Переиспользованные дни ежегодного отпуска: можно ли удержать без увольнения?

Право на отпуск

Право на отпуска, условия, продолжительность и порядок предоставления их работникам определяет Закон об отпусках*.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

В общем случае право работника на ежегодный основной отпуск полной продолжительности в первый год работы возникает после непрерывной отработки им у этого работодателя 6 месяцев, а за второй и следующий годы — в любое время соответствующего рабочего года (ч. 5, ч. 9 ст. 10 Закона об отпусках).

Предоставление ежегодного отпуска согласуется между работником и работодателем, как правило, при составлении графика отпусков.

Итак,

Учтите, законодательством не предусмотрено предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался.

В рассматриваемом нами случае работник полностью использовал 24 календарных дня отпуска за рабочий год 11.10.2023 — 10.10.2024 в мае, до его окончания.

Но каждый день ежегодного основного отпуска должен быть работником заработан. И здесь все дело в отпускном стаже.

Отпускной стаж

Периоды работы, входящие в стаж для ежегодного основного отпуска, перечислены в ч. 1 ст. 82 КЗоТ и ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках. В частности, это время фактической работы в течение рабочего года, время пребывания на оплачиваемом больничном, время пребывания в отпуске без сохранения зарплаты согласно ст. 25 Закона об отпусках и т. п.

А вот отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках (по согласию с работодателем) в отпускной стаж засчитывается по 23.12.2023 включительно. Начиная с 24.12.2023, время пребывания в этом бесплатном отпуске отпускной стаж не зарабатывает.

Соответственно, как и в рассматриваемой нами ситуации, случилось так, что за соответствующий рабочий год работник в итоге не заработал ежегодный основной отпуск полной продолжительности, который уже использовал. Так «рождаются» дни незаработанного работником отпуска.

Незаработанный отпуск: решаем проблему

Какой есть выход. Такое понятие, как дни использованного, но не заработанного отпуска, нам уже знакомо, поскольку законодательство предусматривает удержание отпускных за дни незаработанного отпуска при увольнении работника (в общем случае).

То есть отпускные за незаработанные дни ежегодного отпуска удерживаются при увольнении. Если работник не увольняется, то нет оснований удерживать лишние отпускные.

А как быть в ситуации, когда за рабочий год отпуск использован, часть его не отработана и работник работает дальше (не увольняется)? То есть за рабочий год 11.10.2023 — 10.10.2024 работник имеет право на 22 дня ежегодного основного отпуска, а отгулял 24 дня?

С одной стороны, удержать с работника без увольнения переиспользованные отпускные нельзя.

С другой, законодательством прямо не предусмотрено нормирование такой ситуации. Но здесь не так все плохо.

Как мы видим выход из этой ситуации?

А как же правило непредоставления отпуска за рабочий год, который еще не начался? — возразите вы? Ведь по факту получается, что 2 дня отпуска в мае 2024 года предоставлены за рабочий год, который на тот момент еще не начался? Не будет ли это расценено, как нарушение законодательства?

Мы считаем, что нет. Ведь на момент предоставления ежегодного отпуска в мае работодатель действовал согласно законодательству. Новые обстоятельства, которые повлияли на длительность отпуска, возникли позже.

Следовательно, по нашему мнению, вполне правомерным будет уменьшение отпуска следующего рабочего года на 2 дня перегулянного отпуска текущего.

Заметьте, такой же позиции придерживаются и специалисты Минэкономики в письме от 30.09.2024 № 4701-05/71262-09 (полный его текст вы найдете по ссылке в конце статьи). Они считают,

Как оформить. Нужно ли издавать приказ для этого или делать перерасчет отпускных? Мы считаем, что для оформления переноса переиспользованных дней отпуска с одного рабочего года в счет следующего никаких дополнительных приказов издавать не нужно. Также не нужно делать никаких перерасчетов.

Вся эта рокировка будет выполнена кадровой службой. Как? Вот смотрите.

Во-первых, фиксируем в личной карточке работника количество дней выявленного перегулянного ежегодного основного отпуска.

Во-вторых, при предоставлении следующего ежегодного отпуска учитываем эти дни. То есть предоставим отпуск за следующий рабочий год за минусом незаработанных, но использованных дней за предыдущий рабочий год.

По условиям приведенной ситуации (при неизменных исходных данных) за рабочий год 11.10.2024 — 10.10.2025 работник будет иметь право не на 24 календарных дня ежегодного основного отпуска, а на 22 (24 - 2).

Очередность предоставления отпусков работникам определяется графиками, утверждаемыми работодателем. Соответственно на следующий год в графике отпусков будут заложены 22 календарных дня ежегодного основного отпуска за рабочий год 11.10.2024 — 10.10.2025.

График отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года и доводится до сведения всех работников. При этом в графе «примечания» в графике отпусков можно указать причину предоставления 22 календарных дней отпуска вместо 24. Например, «2 дні надані авансом».

С графиком отпусков работники обязательно должны быть ознакомлены. На этом этапе работник будет уведомлен о том, что у него осталось только 22 дня ежегодного основного отпуска за рабочий год 11.10.2024 - 10.10.2025. Кстати, с этапами составления графика отпусков в том числе и вариантами ознакомления работника с ним вы можете прочитать в статье «График отпусков — 2024: составляем и утверждаем» // «Оплата труда», 2023, № 23.