Командировка: какие дни служебной поездки оплачивать

Какие дни командировки оплачиваются

Перед тем как определить, какие дни командировки подлежат оплате, нужно выяснить, в какие именно дни работник находился в служебной поездке. В этом помогут два документа:

1) приказ (распоряжение) о направлении в командировку. В нем, в частности, указывается дата выбытия в командировку работника и дата его прибытия из поездки.

Кстати, как и когда оформлять такой документ, мы рассказывали в статье «Направляем работника в командировку: оформляем документы» этого номера;

2) Табель учета рабочего времени (далее — Табель). В нем дни командировки работника отмечают кодом «ВД» («07»), а количество отработанных часов проставляют в соответствии с графиком работы работника (например, «8»).

Если день командировки приходится на выходной, то в Табеле в верхней строке проставляют «ВД», в нижней — «Х» или прочерк.

Обратите внимание, фактическое количество дней командировки определяют согласно приказу при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания в командировке (п.п. 170.9.1 НКУ, п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59*). Если документальных доказательств нет — считать дни поездки командировкой нельзя, как и помечать такие дни кодом «ВД» в Табеле.

Подробнее об этом — в статье «Командировка бюджетников: суточные без документов» // «Оплата труда», 2023, № 13.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Документы в порядке и период командировки работника определен? Переходим к подсчету дней служебной поездки, подлежащих оплате.

При этом помним, что отношения между предприятием и работником, направленным в командировку, регулирует КЗоТ. Более подробно требования трудового законодательства в отношении командировок прописаны в Инструкции № 59.

В то же время такая Инструкция является обязательной только для бюджетных учреждений. Хозрасчетные предприятия вопросы оплаты труда в командировке определяют самостоятельно и прописывают их в коллективном договоре или другом локальном документе (например, Положении о командировке). Инструкция № 59 для них имеет рекомендательный характер.

Вместе с тем, составляя Положение о командировках, коммерсанты могут как предусмотреть свой собственный порядок оплаты труда в командировке (с учетом требований КЗоТ), так и учитывать нормы Инструкции № 59.

Поскольку большинство работодателей все же ориентируются именно на Инструкцию № 59, то далее мы будем ссылаться на ее нормы.

Так вот, в пп. 8 и 13 разд. I Инструкции № 59 указано, что

Но по чьему графику работы определять такие рабочие дни?

Ответ находим в п. 13 разд. I Инструкции № 59. В соответствии с этой нормой рабочие дни командированного работника определяют согласно графику работы того предприятия, учреждения, организации, которое его направило в командировку.

То есть даже в том случае, если работник направлен в командировку на предприятие, график работы которого не совпадает с графиком работы предприятия его постоянной работы, то:

— такой работник должен работать в командировке по графику работы того предприятия, куда он был направлен;

— оплата труда такому работнику осуществляется за рабочие дни в соответствии с графиком работы того предприятия, которое его направило в служебную поездку.

Покажем, как это работает, на примерах.

В командировке работник будет работать по графику работы предприятия, на которое его командировали, то есть по 5-дневной рабочей неделе по 8 часов в день.

В то же время оплатить работнику нужно рабочие дни по его графику работы на предприятии, которое является его постоянным местом работы. То есть четверг (7 часов), пятницу (7 часов), субботу (5 часов) и понедельник (7 часов).

Соответственно дни пребывания такого работника в командировке в Табеле будут обозначены следующим образом:

— в верхней ячейке будет указано количество отработанных часов согласно графику работы его родного предприятия (в четверг, пятницу и понедельник — 7 ч, в субботу — 5 ч) (несмотря на то, что работник выполнял свои обязанности в четверг, пятницу и понедельник в течение 8 часов, а в субботу не работал);

— в нижней ячейке — условное обозначение командировки — «ВД» («07»).

А как оплачивать рабочие дни недели, в которые работник был в дороге (уезжал в командировку или возвращался из нее), то есть фактически не работал?

Дни выбытия-прибытия

Период пребывания в командировке (в том числе день выбытия в командировку и день прибытия из командировки, если они приходятся на рабочий день) считается рабочим временем работника. А значит, оплачиваются такие дни по общим «командировочным» правилам (несмотря на то, работал в этот день работник или нет).

Напомним, что днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в это же место (п. 7 разд. I Инструкции № 59).

При отправлении транспортного средства до 24 часов (включительно) днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный работник, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы.

