Навчальна відпустка працівників: відповіді на головні запитання

Хто має право?

Право на оплачувану додаткову відпустку у зв’язку з навчанням у закладі вищої освіти (далі — ЗВО) закріплене у ст. 216 КЗпП та ст. 15 Закону про відпустки*. Навчальну відпустку надають працівникам, які успішно навчаються без відриву від виробництва в ЗВО з вечірньою та заочною формами навчання.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Якщо працівник поєднує роботу з навчанням на денній або дистанційній формах навчання, оплачувана навчальна відпустка йому не надається. При цьому не плутайте дистанційну форму здобуття вищої освіти з використанням технологій дистанційного навчання, які можуть застосовуватися за різних форм. Дистанційна сесія у студента вечірньої чи заочної форми навчання не є підставою для відмови у наданні йому навчальної відпустки.

Яка тривалість відпустки?

Конкретна тривалість навчальної відпустки залежить від форми навчання (вечірня, заочна), курсу, а також від мети (підстави) її надання (настановні заняття, складання заліків та іспитів, підготовка та захист дипломної роботи тощо). При цьому право працівника на навчальну відпустку та її тривалість не залежать від видів діяльності роботодавця, від того, платним чи безоплатним є навчання, а також від джерела фінансування витрат на навчання.

Тривалість навчальної відпустки, яку встановлено ст. 216 КЗпП для студентів та аспірантів ЗВО, ви можете побачити в таблиці нижче.

Тривалість навчальної відпустки для студентів та аспірантів ЗВО

Якщо працівник отримує другу (наступну) вищу освіту за заочною або вечірньою формою навчання, то тривалість відпустки для нього визначається як для осіб, які навчаються на третьому та наступних курсах вишу (ч. 2 ст. 15 Закону про відпустки).

Для студентів вишів, де навчальний процес має свої особливості, законодавство може встановлювати іншу тривалість навчальних відпусток. Так, постановою КМУ від 28.06.97 № 634 визначено тривалість оплачуваних та неоплачуваних навчальних відпусток, що надаються понад відпустки, наведені в таблиці вище, для осіб, які навчаються за певними напрямами підготовки (музичне та театральне мистецтво, художня творчість, режисура, філологія тощо).

Чинним законодавством встановлено максимальну тривалість навчальних відпусток. Водночас планування навчального процесу належить до компетенції вишів. Тому у довідці-виклику може бути зазначена тривалість відпустки, менша за гарантовану законодавством.

Які підстави для оформлення?

Для оформлення навчальної відпустки працівник має надати:

1) довідку-виклик із закладу освіти (за формою № Н-5.01, затвердженою наказом № 775*), яка є достатнім підтвердженням того, що працівник навчається успішно. Вимагати від працівника надати ще й довідку про відсутність академічної заборгованості роботодавець не має права (див. лист Мінсоцполітики від 28.12.2013 № 563/13/116-13);

2) заяву на ім’я керівника підприємства про надання йому додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням. У заяві працівник обов’язково зазначає дату початку відпустки та її тривалість, яка повинна «вписуватися» в період, вказаний у довідці-виклику.

* Наказ МОН «Про затвердження форм документів з підготовки фахівців у закладах вищої (фахової передвищої) освіти» від 21.06.2023 № 775.

До речі, актуальні приклади заповнення цих документів ви зможете знайти у журналі «Кадровику», № 4 за такими посиланнями:

— заява про надання відпустки у зв’язку з навчанням;

— наказ про надання відпустки у зв’язку з навчанням.

Навчальну відпустку надають працівнику протягом навчального року незалежно від строку безперервної роботи на підприємстві. Причому роботодавець зобов’язаний відправити працівника до цієї відпустки в той період, який зазначений у довідці-виклику.

Якщо ж працівник подав тільки заяву про надання навчальної відпустки без документів, що підтверджують обґрунтованість її надання (без довідки-виклику), роботодавець має право в такій відпустці відмовити (див. рішення ВАСУ від 26.01.2016 у справі № 804/3013/14).

Чи надавати сумісникам?

Згідно зі ст. 217 КЗпП на період додаткової відпустки у зв’язку з навчанням середня зарплата зберігається за працівником за основним місцем роботи. Тобто оплачувана навчальна відпустка надається за основним місцем роботи працівника. Із цього випливає, що надання навчальної відпустки сумісникам законодавством не передбачено.

За сумісництвом працівник може оформити відпустку без збереження заробітної плати на підставі п. 14 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 12.09.2016 № 1294/13/84-16). Причому роботодавець:

— не має права відмовити працівнику в такій неоплачуваній відпустці;

— тривалість такої неоплачуваної відпустки дорівнює кількості календарних днів навчальної відпустки за основним місцем роботи.

Як оплачувати відпустку?

Роботодавець оплачує всі календарні дні навчальної відпустки, що припадають на період, зазначений у довідці-виклику. У тому числі оплаті підлягають вихідні дні (див. лист Мінсоцполітики від 26.12.2019 № 1987/0/76-19). За усі дні навчальної відпустки працівник отримає відпускні, обчислені за загальними правилами, згідно з нормами Порядку № 100*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Розрахунок середньоденної зарплати такий самий, як і для оплати щорічних відпусток: виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Саму середньоденну зарплату розраховуємо шляхом ділення виплат, нарахованих за розрахунковий період, на кількість календарних днів, за винятком:

— святкових, неробочих днів (за наявності);

— днів, протягом яких працівник не працював і за ним не зберігався середній заробіток або зберігався частково;

— часу, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.

Сума відпускних визначається шляхом множення середньоденної зарплати на кількість календарних днів навчальної відпустки згідно з наказом керівника.

Більше інформації з приводу обчислення відпускних ви знайдете у статті «Як розрахувати суму відпускних?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33.

Чи відображати у Табелі?

Так, відображати. У Табелі обліку використання робочого часу дні оплачуваної навчальної відпустки позначайте літерним кодом «Н» або цифровим кодом — «12».

Чи є обмеження не період воєнного стану?

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити у наданні будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до 3 років), якщо працівника залучено до виконання (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136*):

— робіт на об’єктах критичної інфраструктури;

— робіт з виробництва товарів оборонного призначення;

— мобілізаційного завдання (замовлення).

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Тож таким працівникам може бути відмовлено у наданні навчальної відпустки під час воєнного стану.

Також у абз. 3 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 зазначено, що роботодавці у період дії воєнного стану можуть надавати будь-які відпустки понад щорічні основні (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки у зв’язку з усиновленням дитини) без збереження зарплати.

А от будь-яким іншим працівникам-студентам у період дії воєнного стану роботодавець замість оплачуваної навчальної відпустки має право надати неоплачувану. Але підкреслимо — це його право, а не обов’язок. Має право надати ≠ зобов’язаний надати.

Якщо роботодавець прийме рішення про надання оплачуваної відпустки без оплати, то, на думку Мінекономіки, він має обґрунтувати необхідність надання оплачуваних відпусток без збереження зарплати та документально підтвердити настання обставин, що спричинили таку необхідність (див. лист Мінекономіки від 28.01.2024 № 4706-05/6893-09).