Направляем работника в командировку: оформляем документы

Документы на командировку

Чтобы направить работника в командировку, нужно оформить ряд документов. Но прежде чем к ним перейти, напомним: главным документом, регулирующим отношения между предприятием и работником, направленным в командировку, является КЗоТ. Более специальным документом в отношении командировки является Инструкция № 59*. А для определения сумм и состава командировочных расходов используется постановление № 98**.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

** Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

В то же время требования Инструкции № 59 распространяются только на бюджетников (государственные органы и предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств). Коммерческие же предприятия разрабатывают Положение о командировке самостоятельно. Такой документ может как учитывать нормы Инструкции № 59, так и отличаться от нее.

Однако большинство работодателей все же ориентируются именно на Инструкцию № 59. Поэтому далее мы будем ссылаться на ее нормы. Если же в вашем Положении о командировках прописаны другие правила, то руководствуйтесь ими.

Итак, перед каждой служебной поездкой следует оформить следующие документы:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

— смету расходов;

— техническое задание на командировку.

И, конечно, перед началом загранкомандировки нужно не забыть оформить все необходимые документы для въезда работника в страну командирования.

Остановимся на каждом из вышеперечисленных документов подробнее.

Приказ о командировке

Приказ (распоряжение) о командировке издает руководитель предприятия (п. 1 разд. ІІ и п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59). Такой документ оформляют:

— при командировках как в пределах Украины, так и за границу;

— на одного или сразу на нескольких работников.

В приказе обязательно указывают:

— фамилию, имя и отчество лица, которое командируется, его профессию (должность), структурное подразделение;

— пункт назначения (государство или государства, город/города, наименование предприятия/учреждения/организации, куда командируется работник);

— срок командировки (дату выбытия в командировку и дату прибытия из командировки);

— цель выезда;

— задачу (в случае необходимости);

— источник финансового обеспечения командировочных расходов (либо работника обеспечивает средствами на командировку (авансом) его работодатель, либо командировочные расходы покрывает сторона, принимающая командированного работника).

При необходимости в приказе руководитель также может:

а) ввести дополнительные ограничения в отношении сумм и целей использования средств, предоставленных на командировку (п. 5 Инструкции № 59). Так, в случае командировки:

— по территории Украины — определить транспортное средство, которым следует передвигаться в служебной поездке, уровень его комфортности, категорию номера гостиницы и т. п.;

— за границу — определить вид транспорта и маршрут поездки (в случае командировки на служебном автомобиле или при наличии пересадок на территории Украины и/или других иностранных государств с одного на другое транспортное средство во время пребывания в пути в соответствующее государство командировки и/или возвращения к месту постоянной работы);

б) предусмотреть компенсацию командированным работникам дополнительных расходов, которые не установлены НКУ и Инструкцией № 59 (ср. );

в) определить, как компенсировать дни работы в командировке, если они приходятся на выходные, праздничные или нерабочие дни (письмо Минтруда от 19.06.2008 № 154/13/116-08).

После оформления приказа информацию, содержащуюся в нем, доводят до сведения работника под подпись.

Образец приказа о командировке приведем на рис. 1.

Рис. 1. Образец приказа о направлении в командировку

Смета расходов

Пункт 6 разд. І Инструкции № 59 предусматривает, что предприятие, которое командирует работника, обязано ознакомить его со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный/перечисленный аванс, составленной по произвольной форме).

Однако напомним, что указанное требование является обязательным только для бюджетников. Хозрасчетные предприятия решают для себя сами, составлять или не составлять смету командировочных расходов.

Что это за документ? Смета расходов содержит перечень расходов работника, которые будут им понесены в командировке, с указанием их ожидаемой суммы.

Как его оформить? В произвольной форме. При этом в нем желательно указать следующие виды расходов:

— суточные;

— расходы на проезд (к месту командировки и обратно, а также по месту командировки);

— расходы на проживание;

— прочие расходы.

Поскольку работник должен быть ознакомлен со сметой командировочных расходов, то в форме этого документа следует предусмотреть реквизит «З коштописом ознайомлений», где работник поставит подпись.

Образец сметы командировочных расходов приведем на рис. 2.

Рис. 2. Образец сметы расходов

Задание на командировку

В случае направления работника в командировку за границу, оформляют еще один документ — техническое задание на командировку. В нем, как правило, определяют цель командировки, задачи и ожидаемые результаты командировки, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению принимающей стороны может прилагаться его копия с переводом и программа мероприятий, если она есть).

Кстати, такой документ можно составлять и в случае командировки работника по Украине.

В этом же документе можно указать требования о подаче отчетности об использовании средств, выданных на командировку (п. 6 разд. І Инструкции № 59).

Техзадание в произвольной форме составляет, как правило, начальник отдела, в котором работает работник, который командируется. Образец такого документа покажем на рис. 3.

Рис. 3. Образец задания на служебную командировку

Если работник — совместитель

Может случится так, что работник, который направляется в командировку, является совместителем (одновременно работает больше чем у одного работодателя).

В таком случае если работник направляется в командировку с одного места работы (например, основного), то нужно как-то оформить его отсутствие в этот период на другом месте работы (например, по совместительству). Ведь работодатель, который не командирует работника, не должен выполнять гарантии, предусмотренные ст. 121 КЗоТ (сохранять за ним место работы, должность, оплачивать дни поездки).

Что в таком случае делать? Это должны решить между собой работник и работодатель на другом месте работы.

Для этого работник, которого командируют, прежде всего уведомляет работодателя по другому месту работы о служебной поездке (в письменной форме с предоставлением подтверждающих документов о направлении его в командировку).

Далее стороны выбирают один из следующих вариантов:

1) либо обозначить дни отсутствия работника в Табеле учета рабочего времени кодом «І» («30») (прочие причины неявок). Тогда никакие приказы оформлять не придется. Работнику просто за указанный период не будет начисляться зарплата (письмо Минсоцполитики от 23.04.2013 № 146/13/133-13);

2) либо предоставить работнику на период командировки:

— ежегодный отпуск (при наличии неиспользованных дней такого отпуска и с соблюдением порядка их предоставления). В таком случае за период отсутствия работник получит отпускные;

— отпуск без сохранения зарплаты на основании ст. 26 Закона об отпусках*.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

Может произойти и так, что работник-совместитель будет направлен в командировку одновременно и с основного, и с неосновного места работы. Тогда документы на командировку следует оформить на каждом месте работы. Соответственно и оплатить дни командировки (письмо Минсоцполитики от 02.02.2015 № 120/13/84-15).

Если в командировку направляют внутреннего совместителя сразу с двух занимаемых должностей, то приказ о направлении работника в командировку следует оформить по двум занимаемым должностям. Соответственно и работа за дни пребывания в командировке должна быть ему оплачена по двум местам работы.