Как рассчитывают декретные
Фонд «временной нетрудоспособности» (далее — Фонд) оплачивает все дни отпуска в связи с беременностью и родами. Причем сумма пособия по беременности и родам (далее — декретных) не зависит от страхового стажа работницы. Для расчета декретных вначале определяют среднедневную заработную плату, а потом ее умножают на количество календарных дней, приходящихся на период декретного отпуска.
Это можно представить в виде формулы:
Д = ЗПср х Ккд(о),
где Д — сумма декретных;
ЗПср — сумма среднедневной заработной платы;
Ккд(о) — количество календарных дней, приходящихся на декретный отпуск.
Как рассчитать сумму среднедневной зарплаты? Она определяется по простой формуле (пункт 14 Порядка № 1266):
ЗПср = ЗП : Ккд(рп),
где ЗП — начисленная в расчетном периоде сумма заработной платы;
Ккд(рп) — количество календарных дней в расчетном периоде.
Вначале предпринимателю необходимо определить:
1) расчетный период, за который будет исчисляться среднедневная заработная плата, и подсчитать количество календарных дней, приходящихся на него;
2) сумму заработной платы, которая начислена в расчетном периоде.
Правила определения расчетного периода приведем ниже в таблице.
| Стаж работы у предпринимателя | Правила определения расчетного периода |
| Более 6 календарных месяцев | 6 календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, на который приходится начало декретного отпуска* |
| Пример 1. Женщина работает у предпринимателя больше года. С 4 августа 2014 года она уходит в декретный отпуск. Расчетный период — с 1 февраля по 31 июля 2014 года. | |
| Менее | Фактическое количество полностью отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, на который приходится начало декретного отпуска* |
| Пример 2. Работница принята на работу с 7 апреля 2014 года. С 5 сентября 2014 года она уходит в декретный отпуск. Расчетный период — с 1 мая по 31 августа 2014 года. | |
| Менее одного календарного месяца | Фактически отработанное время перед началом декретного отпуска |
| Пример 3. Работница принята на работу с 14 июля 2014 года. С 20 августа 2014 года она уходит в декретный отпуск. Расчетный период — с 14 июля по 19 августа 2014 года. | |
* Бывает, что женщина приступает к работе на новом месте в первый рабочий день месяца, который выпадает не на 1-е число. Такой месяц можно включать в расчетный период, причем со всеми календарными днями.
Важно
Если какие-либо месяцы, вошедшие в расчетный период, не были отработаны работницей полностью (с 1-го до 1-го числа) из-за болезни, отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста, то они исключаются из расчетного периода (абзац второй пункта 9 Порядка № 1266)*.
* В общем случае в число уважительных причин, из-за которых может быть полностью исключен месяц при расчете социальных пособий, также входит и декретный отпуск. Но он может попасть в расчетный период в редких случаях (в частности, при преждевременных родах, усыновлении и т. д.).
После того как расчетный период определен, необходимо подсчитать, сколько в нем календарных дней. При этом для расчета декретных не учитываются дни, не отработанные только по уважительным причинам, упомянутым выше (болезнь, отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста). Все остальные дни, не отработанные работницей в расчетном периоде по каким- либо причинам (ежегодный отпуск, отпуск за свой счет и т. п.), а также праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на этот период, принимают участие в расчете количества календарных дней в расчетном периоде.
Далее предприниматель определяет суммы выплат, которые нужно учесть при расчете средней заработной платы. Она должна включаться в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5 (см. «СД», 2013, № 4, с. 25) и облагаться ЕСВ.
В этот перечень попадет не только зарплата и премии, но и выплаты за неотработанное время, например, отпускные. Не включаются в расчет суммы больничных, как и дни, на которые приходится нетрудоспособность.
Пример 4. Работница уходит в декретный отпуск продолжительностью 126 календарных дней с 11 сентября 2014 года. В расчетном периоде (с 1 марта по 31 августа 2014 года) ей была начислена заработная плата в общей сумме 18000,00 грн. и отпускные — 2433,80 грн. Количество календарных дней в расчетном периоде — 184.
