Як розраховують декретні
Фонд «тимчасової непрацездатності» (далі — Фонд) оплачує всі дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Причому сума допомоги по вагітності та пологах (далі — декретні) не залежить від страхового стажу працівниці. Для розрахунку декретних спочатку визначають середньоденну заробітну плату, а потім її множать на кількість календарних днів, які припадають на період декретної відпустки.
Це можна представити у вигляді формули:
Д = ЗПсер х Ккд(в),
де Д — сума декретних;
ЗПсер — сума середньоденної заробітної плати;
Ккд(в) — кількість календарних днів, що припадають на декретну відпустку.
Як розрахувати суму середньоденної зарплати? Вона визначається за простою формулою (пункт 14 Порядку № 1266):
ЗПсер = ЗП : Ккд(рп),
де ЗП — нарахована в розрахунковому періоді сума заробітної плати;
Ккд(рп) — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Спочатку підприємцю необхідно визначити:
1) розрахунковий період, за який обчислюватиметься середньоденна заробітна плата, і підрахувати кількість календарних днів, що припадають на нього;
2) суму заробітної плати, нараховану в розрахунковому періоді.
Правила визначення розрахункового періоду наведемо далі в таблиці.
| Стаж роботи у підприємця | Правила визначення розрахункового періоду |
| Більше 6 календарних місяців | 6 календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, на який припадає початок декретної відпустки* |
| Приклад 1. Жінка працює у підприємця більше року. З 4 серпня 2014 року вона йде в декретну відпустку. Розрахунковий період — з 1 лютого по 31 липня 2014 року. | |
| Менше 6 календарних місяців | Фактична кількість повністю відпрацьованих календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, на який припадає початок декретної відпустки* |
| Приклад 2. Працівницю прийнято на роботу з 7 квітня 2014 року. З 5 вересня 2014 року вона йде в декретну відпустку. Розрахунковий період — з 1 травня по 31 серпня 2014 року. | |
| Менше одного календарного місяця | Фактично відпрацьований час перед початком декретної відпустки |
| Приклад 3. Працівницю прийнято на роботу з 14 липня 2014 року. З 20 серпня 2014 року вона йде в декретну відпустку. Розрахунковий період — з 14 липня по 19 серпня 2014 року. | |
*Буває, що жінка стає до роботи на новому місці в перший робочий день місяця, який припадає не на 1-ше число. Такий місяць можна включати до розрахункового періоду, причому з усіма календарними днями.
Важливо
Якщо якісь місяці, що увійшли до розрахункового періоду, не були відпрацьовані працівницею повністю (з 1-го до 1-го числа) через хворобу, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного або шестирічного віку, то вони виключаються з розрахункового періоду (абзац другий пункту 9 Порядку № 1266)*.
* У загальному випадку до поважних причин, через які може бути повністю виключений місяць при розрахунку соціальної допомоги, також належить і декретна відпустка. Але вона може потрапити до розрахункового періоду в окремих випадках (зокрема, в разі передчасних пологів, усиновлення тощо).
Після того як розрахунковий період визначений, необхідно підрахувати, скільки в ньому календарних днів. При цьому для розрахунку декретних не враховуються дні, не відпрацьовані лише з поважних причин, згаданих вище (хвороба, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного або шестирічного віку). Решта днів, не відпрацьованих працівницею в розрахунковому періоді з будь-яких причин (щорічна відпустка, відпустка без збереження заробітної плати тощо), а також святкові та неробочі дні, які припадають на розрахунковий період, беруть участь у розрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді.
Далі підприємець визначає суми виплат, які потрібно врахувати при розрахунку середньої заробітної плати. Вона повинна включатися до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5 (див. «ВД», 2013, № 4, с. 25) та обкладатися ЄСВ.
До цього переліку потраплять не лише зарплата та премії, а й виплати за невідпрацьований час, наприклад відпускні. Не включаються до розрахунку суми лікарняних, як і дні, на які вони припадають.
Приклад 4. Працівниця йде в декретну відпустку тривалістю 126 календарних днів з 11 вересня 2014 року. У розрахунковому періоді (з 1 березня по 31 серпня 2014 року) їй були нараховані заробітна плата в загальній сумі 18000,00 грн. і відпускні — 2433,80 грн. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 184.
