Донорский день присоединен к отпуску: как оплатить и отразить в Объединенном отчете?

Дополнительный день отдыха

После каждого дня осуществления донации крови и/или компонентов крови работнику предоставляется день отдыха с сохранением за ним среднего заработка за счет средств работодателя. При этом таким днем отдыха работник может воспользоваться:

— либо на следующий день после непосредственного дня донации;

— либо присоединить к ежегодному отпуску (абз. 2 ч. 2 ст. 20 Закона о донорстве*).

* Закон Украины «О безопасности и качестве донорской крови и компонентов крови» от 30.09.2020 № 931-ІХ.

При этом, в любом случае, право на дополнительный день отдыха работник будет иметь только в случае, если следующий за донацией день является рабочим для работника по графику его работы. Если донация произошла накануне выходного дня, то дополнительный день отдыха не предоставляется (письмо Минсоцполитики от 04.05.2021 № 4712-05/26179-07). Также нет права на дополнительный день после дня медобследования (если работник обследован, а донация не произошла).

Дополнительный донорский день присоединяем к отпуску

Как воспользоваться дополнительным донорским днем, работник решает самостоятельно. Свое решение он излагает в заявлении. Например, так: «…прошу приєднати до щорічної основної відпустки додатковий день відпочинку…». Основанием для освобождения от работы и предоставления дополнительного дня отдыха является справка (по форме № 435/о «Довідка щодо надання донорам пільг», утвержденная приказом Минздрава от 07.07.2003 № 301), которой работник подтверждает произошедшую донацию.

Заметьте, законодательством предусмотрено присоединение дополнительного дня отдыха к ежегодным отпускам. То есть к социальным, учебным, боевым отпускам такой день присоединить нельзя.

На предоставление дополнительного донорского дня работодатель издает отдельный от приказа на отпуск приказ, поскольку срок хранения приказа о предоставлении ежегодного отпуска — 5 лет, а приказа о предоставлении дополнительного донорского дня — 75 лет.

При этом если у работника накопилось несколько дополнительных дней отдыха, которые он хочет присоединить к отпуску одним куском, то их можно предоставить одним приказом.

Напомним, если работник увольняется и имеет неиспользованные донорские дополнительные дни отдыха, которые он планировал присоединить к ежегодному отпуску, то они не компенсируются.

Рассчитываем средний заработок

Присоединение дополнительного донорского дня отдыха к ежегодному отпуску ≠ продлению отпуска. То есть из-за присоединения он не становится отпуском.

Для отпуска должны применять свой порядок исчисления отпускных, а для дополнительного донорского дня — свой.

Отпускные, в общем случае, рассчитывают исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих отпуску. А для оплаты дополнительного донорского дня средний заработок определяют исходя из выплат за последние 2 месяца работы, предшествующих месяцу, в котором предоставляют такой день.

Рассмотрим пример.

Отпускные. Предоставление 15 дней ежегодного основного отпуска с 16.01.2024 по 30.01.2024 работнику оформляем отдельным приказом. Выплату отпускных проводим до начала отпуска.

Отпускные рассчитываем исходя из выплат за последние 12 месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска. По приведенному примеру расчетный период январь — декабрь 2023 года.

Дополнительные донорские дни. В приведенной ситуации 2 донорских дня, которые присоединены к отпуску, приходятся на разные месяцы. Один — на январь, а второй — на февраль.

Сколько приказов на их предоставление издавать? Те, кто считает, что один, и те, кто думает, что два, — одинаково правы. Потому что можно и так, и так.

А вот для бухгалтера лучше, чтобы приказы были разными. То есть отдельный приказ на предоставление дополнительного дня за донорство 31.01.2024 и отдельный приказ на дополнительный день отдыха за донорство 01.02.2024.

Ведь расчет оплаты каждого из этих дней будет разным, поскольку они приходятся на разные месяцы. И определять расчетный период следует по каждому событию, с которым связано исчисление среднего заработка (дополнительный день за донорство). Расчетный период при исчислении среднего заработка для оплаты дополнительного дня за донорство:

— 31.01.2024 будет ноябрь — декабрь 2023 года;

— 01.02.2024 будет декабрь 2023 — январь 2024 года.

Более того, начислять заранее их также нельзя. Начисление выплаты за донорский день, предоставленный работнику 31.01.2024, будет проведено в бухучете в январе, а за 01.02.2024 — в феврале.

С начислением разобрались. Теперь отразим донорские дни в Объединенном отчете.

Приложение Д1

Напомним, что для отпускных в приложении Д1 предусмотрен специальный код типа начислений «10», поскольку они начисляются заранее и должны быть выплачены до начала отпуска. И если они начислены в одном месяце за несколько месяцев (переходящие отпускные), то показать их надо в месяце начисления за следующие месяцы, на дни отпуска которых они приходятся. Зато донорских дней это правило не касается.

В приложении Д1 донорские дни отдельно не выделяем! Еще раз повторимся, что присоединение дополнительного дня отдыха за донорство к ежегодному отпуску не делает его отпуском.

Специальные отметки для отражения дополнительного дня отдыха за донорство в Налоговом расчете и его приложениях, в частности и в Д1, не предусмотрены.

В Д1 начисленную сумму оплаты дополнительного донорского дня показываем в месяце ее начисления в бухучете в общей сумме с зарплатой. Если вы внимательно читали предыдущий раздел, то запомнили, что заранее они не начисляются. Зато их начисление происходит месяц в месяц. Поэтому вопрос типа «как же тогда разбрасывать по месяцам донорские дни?» не должен возникнуть.

По условиям приведенного примера в январе работнику начислены зарплата за часть января, отпускные (полностью пришлись на дни отпуска января) и оплата дополнительного донорского дня. Тогда за январь в Д1 формируем 2 строки:

— одна строка зарплатная. В ней показываем сумму начисленной за январь зарплаты + оплату дополнительного донорского дня;

— вторая строка с отпускными. В ней, в частности, в графе 09 указываем КТН «10».

Допустим, что в феврале работнику будет начислена зарплата. Тогда сумму оплаты донорского дня за 1 февраля в Д1 отразим общей суммой с февральской зарплатой.

Приложение 4ДФ

В приложении 4ДФ вообще без нюансов. Сумму зарплаты, начисленных отпускных и донорских показываем одной зарплатной строкой общей суммой с признаком дохода «101».