В расчете среднедневной заработной платы примут участие обе выплаты. Сумма среднедневной заработной платы составит:
(18000,00 + 2433,80) : 184 = 111,05 (грн.).
Сумма декретных будет равна:
111,05 х 126 = 13992,30 (грн.).
Еще один важный момент для работодателей, которые делали поощрительные выплаты в расчетном периоде. Так, если в месяце, который не был отработан работницей полностью по упомянутым уважительным причинам, ей были начислены поощрительные и компенсационные выплаты разового характера, то они учитываются пропорционально отработанным в таком месяце рабочим дням (абзац второй пункта 9 Порядка № 1266).
Ограничения по размеру декретных
При расчете декретных предприниматель должен помнить об ограничениях для их суммы, которые мы перечислим ниже.
1. В расчет средней зарплаты включается доход каждого месяца в пределах максимальной величины для взимания ЕСВ. Напомним, что она равна 17 прожиточным минимумам для трудоспособных лиц, в месяцах 2014 года — 20706,00 грн.
Например, если «грязная» заработная плата работника в каждом месяце расчетного периода в 2014 году была 25000,00 грн., то в расчет из них берем только 20706,00 грн.
2. Среднедневная зарплата для расчета декретных не может превышать величины, которая определяется путем деления максимальной величины для ЕСВ в последнем месяце расчетного периода на среднемесячное количество календарных дней (30,44) (пункт 14 Порядка № 1266).
3. Еще одно ограничение касается работниц, которые уходят в декретный отпуск, проработав меньше календарного месяца(абзац второй пункта 6 Порядка № 1266). В такой ситуации среднедневная зарплата, которая берется в расчет, не может быть больше максимальной и меньше минимальной величины.
Первая рассчитывается путем деления средней зарплаты по региону (по данным Госстата) за месяц, предшествующий месяцу наступления страхового случая, на количество календарных дней в этом месяце, вторая — минимальной заработной платы в месяце наступления страхового случая на количество календарных дней в этом месяце.
Расчет декретных совместителям
Работница-совместитель для начисления декретных приносит предпринимателю:
1) копию листка нетрудоспособности, заверенную подписью руководителя (предпринимателя) и печатью по основному месту работы;
2) справку о средней заработной плате с основного места работы;
3) справку о средней заработной плате по местам работы по совместительству (если застрахованное лицо работает на нескольких работах по совместительству).
Интересно: из положений пункта 3 Порядка № 1266 следует, что при расчете средней зарплаты для определения суммы декретных по месту работы по совместительству берется расчетный период по основному месту работы.
Поэтому среднедневная зарплата для расчета декретных совместительнице будет исчисляться таким образом:
— определяется зарплата работницы за расчетный период, который брался на основном месте работы;
— ее сумму делят на количество календарных дней в этом расчетном периоде (абзац третий пункта 21 Порядка № 1266).
Важно
Общая сумма заработной платы, начисленная в каждом из месяцев расчетного периода по основному месту работы и по совместительству, не может превышать размера максимальной величины для взимания ЕСВ. Узнать размер зарплаты по основному месту можно из предоставленной справки.
Если в каком-либо месяце расчетного периода общая сумма зарплаты превысит максимальную величину, то в расчет средней заработной платы по месту работы по совместительству принимается разница между этой величиной и зарплатой по основному месту работы.
Налогообложение декретных
Сумма декретных облагается только ЕСВ, а НДФЛ с нее не удерживается.
Ставка ЕСВ «сверху» для декретных равна 33,2 %, а для ЕСВ «снизу» — 2 %.
Учтите: декретные перечисляются в начисленной «грязной» сумме. С нее предприниматель удерживает и перечисляет ЕСВ «снизу» (2 %). ЕСВ «сверху» (33,2 %) придется заплатить за свой счет.