У розрахунку середньоденної заробітної плати візьмуть участь обидві виплати. Сума середньоденної заробітної плати становитиме:
(18000,00 + 2433,80) : 184 = 111,05 (грн.).
Сума декретних дорівнюватиме:
111,05 х 126 = 13992,30 (грн.).
Ще один важливий момент для роботодавців, які здійснювали заохочувальні виплати в розрахунковому періоді. Так, якщо в місяці, який не був відпрацьований працівницею повністю з зазначених поважних причин, їй були нараховані заохочувальні та компенсаційні виплати разового характеру, то вони враховуються пропорційно відпрацьованим у такому місяці робочим дням (абзац другий пункту 9 Порядку № 1266).
Обмеження за розміром декретних
При розрахунку декретних підприємець повинен пам’ятати про обмеження для їх суми, які ми наведемо далі.
1. До розрахунку середньої зарплати включається дохід кожного місяця в межах максимальної величини для справляння ЄСВ. Нагадаємо, що вона дорівнює 17 прожитковим мінімумам для працездатних осіб, у місяцях 2014 року — 20706,00 грн.
Наприклад, якщо «грязна» заробітна плата працівника в кожному місяці розрахункового періоду у 2014 році становила 25000,00 грн., то до розрахунку з них беремо лише 20706,00 грн.
2. Середньоденна зарплата для розрахунку декретних не може перевищувати величину, яка визначається шляхом ділення максимальної величини для ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) (пункт 14 Порядку № 1266).
3. Ще одне обмеженнястосується працівниць, які йдуть у декретну відпустку, відпрацювавши менше календарного місяця(абзац другий пункту 6 Порядку № 1266).
У такій ситуації середньоденна зарплата, яка береться до розрахунку, не може бути більше максимальної та менше мінімальної величини.
Перша розраховується шляхом ділення середньої зарплати по регіону (за даними Держстату) за місяць, що передує місяцю настання страхового випадку, на кількість календарних днів цього місяця, друга — мінімальної заробітної плати в місяці настання страхового випадку на кількість календарних днів цього місяця.
Розрахунок декретних сумісникам
Працівниця-сумісник для нарахування декретних надає підприємцю:
1) копію листка непрацездатності, посвідчену підписом керівника (підприємця) і печаткою за основним місцем роботи;
2) довідку про середню заробітну плату з основного місця роботи;
3) довідку про середню заробітну плату по місцях роботи за сумісництвом (якщо застрахована особа працює на декількох роботах за сумісництвом).
Цікаво: з положень пункту 3 Порядку № 1266 випливає, що при розрахунку середньої зарплати для визначення суми декретних за місцем роботи за сумісництвом береться розрахунковий період за основним місцем роботи.
Тому середньоденна зарплата для розрахунку декретних сумісниці обчислюватиметься так:
— визначається зарплата працівниці за розрахунковий період, який брався на основному місці роботи;
— її суму ділять на кількість календарних днів у цьому розрахунковому періоді (абзац третій пункту 21 Порядку № 1266).
Важливо
Загальна сума заробітної плати, нарахована в кожному з місяців розрахункового періоду за основним місцем роботи та за сумісництвом, не може перевищувати розміру максимальної величини для справляння ЄСВ. Про розмір зарплати за основним місцем роботи можна довідатися з наданої довідки.
Якщо в якомусь місяці розрахункового періоду загальна сума зарплати перевищить максимальну величину, то до розрахунку середньої заробітної плати за місцем роботи за сумісництвом береться різниця між цією величиною та зарплатою за основним місцем роботи.
Оподаткування декретних
Сума декретних обкладається лише ЄСВ, а ПДФО з неї не справляється.
Ставка ЄСВ «зверху» для декретних дорівнює 33,2 %, а ЄСВ «знизу» — 2 %.
Майте на увазі: декретні перераховуються в нарахованій «грязній» сумі. З неї підприємець утримує та перераховує ЄСВ «знизу» (2 %). ЄСВ «зверху» (33,2 %) доведеться сплатити за свій рахунок.
