**.

* Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327.

** Список виробництв, робіт, професій, посад і показників на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затверджений постановою КМУ від 24.06.2016 № 461.

Зауважте, у трудову книжку не вносять відомості про:

— накладені на працівника стягнення (догани) (п. 2.2 Інструкції № 58);

— премії, передбачені системою заробітної плати, або виплати, що мають регулярний характер (п. 2.24 Інструкції № 58);

— вид трудового договору, укладеного із працівником (строковий/безстроковий) (лист Мінпраці від 29.05.2007 № 126/13/133-07);

— участь працівника в бойових діях (лист Мінпраці від 19.01.2007 № 09-43).

А чи потрібно вносити запис про мобілізацію працівника до трудової книжки? Так. Пункт 2.19 Інструкції № 58 дозволяє вносити до трудової книжки працівника записи про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування. Але тільки якщо вони вносяться до ТК до відомостей про роботу на цьому підприємстві.

Строки для заповнення. Записи до трудової книжки вносять (п. 2.2 Інструкції № 58):

— після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу або переведення на іншу роботу, а також про заохочення та нагородження — не пізніше тижневого строку;

— після видання наказу (розпорядження) про звільнення — у день звільнення.

Як обчислити такий тижневий строк? Нагадаємо, що строк, обчислюваний тижнями, закінчується у відповідний день тижня (ст. 241¹ КЗпП). Тому якщо, наприклад, наказ про заохочення працівника виданий у понеділок (8 квітня 2024 року), то останнім днем для запису у трудову книжку буде наступний понеділок (15 квітня 2024 року).

А ось для оформлення трудової книжки працівнику-початківцю у роботодавця є лише 5 днів після прийняття його на роботу (ч. 3 ст. 48 КЗпП). Якщо останній день 5-денного строку припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то днем закінчення строку буде найближчий робочий день (ст. 241¹ КЗпП).

Коли у ТК немає місця

Якщо в трудовій книжці заповнені усі сторінки будь-якого розділу україномовної чи російськомовної частин, вона доповнюється вкладишем (п. 3.1 Інструкції № 58).

Форма вкладиша затверджена постановою № 301. І, до речі, вона використовується незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніше установлених зразків).

Вкладиш вшивають у трудову книжку, заповнюють і ведуть у такому порядку, як і саму трудову книжку.

Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху проставляють штамп розміром 10 × 25 мм з написом «Виданий вкладиш». Тут же вказують серію та номер вкладиша (п. 3.2 Інструкції № 58).

Зверніть увагу! Вкладиш без трудової книжки недійсний.

При заповненні вкладиша продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки. Наприклад, якщо у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки останній порядковий номер 25, то в аналогічному розділі вкладиша перший запис буде під номером 26.

Облік та збереження ТК

У кого зберігається ТК. На сьогодні трудова книжка працівника має зберігатися у роботодавця за основним місцем роботи лише у двох випадках:

— якщо працівник прийнятий на роботу до 10.06.2021;

— якщо трудова книжка досі не оцифрована й не передана до ПФУ.

Трудова книжка зберігається у працівника, якщо він:

— працевлаштований у ФОП (п. 2.21-1 Інструкції № 58);

— працевлаштовується на роботу після 10.06.2021. Але за умови, що його трудова книжка вже оцифрована й передана до ПФУ попереднім роботодавцем або самим працівником.

Скільки часу зберігати ТК. Інструкцією № 58 передбачено, що трудова книжка видається працівнику лише в одному випадку — у разі звільнення.

Водночас видавати працівникам трудові книжки можна:

— після завершення робіт із внесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб (п. 2 розд. II Закону № 1217);

— якщо на території, де знаходиться підприємство, ведуться активні бойові дії (ст. 7 Закону № 2136*).

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Проте трапляється так, що звільнені працівники (їх родичі) не забирають свої трудові книжки (наприклад, звільняються дистанційно або працівник помирає тощо).

У такому разі трудові книжки, не одержані працівниками, зберігаються в кадровій службі протягом 2 років окремо від трудових книжок працівників, які працюють. Після цього залишені трудові книжки передаються до архіву підприємства, де вони зберігаються протягом 50 років. І лише після цього їх можна знищити (п. 6.2 Інструкції № 58).

А як довго зберігати трудові книжки після сканування й передачі до ПФУ? Доки не буде відцифрована і не видана працівнику під підпис або в день його звільнення.

Особливий порядок ведення та зберігання ТК може бути передбачений у період дії воєнного стану, якщо підприємство знаходиться у районах активних бойових дій. У такому разі роботодавець його визначає самостійно (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136).

Як зберігати ТК. Вимог щодо того, в яких умовах потрібно зберігати трудові книжки, Інструкція № 58 не містить. Але враховуючи те, наскільки важлива інформація, зазначена у трудовій книжці, її слід зберігати в надійному місці без доступу сторонніх осіб.

І пам’ятайте, що відповідальність за організацію зберігання трудових книжок покладено на керівника підприємства (установи, організації) (п. 4 постанови № 301). А за дотримання правил зберігання — на спеціаліста відділу кадрів, на якого покладено такі обов’язки.

Як обліковувати ТК. Для обліку заповнених трудових книжок та вкладишів до них п. 7.1 Інструкції № 58 пропонує використовувати Книгу обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма № П-10)*.

* Затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 № 277.

У цій Книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників під час працевлаштування, а також трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, що видані працівникам. Також у ній реєструють трудові книжки, видані під час звільнення.

Записи до Книги вносить відділ кадрів або інший аналогічний підрозділ, відповідальний за оформлення та звільнення працівників, в якому вона й зберігається.

Книга має бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та печаткою підприємства / печаткою відділу кадрів /служби персоналу (за наявності).

Нагадаємо, що після завершення передачі відомостей до ПФУ наявні в роботодавця трудові книжки працівників, що продовжують перебувати в трудових відносинах, видаються їм особисто під підпис. Також паперові трудові книжки можуть бути видані працівникам у разі ведення бойових дій. Для цього в Книзі обліку руху трудових книжок можна передбачити окрему графу — «Дата і підстава повернення працівнику трудової книжки».

Вносячи інформацію до Книги обліку, враховуйте такі нюанси:

— у графах 3, 4 фіксують дату отримання ТК від працівника або дату оформлення такого документа (для вперше працевлаштованих);

— графу 11 заповнюють тільки за тими трудовими книжками та вкладишами, які були оформлені на цьому підприємстві (установі, організації);

— якщо звільненому працівнику трудову книжку надіслано поштою (за його письмовою згодою), то у графі 12 зазначають дату повідомлення про вручення поштового відправлення, а у графі 13 — запис «Надiслано поштою».

Відповідальність

За порушення порядку обліку та видачі трудової книжки:

— підприємству загрожують фінансові санкції у розмірі 1 МЗП на підставі абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП (порушення інших вимог законодавства про працю). Але такий штраф застосовують, якщо роботодавець не виконає припис про усунення виявленого порушення;

— винним посадовим особам — адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн на підставі ч. 1 ст. 41 КпАП.

Ну а якщо ж роботодавець затримає видачу трудової книжки звільненому працівнику, то останній має право стягнути з роботодавця середній заробіток за весь час такої затримки.