Прежде чем облагать ЕСВ сумму декретных, ее нужно распределить по месяцам, на которые приходится декретный отпуск. Это делают для того, чтобы сравнить суммы каждого месяца с максимальной величиной (20706,00 грн.).
Если за часть какого-то месяца работнику начислены не только декретные, но и зарплата, больничные или вознаграждение по гражданско-правовому договору, то с максимальной величиной выплаты сравниваем в такой последовательности:
— заработная плата (отпускные);
— вознаграждения по гражданско-правовым договорам;
— больничные и декретные.
Причем в месяце, когда работнице начислены и больничные, и декретные, больничные необходимо учитывать первыми. Дело в том, что сумма ЕСВ «снизу» уменьшает базу обложения НДФЛ, поэтому для работника лучше, чтобы ЕСВ с них был удержан.
О механизме расчета суммы ЕСВ с декретных сказано в абзаце втором подпункта 4.3.1 Инструкции № 455. В нем указано, что начисление ЕСВ осуществляется отдельно за каждый месяц, и приведен алгоритм распределения сумм.
Учитывая его нормы и то, что предприниматель при расчете получил данные о среднедневной зарплате, приведем правила расчета ЕСВ «сверху» и «снизу»:
1) распределяем сумму декретных по месяцам, на которые приходится декретный отпуск. Для этого умножаем среднедневную зарплату, рассчитанную при определении суммы пособия, на количество календарных дней в каждом месяце;
2) сравниваем сумму месячного дохода с максимальной величиной;
3) определяем сумму ЕСВ в части удержаний («снизу») путем умножения суммы декретных отдельно за каждый месяц отпуска на ставку 2 %. Для определения общей суммы ЕСВ, подлежащей удержанию из суммы пособия, суммируем полученные значения;
4) определяем сумму ЕСВ в части начислений («сверху») путем умножения общей суммы пособия с учетом максимальной величины на соответствующий размер ЕСВ.
Заметим, что ЕСВ «снизу» нужно определять для каждого месяца, так как эти сведения понадобятся при заполнении приложения 4 по ЕСВ за работников. По ЕСВ «сверху» достаточно определить общую сумму с декретных.
Далее приведем пример обложения суммы декретных ЕСВ «сверху» и «снизу».
Пример 5. В сентябре 2014 года работница предоставила предпринимателю листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами. Ей должен быть предоставлен декретный отпуск с 16.09.2014 г. по 19.01.2015 г. (на 126 календарных дней). Уполномоченный по социальному страхованию 23.09.2014 г. вынес решение о начислении пособия в сумме 12348,00 грн. (98,00 грн. х 126 к. дн.). Заработная плата за фактически отработанные дни сентября составила 1587,30 грн.
Работодатель подал в рабочий орган Фонда заявление-расчет 24.09.2014 г. Денежные средства от него поступили на специальный текущий счет 03.10.2014 г.
Рассмотрим в таблице, как нужно обложить ЕСВ сумму декретных.
| Месяц, на который приходятся дни отпуска в связи с беременностью и родами | Количество дней отпуска, которые приходятся на такой месяц | Среднедневное пособие, грн. | Сумма пособия, грн. | Сумма пособия с учетом максимальной величины, грн. | ЕСВ, грн. | |
| начисление (33,2 %) | удержание (2 %) | |||||
| Сентябрь 2014 года | 15 | 98,00 | 1470,00 | 1470,00 | 4099,54 | 29,40 |
| Октябрь 2014 года | 31 | 3038,00 | 3038,00 | 60,76 | ||
| Ноябрь 2014 года | 30 | 2940,00 | 2940,00 | 58,80 | ||
| Декабрь 2014 года | 31 | 3038,00 | 3038,00 | 60,76 | ||
| Январь 2015 года | 19 | 1862,00 | 1862,00 | 37,24 | ||
| Всего | 126 | 12348,00 | 12348,00 | 246,96 | ||
Сроки перечисления ЕСВ в бюджет
Напомним, ЕСВ «сверху» предприниматель заплатит из своего кармана, т. е. перечислит средства со своего текущего счета или внесет наличные в кассу банка для перечисления на нужный счет.
