Нужно ли заявление на отпуск, если есть график?

График и заявление

Даже при наличии графика отпусков возможны варианты ответа на заданный вопрос. Объясним.

Согласно ст. 10 Закона об отпусках* конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласуется между работником и собственником или уполномоченным им органом. Последний обязан в письменном виде уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока. Для этого оформляют уведомление о предоставлении отпуска.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96.

Итак, возможные варианты.

Вариант 1. По графику с конкретными датами. Работник идет в отпуск по графику, в котором прописаны конкретные даты отпуска (например, 01.05.2024 — 14.05.2024). В таком случае заявление о предоставлении отпуска работника не нужно. Достаточно оформить два документа: уведомление о предоставлении отпуска и приказ о его предоставлении. Примеры обоих этих документов есть в журнале Кадровику № 4: уведомление; приказ.

Вариант 2. По графику, но указан только месяц. Работник идет в отпуск по графику. Но, в отличие от варианта 1, в нем не прописаны конкретные даты предоставления отпуска, а есть только месяц (например, май 2024). В этом случае за 3 — 4 недели до запланированного месяца отпуска стоит направить работнику запрос (или другой произвольный документ) о том, с какой даты он хотел бы пойти в отпуск. В этом запросе рекомендуем указать срок, в который работник должен дать ответ, например 3 рабочих дня. На практике возможен следующий вариант: кадровик готовит поименные таблицы, а работники указывают желаемые даты отпуска.

Далее не позднее чем за 2 недели до запланированного месяца начала отпуска направляем работнику уведомление о предоставлении отпуска. И заключительным шагом уже является приказ о предоставлении отпуска.

Отметим, что на практике существует еще один сценарий развития событий по этому варианту:

1) кадровая служба или руководитель отдела в письменном виде или устно обращается к работнику с предложением определить конкретную дату предоставления отпуска (недели за три до начала месяца, в котором работнику должен быть предоставлен отпуск согласно графику);

2) работник пишет заявление на отпуск, в котором указывает желаемую дату начала отпуска;

3) работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

И еще помните: заявление следует согласовать с непосредственным руководителем работника, чтобы не возникло недоразумений и накладок в организации работы.

Вариант 3. Вне графика. Работник идет в отпуск вне графика. В этом случае нужно еще и заявление о предоставлении отпуска. В журнале Кадровику № 4 вы также можете найти его пример для ежегодного основного отпуска и дополнительного соцотпуска на детей.

Далее на основе заявления издаем приказ. Уведомление при этом не нужно.

Подробнее случаи, в которых применяют этот вариант, мы рассмотрим в одном из ближайших материалов.

Заявление на матпомощь

Материальная помощь к отпуску может быть предусмотрена законодательством (как, например, для многих работников бюджетной сферы) или отдельными положениями коллективного или трудового договора.

Нужно ли отдельное заявление на ее выплату к отпуску?

В большинстве случаев, если работник пишет заявление о предоставлении отпуска, то заодно добавляет фразу «…з виплатою матеріальної допомоги», «…з виплатою грошової допомоги» или «…з виплатою матеріальної допомоги на оздоровлення» и т. п. Тогда подавать дополнительное заявление не нужно.

Потребность в нем может быть только в случае, если работник идет в отпуск по графику с указанными датами отпуска (см. выше вариант 1).