Донорський день приєднано до відпустки: як оплатити та відобразити в Об’єднаному звіті?

Додатковий день відпочинку

Після кожного дня здійснення донації крові та/або компонентів крові працівнику надається день відпочинку із збереженням за ним середнього заробітку за рахунок коштів роботодавця. При цьому таким днем відпочинку працівник може скористатися:

— або на наступний день після безпосереднього дня донації;

— або приєднати до щорічної відпустки (абз. 2 ч. 2 ст. 20 Закону про донорство*).

* Закон України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-ІХ.

При цьому, в будь-якому випадку, право на додатковий день відпочинку працівник буде мати тільки в разі, якщо наступний за донацією день є робочим для працівника за графіком його роботи. Якщо донація відбулася напередодні вихідного дня, то додатковий день відпочинку не надається (лист Мінсоцполітики від 04.05.2021 № 4712-05/26179-07). Також немає права на додатковий день після дня медобстеження (якщо працівника обстежено, а донації не відбулося).

Додатковий донорський день приєднуємо до відпустки

Як скористатися додатковим донорським днем, працівник вирішує самостійно. Своє рішення він висловлює у заяві. Наприклад так: «…прошу приєднати до щорічної основної відпустки додатковий день відпочинку…». Підставою для звільнення від роботи і надання додаткового дня відпочинку є довідка (за формою № 435/о «Довідка щодо надання донорам пільг», затверджена наказом МОЗ від 07.07.2003 № 301), якою працівник підтверджує донацію, що відбулася.

Зауважте, законодавством передбачене приєднання додаткового дня відпочинку до щорічних відпусток. Тобто до соціальних, навчальних, бойових відпусток такий день приєднати не можна.

На надання додаткового донорського дня роботодавець видає окремий від наказу на відпустку наказ, оскільки строк зберігання наказу про надання щорічної відпустки — 5 років, а наказу про надання додаткового донорського дня — 75 років.

При цьому якщо у працівника накопичилося декілька додаткових днів відпочинку, які він хоче приєднати до відпустки одним шматком, то їх можна надати одним наказом.

Нагадаємо, якщо працівник звільняється і має невикористані донорські додаткові дні відпочинку, які він планував приєднати до щорічної відпустки, то вони не компенсуються.

Розраховуємо середній заробіток

Приєднання додаткового донорського дня відпочинку до щорічної відпустки ≠ продовженню відпустки. Тобто через приєднання він не стає відпусткою.

Для відпустки маємо застосовувати свій порядок обчислення відпускних, а для додаткового донорського дня — свій.

Відпускні, у загальному випадку, розраховують виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують відпустці. А для оплати додаткового донорського дня середній заробіток визначають виходячи з виплат за останні 2 місяці роботи, що передують місяцю, у якому надають такий день.

Розглянемо приклад.

Відпускні. Надання 15 днів щорічної основної відпустки з 16.01.2024 по 30.01.2024 працівнику оформлюємо окремим наказом. Виплату відпускних проводимо до початку відпустки.

Відпускні розраховуємо виходячи з виплат за останні 12 місяців, що передують місяцю надання відпустки. За наведеним прикладом розрахунковий період січень — грудень 2023 року.

Додаткові донорські дні. У наведеній ситуації 2 донорських дні, які приєднано до відпустки, припадають на різні місяці. Один — на січень, а другий — на лютий.

Скільки наказів на їх надання видавати? Ті, хто вважає, що один, та ті, хто думає, що два, — однаково праві. Бо можна і так, і так.

А от для бухгалтера краще, щоб накази були різні. Тобто на надання додаткового дня відпочинку за донорство окремий наказ на 31.01.2024 та окремий наказ на 01.02.2024.

Адже розрахунок оплати кожного з цих днів буде різний, оскільки вони припадають на різні місяці. І визначати розрахунковий період слід за кожною подією, з якою пов’язано обчислення середнього заробітку (додатковий день за донорство). Розрахунковий період при обчисленні середнього заробітку для оплати додаткового дня за донорство:

— 31.01.2024 буде листопад — грудень 2023 року;

— 01.02.2024 буде грудень 2023 — січень 2024 року.

Ба більше, нараховувати наперед їх також не можна. Нарахування виплати за донорський день, наданий працівнику 31.01.2024, буде проведено в бухобліку в січні, а за 01.02.2024 — у лютому.

З нарахуванням розібралися. Тепер відобразимо донорські дні в Об’єднаному звіті.

Додаток Д1

Нагадаємо, що для відпускних у додатку Д1 передбачений спеціальний код тип нарахувань «10», оскільки вони нараховуються наперед і мають бути виплачені до початку відпустки. І якщо вони нараховані в одному місяці за декілька місяців (перехідні відпускні), то показати їх треба в місяці нарахування за наступні місяці, на дні відпустки яких вони припадають. Натомість донорських днів це правило не стосується.

У додатку Д1 донорські дні окремо не виділяємо! Ще раз повторимось, що приєднання додаткового дня відпочинку за донорство до щорічної відпустки не робить його відпусткою.

Спеціальних позначок для відображення додаткового дня відпочинку за донорство в Податковому розрахунку і його додатках, зокрема і в Д1, не передбачено.

У Д1 нараховану суму оплати додаткового донорського дня показуємо в місяці її нарахування в бухобліку у загальній сумі із зарплатою. Якщо ви уважно читали попередній розділ, то запам’ятали, що наперед вони не нараховуються. Натомість їх нарахування відбувається місяць у місяць. Тому питання типу «як же тоді розкидати за місяцями донорські дні?» не повинно виникнути.

За умовами наведеного прикладу у січні працівнику нараховані зарплата за частину січня, відпускні (повністю припали на дні відпустки січня) та оплата додаткового донорського дня. Тоді за січень у Д1 формуємо 2 рядки:

— один рядок зарплатний. У ньому показуємо суму нарахованої за січень зарплати + оплату додаткового донорського дня;

— другий рядок із відпускними. У ньому, зокрема, у графі 09 зазначаємо КТН «10».

Припустимо, що у лютому працівнику буде нарахована зарплата. Тоді сума оплати донорського дня за 1 лютого у Д1 відобразимо загальною сумою із лютневою зарплатою.

Додаток 4ДФ

У додатку 4ДФ взагалі без нюансів. Суму зарплати, нарахованих відпускних і донорських показуємо одним зарплатним рядком загальною сумою з ознакою доходу «101».