Табелируем день выбытия и день прибытия как обычный день в командировке: проставляем количество часов работы по графику работы работника и указываем код «ВД» («07»).

Вариант 1. Поскольку поезд отправляется в место назначения 07.02.2024 до 24 часов, то такой день (07.02.2024) считается днем командировки. Несмотря на то, что работник мог работать в этот день полный рабочий день, табелируем и оплачиваем его как день командировки.

Вариант 2. Поскольку поезд отправляется 08.02.2024 после полуночи, то 07.02.2024 считается обычным рабочим днем, который работник должен отработать (оплачиваем как обычный рабочий день), а 08.02.2024 (день выбытия в командировку) табелируем и оплачиваем как день командировки.

Вариант 1. Поскольку поезд прибыл на станцию 07.02.2024 до 24 часов, то такой день (07.02.2024) считается днем прибытия из командировки. Его табелируем и оплачиваем как день в командировке. 08.02.2024 работник должен выйти на работу.

Вариант 2. 08.02.2024 является днем прибытия из командировки, поскольку поезд прибыл на станцию после 00:00. Такой день табелируем и оплачиваем как день командировки, причем даже в том случае, если работник выйдет на работу в этот день.

Кстати, вопрос об обязанности работника в день выезда в командировку и/или возвращения из нее выходить на работу должен быть урегулирован правилами внутреннего трудового распорядка (п. 12 разд. І Инструкции № 59). Это касается как бюджетных, так и хозрасчетных работодателей.

Если в Правилах внутреннего трудового распорядка ничего не сказано, то в каждом конкретном случае такое решение должен принять руководитель (письмо МФУ от 13.11.2019 № 08030-16-10/29061). И соответственно зафиксировать его, например, в приказе о командировке.

О том, как это сделать и что именно прописать в приказе, мы указывали в статье «Командировка в выходной, работа в день выбытия/прибытия» // «Оплата труда», 2023, № 18 (ср. ).

А перед нами возникает новый вопрос — как оплатить дни служебной поездки, приходящиеся на выходные или праздничные/нерабочие дни?

Выходные/праздничные дни в командировке

Работа в выходные. Выходные (праздничные, нерабочие) дни, приходящиеся на период командировки, не оплачивают. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются (п. 8 разд. І Инструкции № 59).

Исключение только одно — если работник специально направлен для выполнения работы в выходные дни. То есть его обязанность работать в такие дни прямо обусловлена в приказе о командировке. Тогда работу за такой день надо компенсировать.

Как? Поскольку специальных требований по оплате труда работника в командировке в выходной день КЗоТ не содержит, то руководствуемся общими нормами трудового законодательства и нормами действующего на предприятии Положения о командировках.

И вот здесь будьте внимательны. Ведь в соответствии со ст. 72 КЗоТ (устанавливает общий порядок компенсации за работу в выходной день) работа в выходной день может компенсироваться с согласия сторон предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере (по правилам ст. 107 КЗоТ).

Применение одного из способов компенсации за работу в выходной день исключает применение другого.

В то же время в п. 9 разд. І Инструкции № 59 указано: если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством. То есть предоставление другого дня отдыха за работу в командировке в выходной день Инструкцией № 59 не предусмотрено!

Соответственно бюджетные учреждения или хозрасчетные предприятия, у которых Положение о командировках содержит те же нормы, что прописаны в Инструкции № 59, могут компенсировать работу в командировке в выходной день единственным способом — оплатить ее согласно требованиям ст. 107 КЗоТ.

Напомним, согласно этой норме работа в выходной день оплачивается за часы, фактически отработанные в такой день:

а) работникам, труд которых оплачивается по часовым ставкам, — в размере двойной часовой ставки;

б) работникам, получающим месячный оклад:

— в размере одинарной часовой ставки сверх оклада — если работа в выходной день проводилась в пределах месячной нормы рабочего времени;

— в размере двойной часовой ставки сверх оклада — если работа проводилась сверх месячной нормы.

Если Положение о командировках предусматривает предоставление работнику другого дня отдыха за работу в выходной день в командировке, то:

— такой другой день не оплачивают;

— работу в выходной день оплачивают как работу в обычный рабочий день в командировке.

При этом способ компенсации за работу в выходной день указывают в приказе (распоряжении) о командировке.

