3.1. Поступление запасов на предприятие оформляется соответствующими документами, типовые формы которых утверждаются Государственным комитетом статистики Украины и другими центральными органами исполнительной власти.
Если для оформления хозяйственной операции типовые формы первичных документов отсутствуют, то предприятие составляет такие первичные документы, которые бы содержали обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и другими нормативно-правовыми актами.
3.2. Поступления на склад запасов собственного производства (готовой продукции, полуфабрикатов, вспомогательных материалов) оформляются накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма М-11, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193). Накладная-требование составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, которое передает указанные запасы, и их получателем.
3.3. Получение запасов в качестве взноса в уставный капитал оформляется приходным ордером (форма М-4, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193) или актом о приемке материалов (форма М-7, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193), или товарно-транспортной накладной (форма № 1-ТН, утвержденная приказом Министерства транспорта Украины и Министерства статистики Украины от 29.12.95 № 488/346) и т. п.
3.4. Обмен запасов на другие подобные и неподобные запасы оформляется приходным ордером или актом о приемке материалов, или товарно-транспортной накладной и т. п.
3.5. Запасы, полученные бесплатно, оформляются накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов или товарно-транспортной накладной с использованием штампа (обозначения) об оприходовании, или актом о приемке материалов, или приходным ордером. Приходный ордер составляется материально ответственным лицом в день принятия запасов.
3.6. Прием и оприходование запасов, которые поступили от поставщиков или от переработчиков из переработки на стороне, оформляется товарно-транспортной накладной с использованием штампа (обозначения) об оприходовании или приходным ордером.
3.7. Если при оприходовании запасов выявлено несоответствие качества и количества запасов данным сопроводительных документов, то составляется акт о приемке материалов при участии материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Если такие запасы поступили по железной дороге, составляется коммерческий акт (форма которого утверждена приказом Министерства транспорта Украины от 28.05.2002 № 334 «Об утверждении Правил составления актов (статья 129 Устава)»).
3.8. Если запасы поступили на предприятие без товаросопроводительных документов, то составляется акт о приемке материалов или коммерческий акт (в случае, если такие запасы поступили по железной дороге).
3.9. При приеме запасов на ответственное хранение составляется акт о приемке материалов. Такие запасы на складе хранятся отдельно от запасов, признанных активами предприятия.
3.10. Поступление запасов от физических лиц, не зарегистрированных субъектами предпринимательской деятельности, торговые предприятия и заведения ресторанного хозяйства оформляют закупочным актом. В закупочном акте фиксируются дата и место составления; название предприятия; единица измерения хозяйственной операции; содержание и объем (количественный и стоимостный) хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, которые позволяют идентифицировать должностное лицо предприятия, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.
3.11. Поступление запасов для реализации на условиях комиссии оформляется квитанцией и товарным ярлыком (формы № 1-ВТ, № 3-ВТ, утвержденные приказом Министерства внешних экономических связей и торговли Украины от 08.07.97 № 343).
3.12. Для внутреннего перемещения запасов, их отпуска производственным подразделениям и другим структурным подразделениям предприятия, которые расположены на другой, нежели подразделение, которое их отпускает, территории, используется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов.
3.13. Для оформления выбытия запасов, отпуск в производство которых осуществляется на основе установленных лимитов, применяются лимитно-заборные карточки (формы М-8, М-9, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193).
Отпуск материалов сверх установленного лимита или при замене материалов оформляется актом-требованием на замену (дополнительный отпуск) материалов (форма М-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193) по разрешению руководителя предприятия или лиц, на то уполномоченных.
3.14. Выбытие запасов для реализации (кроме товаров в розничной торговле) оформляется товарно-транспортной накладной или накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, которую выписывает уполномоченное лицо на основе хозяйственного договора, разрешения руководителя или другого уполномоченного лица.
Выбытие проданных за наличные товаров отражается в товарном отчете материально ответственного лица.
Выбытие готовой продукции на предприятиях ресторанного хозяйства оформляется актом о реализации готовых изделий.
Продажа товаров, принятых на комиссию, оформляется реестром реализованных товаров.
Выбытие запасов бесплатно оформляется накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов или товарно-транспортной накладной.
3.15. Уценка запасов до чистой стоимости реализации оформляется актом уценки.
3.16. Прием и сдача первичных документов на предприятии может оформляться реестром (форма М-13, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193) или другой формой. Реестр составляется материально ответственным лицом и сдается вместе с первичными документами и необходимыми приложениями в бухгалтерскую службу предприятия или другую службу, в которой осуществляется обработка первичных документов.
3.17. С целью упорядочения движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом предприятия устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения документов от других предприятий и организаций, дата принятия их к учету, дата передачи в обработку и в архив.
График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием последовательности, взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота приведен в приложении 3 к настоящим Методическим рекомендациям.
Работники предприятия создают и подают первичные документы, которыми оформляются хозяйственные операции с их участием, по графику документооборота. Каждому исполнителю выдается извлечение из графика, в котором приводятся перечень первичных документов, которые относятся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые передаются эти документы.
Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку и внесенные в соответствующий учетный регистр, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и передаются в архив.
3.18. Документы, созданные с применением средств вычислительной техники на электронных носителях, применяются в бухгалтерском учете в порядке, определенном Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.
3.19. Хранение документов о хозяйственных операциях с запасами осуществляется в соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» и Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».