Перш ніж обкладати ЄСВ суму декретних, її потрібно розподілити за місяцями, на які припадає декретна відпустка. Це роблять для того, щоб порівняти суми кожного місяця з максимальною величиною (20706,00 грн.).
Якщо за частину якогось місяця працівнику нараховані не лише декретні, а й зарплата, лікарняні або винагорода за цивільно-правовим договором, то з максимальною величиною виплати порівнюємо в такій послідовності:
— заробітна плата (відпускні);
— винагороди за цивільно-правовими договорами;
— лікарняні та декретні.
Причому в місяці, коли працівниці нараховані і лікарняні, і декретні, лікарняні необхідно враховувати першими. Річ у тім, що сума ЄСВ «знизу» зменшує базу обкладення ПДФО, тому для працівника краще, щоб ЄСВ з них був утриманий.
Про механізм розрахунку суми ЄСВ з декретних зазначено в абзаці другому підпункту 4.3.1 Інструкції № 455. У ньому зазначено, що нарахування ЄСВ здійснюється окремо за кожний місяць, і наведено алгоритм розподілу сум.
Ураховуючи його норми і те, що підприємець при розрахунку отримав дані про середньоденну зарплату, наведемо правила розрахунку ЄСВ «зверху» і «знизу»:
1) розподіляємо суму декретних за місяцями, на які припадає декретна відпустка. Для цього множимо середньоденну зарплату, розраховану при визначенні суми допомоги, на кількість календарних днів у кожному місяці;
2) порівнюємо суму місячного доходу з максимальною величиною;
3) визначаємо суму ЄСВ у частині утримань («знизу») шляхом множення суми декретних окремо за кожний місяць відпустки на ставку 2 %. Для визначення загальної суми ЄСВ, що підлягає утриманню із суми допомоги, підсумовуємо отримані значення;
4) визначаємо суму ЄСВ у частині нарахувань («зверху») шляхом множення загальної суми допомоги з урахуванням максимальної величини на відповідний розмір ЄСВ.
Зауважимо, що ЄСВ «знизу» потрібно визначати для кожного місяця, оскільки ці відомості будуть потрібні при заповненні додатка 4 з ЄСВ за працівників. Щодо ЄСВ «зверху» достатньо визначити загальну суму з декретних.
Далі наведемо приклад обкладення суми декретних ЄСВ «зверху» і «знизу».
Приклад 5. У вересні 2014 року працівниця надала підприємцю листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами. Їй має бути надана декретна відпустка з 16.09.2014 р. по 19.01.2015 р. (на 126 календарних днів). Уповноважений із соціального страхування 23.09.2014 р. виніс рішення про нарахування допомоги в сумі 12348,00 грн. (98,00 грн. х х 126 к. дн.). Заробітна плата за фактично відпрацьовані дні вересня становила 1587,30 грн.
Роботодавець подав до робочого органу Фонду заяву-розрахунок 24.09.2014 р. Грошові кошти від нього надійшли на спеціальний поточний рахунок 03.10.2014 р.
Розглянемо в таблиці, як потрібно обкладати ЄСВ суму декретних.
| Місяць, на який припадають дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами | Кількість днів відпустки, які припадають на такий місяць | Середньоденна допомога, грн. | Сума допомоги, грн. | Сума допомоги з урахуванням максимальної величини, грн. | ЄСВ, грн. | |
| нарахування (33,2 %) | утримання (2 %) | |||||
| Вересень 2014 року | 15 | 98,00 | 1470,00 | 1470,00 | 4099,54 | 29,40 |
| Жовтень 2014 року | 31 | 3038,00 | 3038,00 | 60,76 | ||
| Листопад 2014 року | 30 | 2940,00 | 2940,00 | 58,80 | ||
| Грудень 2014 року | 31 | 3038,00 | 3038,00 | 60,76 | ||
| Січень 2015 року | 19 | 1862,00 | 1862,00 | 37,24 | ||
| Усього | 126 | 12348,00 | 12348,00 | 246,96 | ||
Строки перерахування ЄСВ до бюджету
Нагадаємо, ЄСВ «зверху» підприємець сплатить зі своєї кишені, тобто перерахує кошти зі свого поточного рахунку або внесе готівку до каси банку для перерахування на потрібний рахунок.
