Чи потрібна заява на відпустку, якщо є графік?

Графік та заява

Навіть за наявності графіка відпусток можливі варіанти відповіді на поставлене запитання. Пояснимо.

Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки* конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Останній зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Для цього оформлюють повідомлення про надання відпустки.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96.

Отже, можливі варіанти.

Варіант 1. За графіком з конкретними датами. Працівник іде у відпустку за графіком, у якому прописані конкретні дати відпустки (наприклад, 01.05.2024 — 14.05.2024). У такому разі заява про надання відпустки працівника не потрібна. Достатньо оформити два документи: повідомлення про надання відпустки і наказ про її надання. Приклади обох цих документів є в журналі Кадровику № 4: повідомлення; наказ.

Варіант 2. За графіком, але зазначений лише місяць. Працівник іде у відпустку за графіком. Але, на відміну від варіанта 1, у ньому не прописані конкретні дати надання відпустки, а є лише місяць (наприклад, травень 2024). У цьому разі за 3 — 4 тижні до запланованого місяця відпустки варто направити працівнику запит (або інший довільний документ) про те, з якої дати він хотів би піти у відпустку. У цьому запиті рекомендуємо зазначити строк, у який працівник повинен дати відповідь, наприклад 3 робочих дні. На практиці можливий такий варіант: кадровик готує поіменні таблиці, а працівники вказують бажані дати відпустки.

Далі не пізніше ніж за 2 тижні до запланованого місяця початку відпустки надаємо працівнику повідомлення про надання відпустки. І заключним кроком вже є наказ про надання відпустки.

Зауважимо, що на практиці існує ще один сценарій розвитку подій за цим варіантом:

1) кадрова служба або керівник відділу письмово чи усно звертається до працівника з пропозицією визначити конкретну дату надання відпустки (тижні за 3 до початку місяця, в якому працівнику повинна бути надана відпустка згідно з графіком);

2) працівник пише заяву на відпустку, у якій вказує бажану дату початку відпустки;

3) роботодавець видає наказ про надання відпустки.

І ще пам’ятайте: заяву слід погодити із безпосереднім керівником працівника, щоб не виникло непорозумінь та накладок в організації роботи.

Варіант 3. Поза графіком. Працівник іде у відпустку поза графіком. У цьому випадку потрібна ще й заява про надання відпустки. У журналі Кадровику № 4 ви також можете знайти її приклад для щорічної основної відпустки та додаткової соцвідпустки на дітей.

Далі на основі заяви видаємо наказ. Повідомлення при цьому не потрібне.

Детальніше випадки, у яких застосовують цей варіант, ми розглянемо в одному з найближчих матеріалів.

Заява на матдопомогу

Матеріальна допомога до відпустки може бути передбачена законодавством (як от для багатьох працівників бюджетної сфери) або окремими положеннями колективного чи трудового договору.

Чи потрібна окрема заява на її виплату до відпустки?

У більшості випадків, якщо працівник пише заяву про надання відпустки, то заразом додає фразу «…з виплатою матеріальної допомоги», «…з виплатою грошової допомоги» або «…з виплатою матеріальної допомоги на оздоровлення» тощо. Тоді подавати додаткову заяву не потрібно.

Потреба в ній може бути лише у разі, якщо працівник іде у відпустку за графіком із вказаними датами відпустки (див. вище варіант 1).