Забыли показать выплату декретных в 4ДФ: как исправить ошибку

Пособие по беременности и родам в приложении 4ДФ

Пособие по беременности и родам не облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и военным сбором (ВС).

Несмотря на отсутствие налогообложения, сумму пособия необходимо отражать в приложении 4ДФ.

В 4ДФ пособие по беременности и родам показываем:

— в месяце, в котором произошло начисление и/или фактическая выплата (в соответствии с данными бухучета);

— в отдельной строке общей суммой (без деления по месяцам);

— с признаком дохода «128».

В графе 3а раздела І 4ДФ отражаем сумму начисленного пособия, а в графе 3 — сумму выплаченного пособия. И не всегда данные этих граф будут равными.

Если начисление произошло в одном месяце, а выплата — в другом (как в рассматриваемой нами ситуации), то:

— в месяце начисления декретных (в феврале) заполняем только графу 3а, а графа 3 остается пустой;

— в месяце выплаты (в марте) заполняем только графу 3, а графа 3а будет пустой.

То есть выплату пособия показываем по факту, а не по принципам, которые действуют для зарплаты.

Графы 4а, 4, 5а и 5 остаются пустыми, поскольку НДФЛ и ВС не удерживаем и, соответственно, не уплачиваем.

Как исправить ошибку в 4ДФ

Чтобы исправить ошибку в ранее поданном и принятом приложении 4ДФ, нужно подать корректирующий Налоговый расчет и 4ДФ к нему. Если срок подачи отчетного Налогового расчета истек, то корректирующий расчет подаем с типом «Уточнюючий».

Ошибки в разд. І приложения 4ДФ исправляем с помощью графы 10 «Ознака (0, 1)». Если в поданном и принятом 4ДФ:

— сформировали на лицо лишнюю строку, то в корректирующем 4ДФ повторяем ее и указываем в графе 10 признак «1» — строка на исключение;

— пропустили строку, то формируем ее и проставляем в графе 10 признак «0» — строка на ввод;

— ошиблись в показателях строки, то в корректирующем 4ДФ формируем две строки. В первой — на исключение — повторяем ошибочную строку и в графе 10 указываем «1». Во второй строке — на ввод — указываем правильную информацию и в графе 10 вписываем признак «0».

В приведенной ситуации нам нужно добавить в 4ДФ строку с выплаченным пособием по беременности и родам, которое забыли показать в марте 2025 года.

Поскольку на момент подачи корректирующего расчета (май 2025 года) срок подачи расчета за март 2025 года уже истек, то тип этого расчета будет «Уточнюючий».

На рисунке показано, как заполнить корректирующий 4ДФ за март 2025 года.

Фрагмент 4ДФ с типом «Уточнюючий» за март 2025 года

Будет ли штраф за самостоятельно исправленную ошибку?

Не указанная выплата дохода в форме 4ДФ может привести к определенным последствиям, но не всегда сопровождается штрафами.

Конечно, если вы самостоятельно исправляете ошибку до истечения срока подачи отчетности, то штрафных санкций не будет.

Однако в рассматриваемой нами ситуации самостоятельное исправление ошибки произошло уже после окончания предельного срока подачи отчетности. Но речь идет о выплатах, с которых не удерживается НДФЛ и ВС.

Что на это нам говорит НКУ?

Неподача, подача с нарушением установленных сроков, подача не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками налоговой отчетности о суммах доходов, начисленных (уплаченных) в пользу налогоплательщика, суммах удержанного с них налога, а также суммах, начисленных (выплаченных) физическим лицам за товары (работы, услуги), если такие недостоверные сведения или ошибки привели к уменьшению и/или увеличению налоговых обязательств налогоплательщика и/или к изменению налогоплательщика, влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 гривень (абз. 1 п. 119.1 НКУ).

Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, – влекут наложение штрафа в размере 2040 гривен.

В рассматриваемой нами ситуации ошибка не повлияла на налоговые обязательства. Следовательно, такие штрафы налоговики не должны наложить.

Однако на практике бывает разное. Налоговики иногда притягивают в такой ситуации «…подачу не в полном объеме…» и штрафуют. Конечно, работодатель это может обжаловать в суде. Но, согласитесь, мало кто идет по этому пути. Как сделать, чтобы обошлось «малой кровью»?

Как вариант, можно накопить все ошибки, сделанные в 4ДФ, и одним махом самостоятельно исправить их. Поскольку ответственность применяется к общему количеству нарушений, указанных абз. 1 п. 119.1 НКУ, а не к каждому нарушению отдельно.