Строки сплати ЄСВ-платежів із сум декретних наведемо в таблиці.
| ЄСВ у частині нарахувань | ЄСВ у частині утримань |
| Одночасно з отриманням (перерахуванням) грошових коштів | Не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним |
| Декретні нараховані, але не виплачені до граничних строків сплати ЄСВ | |
| Не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним* | |
| * На нашу думку, якщо до кінця граничного строку сплати ЄСВ з декретних кошти з Фонду не надійшли, ЄСВ підприємець повинен сплатити в зазначений строк. Це стосується і ЄСВ «зверху», і ЄСВ «знизу» (детальніше див. «ВД», 2014, № 4, с. 13). | |
Звітність при виплаті декретних
У разі отримання коштів на виплату декретних роботодавці повинні подати до Фонду звітність за формою Ф4-ФСС з ТВП(пункт 4 частини 2 статті 27 Закону № 2240). Вона подається не пізніше 20-го числа місяця, наступного за звітним кварталом.
Незважаючи на те, що декретні не обкладаються ПДФО, їх загальну суму потрібно відобразити у формі № 1ДФ за квартал, в якому вони нараховані, з ознакою доходу «128». При цьому підприємець заповнює графи 3а і 3, а у графах 4а і 4 ставить прокреслення.
Трапляється так, що підприємець отримує від Фонду кошти на виплату декретних у місяці, наступному після їх нарахування. Якщо і нарахування, і виплата відбулися в межах одного кварталу, графи 3 і 3а форми № 1ДФ будуть однаковими. Якщо виплата припадає на наступний квартал, то, відповідно, графа 3 форми № 1ДФ заповнюється в такому наступному кварталі.
Пов’язано це з тим, що в розумінні ПКУ декретні не підпадають під визначення «заробітна плата», і у графі 3 їх суму відображають за фактом виплати.
Крім того, суму декретних і ЄСВ потрібно відобразити в додатку 4. Під час заповнення цього звіту найбільше запитань виникає стосовно правил заповнення таблиці 6.
Отже, у ній заповнюємо стільки рядків, на скільки місяців припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Зарплата, нарахована у звітному місяці, на який припадає декретна відпустка, відображається в окремому рядку. Виплати працівнику потрібно відображати в такій послідовності:
а) заробітна плата;
б) винагорода за цивільно-правовим договором;
в) лікарняні;
г) декретні.
Допускається заповнення від’ємних значень при відображенні сторнованих сум декретних, нарахованих у попередніх звітних періодах.
Також у звіті з ЄСВ на працівниць, яким надана декретна відпустка, потрібно заповнити таблицю 5, а саме:
— у місяці виходу працівниці в декретну відпустку заповнюємо рядок, в якому зазначаємо у графі 7 — «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності та пологах»), у графі 11 — день початку відпустки;
— у місяці закінчення декретної відпустки заповнюємо рядок, в якому зазначаємо у графі 7 — «5», у графі 11 — дату закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Висновки
Для обчислення декретних спочатку потрібно визначити розрахунковий період і розмір отриманої працівником зарплати за його дні, а вже на основі цих даних обчислити середньоденну зарплату.
Далі суму середньоденної заробітної плати множать на кількість календарних днів, що припадають на період декретної відпустки.
Розрахунковим періодом для розрахунку декретних є останні 6 повних календарних місяців роботи, що передували місяцю, в якому починається відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (або менша кількість повних місяців з 1-го до 1-го числа).
У розрахунку середньоденної заробітної плати для визначення суми декретних ураховуються виплати, які включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5 і з яких сплачувався ЄСВ, у тому числі за невідпрацьований час.
Декретні обкладаються ЄСВ «зверху» і «знизу». Перед справлянням ЄСВ їх суму розподіляють за місяцями, щоб порівняти з максимальною величиною для справляння ЄСВ.
Підприємцю, який нараховував і виплачував декретні, потрібно подати форму Ф4-ФСС з ТВП за квартал, в якому вони нараховувалися та виплачувалися.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 455.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