День командировки, в который работник специально командировался для работы в выходной день, в Табеле обозначают так:

— в верхней ячейке проставляют количество фактически отработанных в этот день часов;

— в нижней через дробь — «РВ»/«ВД» («06»/«07») (часы работы в выходные и праздничные дни / командировки).

День отъезда/возвращения. Другая ситуация — если работник отбывает в командировку в выходной день или возвращается из командировки в выходной день (в этот день он не работает).

В таком случае бюджетные учреждения и хозрасчетные предприятия, в Положении о командировках которых продублированы нормы Инструкции № 59, действуют так:

— если работник отбывает в командировку в выходной день, то ему после возвращения из командировки обязательно предоставляется другой день отдыха (п. 10 разд. І Инструкции № 59);

— если работник возвращается из командировки в выходной день, то ему может предоставляться (но не обязательно!) другой день отдыха.

Все другие предприятия руководствуются в этом вопросе нормами своего Положения об оплате труда.

Больше деталей в статье «Командировка в выходной, работа в день выбытия/прибытия» // «Оплата труда», 2023, № 18 (i.factor.ua/journals/ot/2023/september/issue-18/article-126405.html).

Дни задержки в командировке

Может случиться так, что работник задержится в командировке. Причин для этого может быть несколько.

1. Вынужденная задержка (из-за болезни, отмены рейса и т. п.).

Если работник по не зависящим от него причинам не может вернуться из служебной поездки к месту постоянной работы, командировку с разрешения руководителя продлевают. Этого требует п. 10 разд. II и п. 4 разд. III Инструкции № 59.

Отметим, что приведенные нормы являются обязательными для бюджетных учреждений. Хозрасчетные предприятия могут прописать аналогичные правила в своем Положении о служебных командировках. Если это именно ваш случай, то действуем так.

После возвращения работника к месту постоянной работы:

— работник предоставляет докладную записку (в произвольной форме), которая объясняет причину задержки в командировке, и подтверждающие документы (при наличии). Например, бумажный листок нетрудоспособности в случае болезни;

— убедившись, что причина задержки в командировке была уважительной, работодатель издает приказ (распоряжение) о продлении срока командировки на дни задержки.

Учтите, за время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы (абз. 3 п. 10 разд. II и абз. 5 п. 4 разд. III Инструкции № 59).

Если причина признана уважительной, то время задержки фактически является командировкой и оплачивается по всем «командировочным» правилам. Тогда в Табеле дни задержки обозначают кодом для дней командировки — «ВД» («07»).

Исключение — если причиной задержки работника была болезнь. В таком случае за период временной нетрудоспособности, наступившей в командировке, работнику назначают больничные на общих основаниях. Соответственно в Табеле этот период будет обозначен кодом «ТН» («26») или кодом «НН» («27»).

Вместе с тем, поскольку из-за болезни работник не выполнял свои обязанности, то за это время заработную плату (или средний заработок) ему не будут начислять.

Продлевая командировку, помните! В общем случае срок пребывания работника в командировке с учетом задержки не должен превышать 30 календарных дней (по Украине) или 60 календарных дней (за границу) (п. 6 постановления № 98). Особый случай: если работник задержался в командировке вследствие болезни. В таком случае дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (абз. 3 п. 9 разд. II Инструкции № 59).

2. Задержка на выходные или праздничные/нерабочие дни.

Работник может задержаться в командировке по собственной инициативе на выходные или праздничные/нерабочие дни. Но для этого ему нужно получить разрешение руководителя и выполнить следующие условия (абз. 3 п. 7 разд. I Инструкции № 59):

— дни, на которые работник задержится в командировке после выполнения своего задания, должны быть для него выходными (праздничными/нерабочими);

— срок пребывания работника вне места его постоянной работы не должен превышать срока командировки, предусмотренного постановлением № 98* (то есть в общем случае 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней).

* Постановление КМУ от 02.02.2011 № 98.

Условия выполнены? Руководитель издает приказ о том, что работнику разрешается вернуться из командировки в другой день.

Поскольку работник задерживается в командировке на выходные дни, то их оплачивать не придется (работник не будет работать в эти дни). Кроме того, за такие дни задержки работнику не будут возмещать суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы (кроме расходов на проезд с места командировки к месту постоянной работы).

В Табеле такие дни не обозначаются как командировка. Поэтому в случае задержки в командировке на выходные, праздничные, нерабочие дни такие дни можно оставить незаполненными, поставить в них прочерки или разработать собственное условное обозначение.