Направляємо працівника у відрядження: оформлюємо документи

Документи на відрядження

Щоб направити працівника у відрядження, потрібно оформити низку документів. Але перш ніж до них переходити, нагадаємо: головним документом, що регулює відносини між підприємством і працівником, направленим у відрядження, є КЗпП. Більш спеціальним документом щодо відрядження є Інструкція № 59*. А для визначення сум і складу витрат на відрядження використовується постанова № 98**.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

** Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Водночас вимоги Інструкції № 59 поширюються тільки на бюджетників (державні органи та підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів). Комерційні ж підприємства розробляють Положення про відрядження самостійно. Такий документ може як ураховувати норми Інструкції № 59, так і відрізнятися від неї.

Проте більшість роботодавців все ж таки орієнтується саме на Інструкцію № 59. Тому далі ми посилатимемось на її норми. Якщо ж у вашому Положенні про відрядження прописані інші правила, то керуйтеся ними.

Отже, перед кожною службовою поїздкою слід оформити наступні документи:

— наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження;

— кошторис витрат;

— технічне завдання на відрядження.

І, звісно ж, перед початком закордонного відрядження потрібно не забути оформити всі необхідні документи для в’їзду працівника до країни відряджання.

Зупинимося на кожному з перелічених вище документів детальніше.

Наказ про відрядження

Наказ (розпорядження) про відрядження видає керівник підприємства (п. 1 розд. ІІ та п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59). Такий документ оформлюють:

— при відрядженнях як у межах України, так і за кордон;

— на одного або одразу на кількох працівників.

У наказі обов’язково зазначають:

— прізвище, ім’я та по батькові особи, яка відряджається, її професію (посаду), структурний підрозділ;

— пункт призначення (держава або держави, місто/міста, найменування підприємства/установи/організації, куди відряджається працівник);

— строк відрядження (дату вибуття у відрядження та дату прибуття з відрядження);

— мету виїзду;

— завдання (у разі потреби);

— джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження (або працівника забезпечує коштами на відрядження (авансом) його роботодавець, або витрати на відрядження покриває сторона, яка приймає відрядженого працівника).

За потреби у наказі керівник також може:

а) запровадити додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (п. 5 Інструкції № 59). Так, у разі відрядження:

— по території України — визначити транспортний засіб, яким слід пересуватися у службовій поїздці, рівень його комфортності, категорію номера в готелі тощо;

— за кордон — визначити вид транспорту та маршрут поїздки (у разі відрядження на службовому автомобілі або за наявності пересадок на території України та/або інших іноземних держав з одного на інший транспортний засіб під час перебування в дорозі до відповідної держави відрядження та/або повернення до місця постійної роботи);

б) передбачити компенсацію відрядженим працівникам додаткових витрат, які не встановлені ПКУ й Інструкцією № 59 (ср. );

в) визначити, як компенсувати дні роботи у відрядженні, якщо вони припадають на вихідні, святкові або неробочі дні (лист Мінпраці від 19.06.2008 № 154/13/116-08).

Після оформлення наказу інформацію, що міститься в ньому, доводять до відома працівника під підпис.

Зразок наказу про відрядження наведемо на рис. 1.

Рис. 1. Зразок наказу про направлення у відрядження

Кошторис витрат

Пункт 6 розд. І Інструкції № 59 передбачає, що підприємство, яке відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною за довільною формою).

Проте нагадаємо, що зазначена вимога є обов’язковою тільки для бюджетників. Госпрозрахункові підприємства вирішують для себе самі, складати чи не складати кошторис витрат на відрядження.

Що це за документ? Кошторис витрат містить перелік витрат працівника, які будуть ним понесені у відрядженні, із зазначенням їх очікуваної суми.

Як його оформити? У довільній формі. При цьому в ньому бажано зазначити такі види витрат:

— добові;

— витрати на проїзд (до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження);

— витрати на проживання;

— інші витрати.

Оскільки працівник має бути ознайомлений з кошторисом витрат на відрядження, то у формі цього документа слід передбачити реквізит «З кошторисом ознайомлений», де працівник поставить підпис.

Зразок кошторису витрат на відрядження наведемо на рис. 2.

Рис. 2. Зразок кошторису витрат

Завдання на відрядження

У разі направлення працівника у відрядження за кордон, оформлюють ще один документ — технічне завдання на відрядження. У ньому зазвичай визначають мету відрядження, завдання й очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення сторони, що приймає, може додаватися його копія з перекладом та програма заходів, якщо вона є).

До речі, такий документ можна складати і в разі відрядження працівника по Україні.

У цьому ж документі можна зазначити вимоги щодо звітування про використання коштів, виданих на відрядження (п. 6 розд. І Інструкції № 59).

Техзавдання в довільній формі складає зазвичай начальник відділу, в якому працює працівник, що відряджається. Зразок такого документа покажемо на рис. 3.

Рис. 3. Зразок завдання на службове відрядження

Якщо працівник — сумісник

Може статися так, що працівник, який направляється у відрядження, є сумісником (одночасно працює більш ніж в одного роботодавця).

У такому разі якщо працівник відправляється у відрядження з одного місця роботи (наприклад, основного), то потрібно якось оформити його відсутність у цей період на іншому місці роботи (наприклад, за сумісництвом). Адже роботодавець, який не відряджає працівника, не повинен виконувати гарантії, передбачені ст. 121 КЗпП (зберігати за ним місце роботи, посаду, оплачувати дні поїздки).

Що в такому разі робити? Це мають вирішити між собою працівник та роботодавець на іншому місці роботи.

Для цього працівник, якого відряджають, перш за все сповіщає роботодавця за іншим місцем роботи про службову поїздку (у письмовій формі з наданням підтвердних документів про направлення його у відрядження).

Далі сторони обирають один з наступних варіантів:

1) або позначити дні відсутності працівника у Табелі обліку робочого часу кодом «І» («30») (інші причини неявок). Тоді жодних наказів оформлювати не доведеться. Працівнику просто за вказаний період не буде нараховуватися зарплата (лист Мінсоцполітики від 23.04.2013 № 146/13/133-13);

2) або надати працівнику на період відрядження:

— щорічну відпустку (за наявності невикористаних днів такої відпустки та з дотриманням порядку їх надання). В такому разі за період відсутності працівник отримає відпускні;

— відпустку без збереження зарплати на підставі ст. 26 Закону про відпустки*.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Може статися й так, що працівник-сумісник буде направлений у відрядження одночасно і з основного, і з неосновного місця роботи. Тоді документи на відрядження слід оформити на кожному місці роботи. Відповідно й оплатити дні відрядження (лист Мінсоцполітики від 02.02.2015 № 120/13/84-15).

Якщо у відрядження направляють внутрішнього сумісника відразу з двох займаних посад, то наказ про направлення працівника у відрядження слід оформити за двома займаними посадами. Відповідно й праця за дні перебування у відрядженні має бути йому оплачена за двома місцями роботи.