Учебный отпуск работников: ответы на главные вопросы

Кто имеет право?

Право на оплачиваемый дополнительный отпуск в связи с обучением в заведении высшего образования (далее — ЗВО) закреплено в ст. 216 КЗоТ и ст. 15 Закона об отпусках*. Учебный отпуск предоставляют работникам, которые успешно обучаются без отрыва от производства в ЗВО с вечерней и заочной формами обучения.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

Если работник совмещает работу с обучением на дневной или дистанционной формах обучения, оплачиваемый учебный отпуск ему не предоставляется. При этом не путайте дистанционную форму получения высшего образования с использованием технологий дистанционного обучения, которые могут применяться при разных формах. Дистанционная сессия у студента вечерней или заочной формы обучения не является основанием для отказа в предоставлении ему учебного отпуска.

Какая продолжительность отпуска?

Конкретная продолжительность учебного отпуска зависит от формы обучения (вечерняя, заочная), курса, а также от цели (основания) его предоставления (установочные занятия, сдача зачетов и экзаменов, подготовка и защита дипломной работы и т. п.). При этом право работника на учебный отпуск и его продолжительность не зависят от видов деятельности работодателя, от того, платным или бесплатным является обучение, а также от источника финансирования расходов на обучение.

Продолжительность учебного отпуска, установленную ст. 216 КЗоТ для студентов и аспирантов ЗВО, вы можете увидеть в таблице ниже.

Продолжительность учебного отпуска для студентов и аспирантов ЗВО

Если работник получает второе (следующее) высшее образование по заочной или вечерней форме обучения, то продолжительность отпуска для него определяется как для лиц, обучающихся на третьем и следующих курсах вуза (ч. 2 ст. 15 Закона об отпусках).

Для студентов вузов, где учебный процесс имеет свои особенности, законодательство может устанавливать другую продолжительность учебных отпусков. Так, постановлением КМУ от 28.06.97 № 634 определена продолжительность оплачиваемых и неоплачиваемых учебных отпусков, которые предоставляются сверх отпусков, приведенных в таблице выше, для лиц, обучающихся по определенным направлениям подготовки (музыкальное и театральное искусство, художественное творчество, режиссура, филология и т. п.).

Действующим законодательством установлена максимальная продолжительность учебных отпусков. В то же время планирование учебного процесса относится к компетенции вузов. Поэтому в справке-вызове может быть указана продолжительность отпуска, менее гарантированной законодательством.

Какие основания для оформления?

Для оформления учебного отпуска работник должен предоставить:

1) справку-вызов из заведения образования (по форме № Н-5.01, утвержденной приказом № 775*), которая является достаточным подтверждением того, что работник обучается успешно. Требовать от работника предоставить еще и справку об отсутствии академической задолженности работодатель не имеет права (см. письмо Минсоцполитики от 28.12.2013 № 563/13/116-13);

2) заявление на имя руководителя предприятия о предоставлении ему дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с обучением. В заявлении работник обязательно указывает дату начала отпуска и его продолжительность, которая должна «вписываться» в период, указанный в справке-вызове.

* Приказ МОН «Об утверждении форм документов по подготовке специалистов в заведениях высшего (профессионального предвысшего) образования» от 21.06.2023 № 775.

Кстати, актуальные примеры заполнения этих документов вы сможете найти в журнале «Кадровику», № 4 по следующим ссылкам:

— заявление о предоставлении отпуска в связи с обучением;

— приказ о предоставлении отпуска в связи с обучением.

Учебный отпуск предоставляют работнику в течение учебного года независимо от срока непрерывной работы на предприятии. Причем работодатель обязан отправить работника в этот отпуск в тот период, который указан в справке-вызове.

Если же работник подал только заявление о предоставлении учебного отпуска без документов, подтверждающих обоснованность его предоставления (без справки-вызова), работодатель имеет право в таком отпуске отказать (см. решение ВАСУ от 26.01.2016 по делу № 804/3013/14).

Предоставлять ли совместителям?

Согласно ст. 217 КЗоТ на период дополнительного отпуска в связи с обучением средняя зарплата сохраняется за работником по основному месту работы. То есть оплачиваемый учебный отпуск предоставляется по основному месту работы работника. Из этого следует, что предоставление учебного отпуска совместителям законодательством не предусмотрено.

По совместительству работник может оформить отпуск без сохранения заработной платы на основании п. 14 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 12.09.2016 № 1294/13/84-16). Причем работодатель:

— не имеет права отказать работнику в таком неоплачиваемом отпуске;

— продолжительность такого неоплачиваемого отпуска равна количеству календарных дней учебного отпуска по основному месту работы.

Как оплачивать отпуск?

Работодатель оплачивает все календарные дни учебного отпуска, приходящиеся на период, указанный в справке-вызове. В том числе оплате подлежат выходные дни (см. письмо Минсоцполитики от 26.12.2019 № 1987/0/76-19). За все дни учебного отпуска работник получит отпускные, исчисленные по общим правилам, согласно нормам Порядка № 100*.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

Расчет среднедневной зарплаты такой же, как и для оплаты ежегодных отпусков: исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска. Саму среднедневную зарплату рассчитываем путем деления выплат, начисленных за расчетный период, на количество календарных дней, за исключением:

— праздничных, нерабочих дней (при наличии);

— дней, в течение которых работник не работал и за ним не сохранялся средний заработок или сохранялся частично;

— времени, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника вследствие проведения боевых действий во время действия военного положения.

Сумма отпускных определяется путем умножения среднедневной зарплаты на количество календарных дней учебного отпуска согласно приказу руководителя.

Больше информации по поводу исчисления отпускных вы найдете в статье «Как рассчитать сумму отпускных?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 33.

Отражать ли в Табеле?

Да, отражать. В Табеле учета использования рабочего времени дни оплачиваемого учебного отпуска обозначайте буквенным кодом «Н» или цифровым кодом — «12».

Есть ли ограничения на период военного положения?

В период действия военного положения работодатель может отказать в предоставлении любого вида отпуска (кроме отпуска в связи с беременностью и родами и отпуска для ухода за ребенком до 3 лет), если работник привлечен к выполнению (ч. 2 ст. 12 Закона № 2136*):

— работ на объектах критической инфраструктуры;

— работ по производству товаров оборонного назначения;

— мобилизационного задания (заказа).

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Поэтому таким работникам может быть отказано в предоставлении учебного отпуска во время военного положения.

Также в абз. 3 ч. 1 ст. 12 Закона № 2136 указано, что работодатели в период действия военного положения могут предоставлять любые отпуска сверх ежегодных основных (кроме отпуска в связи с беременностью и родами и отпуска в связи с усыновлением ребенка) без сохранения зарплат.

А вот любым другим работникам-студентам в период действия военного положения работодатель вместо оплачиваемого учебного отпуска имеет право предоставить неоплачиваемый. Но подчеркнем — это его право, а не обязанность. Имеет право предоставить ≠ обязан предоставить.

Если работодатель примет решение о предоставлении оплачиваемого отпуска без оплаты, то, по мнению Минэкономики, он должен обосновать необходимость предоставления оплачиваемых отпусков без сохранения зарплаты и документально подтвердить наступление обстоятельств, повлекших такую необходимость (см. письмо Минэкономики от 28.01.2024 № 4706-05/6893-09).