Перевикористані дні щорічної відпустки: чи можна утримати без звільнення?

Право на відпустку

Право на відпустки, умови, тривалість і порядок надання їх працівникам визначає Закон про відпустки*.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

У загальному випадку право працівника на щорічну основну відпустку повної тривалості у перший рік роботи виникає після безперервного відпрацювання ним у цього роботодавця 6 місяців, а за другий і наступний роки — у будь-який час відповідного робочого року (ч. 5, ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки).

Надання щорічної відпустки узгоджується між працівником і роботодавцем, як правило, при складанні графіка відпусток.

Отже,

Зауважте, законодавством не передбачено надання відпустки за робочий рік, який ще не почався.

У випадку, який ми розглядаємо, працівник повністю використав 24 календарних дні відпустки за робочий рік 11.10.2023 — 10.10.2024 у травні, до його закінчення.

Але кожен день щорічної основної відпустки має бути працівником зароблений. І тут вся справа у відпускному стажі.

Відпускний стаж

Періоди роботи, які входять до стажу для щорічної основної відпустки, перелічені у ч. 1 ст. 82 КЗпП і ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки. Зокрема, це час фактичної роботи протягом робочого року, час перебування на оплачуваному лікарняному, час перебування у відпустці без збереження зарплати згідно із ст. 25 Закону про відпустки тощо.

А от відпустка без збереження зарплати, яка надана відповідно до ст. 26 Закону про відпустки (за згодою з роботодавцем) до відпускного стажу зараховується по 23.12.2023 включно. Починаючи з 24.12.2023, час перебування у цій безоплатній відпустці відпускний стаж не заробляє.

Відповідно, як і у ситуації, яку ми розглядаємо, сталося так, що за відповідний робочий рік працівник у результаті не заробив щорічну основну відпустку повної тривалості, яку вже використав. Так «народжуються» дні незаробленої працівником відпустки.

Незароблена відпустка: вирішуємо проблему

Який є вихід. Таке поняття, як дні використаної, але не заробленої відпустки, нам вже знайоме, оскільки законодавство передбачає утримання відпускних за дні незаробленої відпустки при звільненні працівника (у загальному випадку).

Тобто відпускні за незароблені дні щорічної відпустки утримуються при звільненні. Якщо працівник не зввільняється, то нема підстав утримувати зайві відпускні.

А як бути у ситуації, коли за робочий рік відпустка використана, частина її не зароблена і працівник працює далі (не звільняється)? Тобто за робочий рік 11.10.2023 — 10.10.2024 працівник має право на 22 дні щорічної основної відпустки, а відгуляв 24 дні?

З одного боку, утримати з працівника без звільнення перевикористані відпускні не можна.

З іншого, законодавством прямо не передбачено унормування такої ситуації. Але тут не так все погано.

Як ми бачимо вихід із цієї ситуації?

А як же правило ненадання відпустки за робочий рік, який ще не почався? — заперечите ви? Адже по факту виходить, що 2 дні відпустки у травні 2024 року надані за робочий рік, який на той момент ще не почався? Чи не буде це розцінене, як порушення законодавства?

Ми вважаємо, що ні. Адже на момент надання щорічної відпустки у травні роботодавець діяв згідно із законодавством. Нові обставини, які вплинули на тривалість відпустки, виникли пізніше.

Отже, на нашу думку, можна цілком правомірно зарахувати 2 дні перегуляної відпустки в рахунок відпустки наступного робочого року.

Зауважте, такої ж позиції притримуються фахівці Мінекономіки в листі від 30.09.2024 № 4701-05/71262-09 (повний його текст ви знайдете за посиланням наприкінці статті). Вони вважають,

Як оформити. Чи потрібно видавати наказ для цього або робити перерахунок відпускних? Ми вважаємо, що для оформлення перенесення перевикористаних днів відпустки з одного робочого року в рахунок наступного ніяких додаткових наказів видавати не потрібно. Також не треба робити ніяких перерахунків.

Вся ця рокіровка буде виконана кадровою службою. Як? От дивіться.

По-перше, фіксуємо в особовій картці працівника кількість днів виявленої перегуляної щорічної основної відпустки.

По-друге, при наданні наступної щорічної відпустки ураховуємо ці дні. Тобто надамо відпустку за наступний робочий рік за мінусом незароблених, але використаних днів за попередній робочий рік.

За умовами наведеної ситуації (при незмінних вихідних даних) за робочий рік 11.10.2024 — 10.10.2025 працівник буде мати право не на 24 календарних дні щорічної основної відпустки, а на 22 (24 - 2).

Черговість надання відпусток працівникам визначається графіками, які затверджуються роботодавцем. Відповідно на наступний рік у графіку відпусток будуть закладені 22 календарних дні щорічної основної відпустки за робочий рік 11.10.2024 — 10.10.2025.

Графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома всіх працівників. При цьому у графі «примітки» у графіку відпусток можна зазначити причину надання 22 календарних днів відпустки замість 24. Наприклад, «2 дні надані авансом».

З графіком відпусток працівники обов’язково мають бути ознайомлені. На цьому етапі працівник буде повідомлений про те, що у нього залишилось тільки 22 дні щорічної основної відпустки за робочий рік 11.10.2024 — 10.10.2025. До речі з етапами складання графіку відпусток зокрема й варіантами ознайомлення працівника із ним ви можете прочитати у статті «Графік відпусток — 2024: складаємо і затверджуємо» // «Оплата праці», 2023, № 23.