Сроки уплаты ЕСВ-платежей с сумм декретных приведем в таблице ниже.
| ЕСВ в части начислений | ЕСВ в части удержаний |
| Одновременно с получением (перечислением) денежных средств | Не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным |
| Декретные начислены, но не выплачены до предельных сроков уплаты ЕСВ | |
| Не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным* | |
| * По нашему мнению, если до конца предельного срока уплаты ЕСВ с декретных средства из Фонда не поступили, ЕСВ предприниматель должен уплатить в указанный срок. Это касается и ЕСВ «сверху», и ЕСВ «снизу» (подробнее см. «СД», 2014, № 4, с. 13). | |
Отчетность при выплате декретных
В случае получения средств на выплату декретных работодатели должны предоставить в Фонд отчетность по форме Ф4-ФСС з ТВП(пункт 4 части 2 статьи 27 За кона № 2240). Она подается не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Несмотря на то что декретные не облагаются НДФЛ, их общую сумму нужно отразить в форме № 1 ДФ за квартал, в котором они начислены, с признаком дохода «128». При этом предприниматель заполняет графы 3а и 3, а в графах 4а и 4 ставит прочерк.
Бывает, что предприниматель получает от Фонда средства на выплату декретных в месяце, следующем за месяцем их начисления. Если и начисление, и выплата состоялись в рамках одного квартала, графы 3 и 3а формы № 1ДФ будут одинаковыми. Если выплата приходится на следующий квартал, то, соответственно, графа 3 формы № 1ДФ заполняется в таком следующем квартале.
Связано это с тем, что в понимании НКУ декретные не подпадают под определение «заработная плата» и в графе 3 их сумму отражают по факту выплаты.
Кроме того, сумму декретных и ЕСВ нужно отразить в приложении 4. В этом отчете больше всего вопросов вызывают правила заполнения таблицы 6.
Итак, в ней заполняем столько строк, на сколько месяцев приходится период отпуска в связи с беременностью и родами. Зарплата, начисленная в отчетном месяце, на который приходится декретный отпуск, отражается в отдельной строке. Выплаты работнику нужно отражать в следующей последовательности:
а) заработная плата;
б) вознаграждение по гражданско-правовому договору;
в) больничные;
г) декретные.
Допускается заполнение отрицательных значений при отражении сторнированных сумм декретных, начисленных в предыдущих отчетных периодах.
Также в отчете по ЕСВ на работниц, которым предоставлен декретный отпуск, нужно заполнить таблицу 5, а именно:
— в месяце ухода работницы в декретный отпуск: заполняем строку, в которой указываем в графе 7 — «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах «), в графе 11 — день начала отпуска;
— в месяце окончания декретного отпуска: заполняем строку, в которой указываем в графе 7 — «5», в графе 11 — дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами.
Выводы
Для исчисления декретных вначале нужно определить расчетный период и размер полученной работником зарплаты за его дни, а уже на основе этих данных — исчислить среднедневную зарплату.
Далее сумму среднедневной заработной платы умножают на количество календарных дней, приходящихся на период декретного отпуска.
Расчетным периодом для расчета декретных являются последние 6 полных календарных месяцев работы, предшествовавших месяцу, в котором начинается отпуск в связи с беременностью и родами (или меньшее количество полных месяцев с 1-го до 1-го числа).
В расчете среднедневной заработной платы для определения суммы декретных учитываются выплаты, которые включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5
и с которых уплачивался ЕСВ, в том числе за неотработанное время.
Декретные облагаются ЕСВ «сверху» и «снизу». Перед взиманием ЕСВ их сумму распределяют по месяцам, чтобы сравнить с максимальной величиной для взимания ЕСВ.
Предпринимателю, который начислял и выплачивал декретные, нужно подать форму Ф4-ФСС з ТВП за квартал, в котором они начислялись и выплачивались.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. № 455.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.
