Забули показати виплату декретних у 4ДФ: як виправити помилку

Допомога по вагітності та пологах у додатку 4ДФ

Допомога по вагітності та пологах не оподатковується податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовим збором (ВЗ).

Незважаючи на відсутність оподаткування, суму допомоги необхідно відображати в додатку 4ДФ.

У 4ДФ допомогу по вагітності та пологах показуємо:

— у місяці, в якому відбулося нарахування та/або фактична виплата (відповідно до даних бухобліку);

— в окремому рядку загальною сумою (без поділу по місяцях);

— із ознакою доходу «128».

У графі 3а розділу І 4ДФ відображаємо суму нарахованої допомоги, а в графі 3 — суму виплаченої допомоги. І не завжди дані цих граф будуть рівними.

Якщо нарахування відбулося в одному місяці, а виплата — в іншому (як у ситуації, яку ми розглядаємо), то:

— у місяці нарахування декретних (у лютому) заповнюємо лише графу 3а, а графа 3 залишається порожня;

— у місяці виплати (в березні) заповнюємо лише графу 3, а графа 3а буде порожня.

Тобто виплату допомоги показуємо за фактом, а не за принципами, які діють для зарплати.

Графи 4а, 4, 5а та 5 залишаються порожніми, оскільки ПДФО і ВЗ не утримуємо і, відповідно, не сплачуємо.

Як виправити помилку в 4ДФ

Щоб виправити помилку у раніше поданому і прийнятому додатку 4ДФ, потрібно подати коригуючий Податковий розрахунок та 4ДФ до нього. Якщо строк подання звітного Податкового розрахунку сплив, то коригувальний розрахунку подаємо з типом «Уточнюючий».

Помилки в розд. І додатка 4ДФ виправляємо за допомогою графи 10 «Ознака (0, 1)». Якщо в поданому та прийнятому 4ДФ:

— сформували на особу зайвий рядок, то в коригувальному 4ДФ повторюємо його та зазначаємо у графі 10 ознаку «1» — рядок на виключення;

— пропустили рядок, то формуємо його та проставляємо у графі 10 ознаку «0» — рядок на введення;

— помилилися в показниках рядка, то в коригувальному 4ДФ формуємо два рядки. У першому — на виключення — повторюємо помилковий рядок та у графі 10 зазначаємо «1». У другому рядку — на введення — зазначаємо правильну інформацію і в графі 10 вписуємо ознаку «0».

У наведеній ситуації нам потрібно додати в 4ДФ рядок із виплаченою допомогою по вагітності та пологах, яку забули показати у березні 2025 року.

Оскільки на момент подання коригувального розрахунку (травень 2025 року) термін подання розрахунку за березень 2025 року вже сплив, то тип цього розрахунку буде «Уточнюючий».

На рисунку показано, як заповнити коригуючий 4ДФ за березень 2025 року.

Фрагмент 4ДФ з типом «Уточнюючий» за березень 2025 року

Чи буде штраф за самостійно виправлену помилку?

Не вказана виплата доходу в формі 4ДФ може призвести до певних наслідків, але не завжди супроводжується штрафами.

Звісно, якщо ви самостійно виправляєте помилку до закінчення строку подання звітності, то штрафних санкцій не буде.

Проте у ситуації, яку ми розглядаємо, самостійне виправлення помилки відбулося вже після закінчення граничного строку подання звітності. Але йдеться про виплати, з яких не утримується ПДФО та ВЗ.

Що на це нам говорить ПКУ?

Неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень (абз. 1 ст. 119.1 ПКУ).

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2040 гривень.

У ситуації, яку ми розглядаємо, помилка не вплинула на податкові зобов’язання. Отже, такі штрафи податківці не повинні накласти.

Проте на практиці буває різне. Податківці іноді притягують у такій ситуації «…подання не в повному обсязі…» і штрафують. Звісно, роботодавець це може оскаржити у суді. Але, погодьтеся, мало хто іде цим шляхом. Як зробити, щоб обійшлося «малою кров’ю»?

Як варіант, можна накопичити всі помилки, зроблені в 4ДФ, і одним махом самостійно виправити їх. Оскільки відповідальність застосовується до загальної кількості порушень, зазначених абз. 1 п. 119.1 ПКУ, а не до кожного порушення окремо.